「在庫数が合わない」「欠品が止まらない」「担当者が休むと在庫の場所すらわからない」
などの、課題や悩みを抱えながらも、「在庫管理の改善しようにも何から手をつければよいかわからない」という方もいるかもしれません。
在庫管理を改善しないままでいると、販売機会の損失や保管コストの増加が積み重なり、経営を圧迫し続けます。
在庫管理の改善が重要な理由から現場で実践できる在庫管理の改善方法、在庫管理の改善を定着させるポイントをわかりやすく解説します。
在庫管理の改善が重要な理由
なぜ在庫管理の改善に早期に取り組む必要があるのでしょうか。
在庫管理改善が重要とされる理由を解説します。
欠品や過剰在庫が経営コストを直接圧迫するため
欠品は販売機会の損失だけでなく、クレーム対応などのコスト増にもつながります。
「注文を受けたのに在庫がなく、納品が遅れてクレームになった」という経験がある方も多いのではないでしょうか。
一方、過剰在庫は倉庫スペースを占拠し、保管コストの増加や資金繰りの悪化に直結します。
売れ残りが続けば値引き処理や廃棄損失も避けられず、どちらも放置すれば経営を圧迫することになりかねません。
在庫差異が業務効率と顧客信頼の低下につながるため
帳簿上の在庫数と実際の在庫数がズレる「在庫差異」は、原因調査や現物確認、データ修正に多くの時間を奪われる要因です。
この対応は本来の業務を圧迫するうえ、出荷ミスや顧客への誤案内につながるリスクも高めます。
棚卸しに膨大な時間がかかる、誤出荷が繰り返されるといった状況は、在庫差異が常態化しているサインです。
属人化の放置が組織全体のリスクになるため
在庫の場所・数量・発注タイミングを特定の担当者しか把握できない状態は、その担当者が急な休暇や退職で不在になったときに業務が止まる原因です。
引き継ぎに多大な時間とコストがかかるうえ、採用・教育の負担も増大します。
属人化は「ベテランが管理を一手に担っている」状況から気づかぬうちに深刻化するため、早期の対処が重要です。
在庫管理を改善する方法：現場管理の観点
在庫管理改善の第一歩は、ツール導入より前に現場の管理ルールと運用を整備することです。
在庫管理の改善方法として現場管理の観点のものを解説します。
5S
5Sとは、整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）の5つの活動を指す現場改善の基本概念です。
「どの棚のどこに何があるか」が誰にも一目でわかる状態を作ることで、入出庫ミスの削減や棚卸し時間の短縮につながります。
不要な在庫をなくし、保管場所を整然と保つことが、在庫管理改善の出発点です。
追加コストがほぼかからず即日着手できるため、他の改善策の土台として取り組みを始めると良いでしょう。
ロケーション管理
ロケーション管理とは、棚や保管場所に番地（ロケーション番号）を振り、どの商品がどこにあるかを誰でも把握できる仕組みです。
「あの商品がどこにあるか担当者に聞かないとわからない」という属人化を解消し、新入社員やパートスタッフでも迷わず商品を取り出せるようになります。
適切なロケーション管理により、担当者への依存を減らしながら、入出庫業務の正確さと速度を同時に高めることが可能です。
入出庫ルールの統一
「誰が・いつ・どのように入出庫を記録するか」が定まっていないことは、在庫差異が生じる主な原因の1つです。
「口頭で伝えた入荷をデータに反映し忘れた」「出庫後の記録を後回しにして忘れた」という場面は、多くの現場で繰り返されています。
入出庫のたびに記録するルールを明文化し、先入れ先出し（古い在庫から順に出庫するルール）も合わせて定めることで、差異と廃棄ロスの両方を抑制できます。
在庫管理を改善する方法：データ活用の観点
勘や経験に頼った在庫管理から脱却し、データにもとづく運用へ移行することで、欠品と過剰在庫の両方を抑制できます。
在庫管理の改善方法としてデータ活用の観点のものを解説します。
ABC分析
ABC分析とは、在庫品目を売上金額や出荷頻度に応じてA・B・Cの3ランクに分類し、管理の優先度を変える手法です。
優先度の高いAランク品目は在庫切れを起こさないよう手厚く管理する一方、優先度の低いCランク品目は簡易的な管理にとどめることで、管理コストをかけすぎないようにします。
限られたリソースで管理精度を上げるための、最初に取り入れたいデータ活用手法です。
適正在庫の設定
適正在庫とは、欠品を起こさずに済む最低限の在庫数のことです。
過去の出荷実績・仕入先からの納品までにかかる期間（リードタイム）・需要の振れ幅を考慮した安全在庫を組み合わせて、品目ごとの目標数量を設定します。
「これくらいあれば大丈夫だろう」という勘頼りの発注から脱却し、データにもとづく発注基準を持てるようになります。
在庫の持ちすぎも不足も防ぐ、在庫管理改善の土台となる取り組みです。
