業務効率を上げることは仕事をする上で大切であるとよく言われます。しかし、実際にあなたの職場ではうまく業務効率化が進められているでしょうか。
業務効率化を図ろうとして、かえって業務がややこしくなってしまったり従来のやり方にすぐ戻ってしまったりなどの失敗はしていませんか。
この記事では、
- 無駄な業務が多くて時間がかかってしまっている
- もっと業務効率化したいが方法がわからない
このような悩みを持っている人のために、業務効率化を実現するためのアイデアや業務効率化の進め方を具体的に説明していきます。
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目次
業務効率化を実現する6つのアイデア
業務効率化とは、作業の「ムリ」「ムダ」な部分を改善してスムーズに業務を行うようにしていくことです。具体的にどのような方法があるのか、実現するためのアイデアを説明します。
1.必要ない業務の削除
業務効率化を図るためには、今行っている業務の「ムダ」を省くことが必要になります。
例えば、惰性で定例化してしまっている会議はないでしょうか。集まって話し合うべき議題があるわけではなく、ただ現状を報告するだけの会議ならば思い切ってやめ、共有すべきことを別のツールを使って行う方が効率的です。
また、使うかどうかわからないムダな資料の作成など、手段が目的になってしまっている作業はないでしょうか。
今行っている業務が本当に必要なことなのかをもう一度考え、必要のない業務は思い切って削除していくことが業務効率化につながります。
2.業務の自動化
毎日ルーティーンで行っている業務を自動化することも業務効率化には効果的です。
フォーマットの決まった書類を手書きする作業やデータ入力などの単純作業は、AIを使ったITツールを導入することで自動化することができます。
また、普段使用している計算や入力などはエクセルやスプレッドシートを利用し、関数やマクロをあらかじめ組んでおくことによってボタン一つで作業が完了します。
3.業務マニュアルの作成
業務のやり方やルールをマニュアル化すると、誰でもその業務の確認ができて業務効率化につながります。
分かりやすいマニュアルを作ることに時間や手間は必要になってきますが、新入社員や途中採用者に業務を説明するときや、担当者が急に変更したときなどもマニュアルがあれば指導の時間を短縮することができます。
また、マニュアルに従って作業をするようにすれば担当者が変わっても品質のばらつきがなくなり業務のムラがなくなります。
4.業務を集約・分割
複数のグループや人員で担当していた業務を集約して一つのグループ、あるいは一人で行うようにしたり、一人で行っていた業務を複数人に分割することが業務効率化につながります。
複数の人に分散されていた業務を集約することで、効率化できる場合があります。業務を一人に集約することで、その業務に対する情報の共有もれや作業が重複してしまうということがなくなるためです。
また、特定の担当者や部署が行っていた作業を分割して効率化できる場合もあります。大きな業務を分割することにより、特定の作業に集中できるようになり効率をあげることにつながります。大きな作業よりも、新たに作業する人に教えるのも容易になるでしょう。
5.アウトソーシングを利用
専門的な業務や単純作業などは、アウトソーシングを利用することも業務効率化につながります。特に専門的な業務は、様々な事例を経験している外部の業者に任せた方がコスト削減になるだけでなく、その業務の品質を上げることができます。その分、注力したい仕事に社内のリソースを使うことができるので業務効率化になります。
アウトソーシングの中でもWeb上で業務を委託するクラウドソーシングでは、高品質な納品物を提出してくれる優秀な人材の確保につながる場合もあります。
6.ツールを導入する
仕事のタスク管理やコミュニケーションなどは、ツールを導入することも有効になります。
プロジェクトを進めていく時に各々のタスクの進捗状況を把握するのは大切なことですが、タスク管理に時間や労力を取られてしまっては本末転倒になってしまいます。
AsanaやTrelloなどのタスク管理ツールを使うことでチーム全体の進捗の把握が簡単になります。
また、社内のコミュニケーションはChatworkやslackなどのビジネスチャットツールを使うことで、メールを使用するよりもよりスムーズに報連相を行えたり気軽にコミュニケーションを取れるようになることを期待できます。
その際に取り入れるツールは、誰にでも簡単に使えて扱いやすいツールを選びましょう。
業務効率化の進め方
業務効率化のアイデアについて述べてきましたが、実際にどのように業務効率化を進めていけばよいか知りたいという方もいらっしゃるでしょう。
次に、具体的にどのように業務効率化を進めていけばいいかを説明していきます。
業務の現状把握
まず最初に、業務全体の現状を把握します。部署ごとに担当者名、担当者数、作業内容、作業時間、社内業務か社外業務かなどを詳しく調べてまとめておきましょう。
またBPMN（ビジネスプロセスモデリング）などの分析ツールを使用したり、現場に対して従業員にヒアリングを行ってすべての業務の洗い出しを行います。漠然と把握していた業務も、改めて調べてみると業務改善していくべき思わぬ細かい雑務が見えてくることがあります。
課題や問題の洗い出し
次に、課題や問題の洗い出しを行います。業務効率化における課題や問題になる業務は主に、
- 単純作業
- 担当者しか行えない業務
- 発生頻度が高い業務
といった業務から優先順位をつけて改善を行っていくと効果的に進められます。
計画を立てて実施
課題や問題が明確になったら、それを改善するためにどのように業務効率化を進めていくか計画を立てましょう。
どのようなツールを導入するのか、担当者の変更をするのかなど事前に計画をしっかり立てていつから業務効率化を始めていくのか具体的なスケジュールを組み、それに従って進めていきます。
業務効率化を行う上での注意点
業務効率化を進めようとしたものの、思うように結果が出ずに失敗してしまう事もあります。業務効率化が上手くいくために、行う上での注意点を説明します。
ボリュームが多すぎて進まない
業務効率化は、スモールステップで行うと進めやすくなります。スモールステップとは、大きな目標を細分化して簡単な目標から少しずつ行うことで最終目的まで到達させる手法です。
効率化していきたい業務のボリュームがあまりに大きい場合は一気に進めようとせず、段階を分けることが成功のカギになります。
また、早く結果が出ることを期待して複数のアイデアを同時に進めようとすると、どれも中途半端になりかねないため注意しましょう。
関係者に共有されていない
業務の関係者や上長、決済者に共有しないまま業務効率化を進めてしまうと、担当者の考え通りに実現できない可能性があります。
何を目的・目標として業務効率化するかということが共有されていないと、業務効率化を進めていく中である部署は効率化したけれどもそのしわ寄せが別の部署にきてしまうという事態にもなりかねません。
業務効率化を進める段階も、業務効率化後も関係者に目的を共有し確認していくことが大切になります。
評価・検証を行っていない
業務効率化のアイデアを実行したら、その効果はどうであったかを評価・検証しましょう。
アイデアを実際に行ってみて、不具合やミスが出てしまったらなぜそれが起こってしまったのか検証してフィードバックしていくことが大切です。
また、現場の作業者にも改善した後の評価をしてもらうことで、よりその効果を正しく把握することができます。
このように評価・検証して改善を重ねていくことで、業務効率化の精度を上げていくことができます。
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現状を把握して業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を改善し業務効率化を進めていくためには、一気に実行していくよりも簡単に取り入れやすいところから始めていくのが成功のカギです。
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