在庫回転率の把握
在庫回転率とは、「売上原価 ÷ 平均在庫金額」で計算される、在庫が一定期間に何回入れ替わったかを示す指標です。
回転率が低い品目は売れずに倉庫に滞留している可能性が高く、スペースと資金を圧迫しています。
定期的に在庫回転率を確認する習慣をつけることで、滞留在庫を早期に発見し、適切なタイミングで値引き販売や廃棄などの対策を打つことが可能です。
在庫管理を改善する方法：ツール・システムの観点
現場管理とデータ活用を効率的かつ効果的に進めるには、ツールやシステムの導入が欠かせません。
在庫管理の改善に役立つ代表的なツール・システムを紹介します。
エクセル・スプレッドシート
エクセルやGoogleスプレッドシートは、追加コストなしで始められる手軽なツールで、多くの企業の在庫管理で活用されています。
一方で、複数人での同時編集が難しく、商品点数が増えるとファイルが重くなる、関数の破損や手入力ミスのリスクも避けられません。
商品数が少なく、限られた担当者で業務を回しているような小規模な現場では有効な選択肢といえるでしょう。
しかし、管理する品目数や担当者数が増えてきたら、専用ツールへの移行を検討するタイミングです。
バーコード・QRコードリーダー
専用のハンディターミナルやスマートフォンのカメラで商品をスキャンし、入出庫を記録するツールです。
手入力と比べて誤入力がほぼなくなり、作業スピードも大幅に向上します。
また、棚卸し作業では、リーダーで商品を読み取るだけで数量を記録できるため、所要時間を大きく短縮できます。
エクセルと組み合わせて使うこともできますが、手軽に活用するには、次に紹介する在庫管理システムと組み合わせるのがおすすめです。
クラウド在庫管理システム
クラウド在庫管理システムは、複数の担当者や拠点でリアルタイムに在庫情報を共有でき、バーコード・QRコード連携や棚卸し機能も一体化した専用システムです。
「担当者が増えて管理が複雑になってきた」「エクセル管理で在庫差異が頻発している」「拠点が増えてリアルタイム共有が必要になった」などの問題が目立ってきたら、移行を検討するタイミングかもしれません。
近年利用が広がっているクラウド型なら、月額利用料を支払うサブスクリプションタイプで、初期コストを抑えてすぐに使い始められるので、中小企業でも簡単に導入できます。
在庫管理改善を定着させるためのポイント
改善策を導入しても、「いつの間にか以前の運用に戻ってしまった」という経験は少なくないでしょう。
在庫の改善を一過性に終わらせず、在庫管理改善を定着させるためのポイントを解説します。
担当者全員が使えるシンプルなルール設計にする
在庫管理を実践する現場にとって複雑すぎるルールは、守られないまま形骸化してしまうことも少なくありません。
「誰が・いつ・何をするか」をシンプルにまとめ、パートスタッフや新入社員でも迷わず動ける状態を作ることが重要です。
特定の担当者がいなくても同じ品質で運用できる体制が、在庫管理改善の定着を支えます。
定期的な棚卸しと在庫データの見直しを習慣にする
改善は一度実施して終わりではなく、定期的な確認を続けることで効果が維持されます。
定期的な棚卸しや在庫データの見直しを習慣にすることで、在庫差異の早期発見・滞留在庫の把握・発注精度の維持が可能です。
棚卸しの日程をあらかじめ業務スケジュールに組み込んでおくと、習慣化しやすくなるでしょう。
改善効果を「見える化」して取り組みを継続させる
在庫回転率・棚卸し所要時間・欠品発生件数などの指標を改善前後で記録・比較すると、取り組みの成果が数字で見えるようになります。
「棚卸しに丸1日かかっていたのが半日で終わるようになった」という変化は、担当者のモチベーション維持にもつながるでしょう。
数値で効果を示すことは管理者や経営層への説明にも有効で、改善活動を組織として継続するための支援も得やすくなります。
在庫管理の改善にお悩みならzaico
在庫管理改善には、現場ルールの整備・データ活用・適切なツールの導入という3つの観点から段階的に取り組むことが有効です。
改善活動の中で、エクセル管理の限界を感じ始めたら、専用システムへの移行を検討するタイミングかもしれません。
在庫管理の改善をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンでバーコード・QRコードを読み取るだけで入出庫や在庫チェックをスムーズに進められるシステムです。
複数のスタッフがリアルタイムに在庫情報を共有でき、属人化の解消にも役立ちます。
棚卸し機能を使えば現物確認とデータ記録を同時に進められるため、棚卸し作業の大幅な効率化も可能です。
在庫管理の改善に在庫管理システムの導入をご検討であれば、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
