スーパーの棚卸し中、「在庫が合わない」という課題を抱えていることは少なくはないかもしれません。
また、スーパーの棚卸しが合わない原因を探るために貴重な時間を費やし、疲弊感を感じている方もいるかもしれません。
スーパーには、生鮮食品から日用品まで、多種多様な商品が常に変動しており、在庫管理は重要な業務です。
スーパーの棚卸しが合わない原因や対策を考え、より効率的に在庫を管理する方法について確認していきましょう。
スーパーの棚卸しが合わない状態とは？
スーパーの棚卸しが合わない状態とは、実際の在庫数と帳簿上の数量が一致しない状況を指します。
単なる数字のずれではなく、業務プロセスに問題があるケースも少なくありません。
在庫数と帳簿数の不一致は、正確な在庫状況の把握を困難にするだけでなく、その後の発注業務や販売戦略にも影響を及ぼす場合があります。
スーパーの棚卸しが合わない原因を究明し、改善への取り組みや対策を立てる必要があるでしょう。
スーパーの棚卸しが合わない原因
スーパーの棚卸しにおいて、実際の在庫数と帳簿上の数量に差異が生じてしまうのはなぜなのでしょうか。
スーパーの棚卸しが合わない原因を確認していきましょう。
手作業による記録ミス
まずは、スーパーの棚卸しで在庫が合わない原因に、手書きで行う記録のミスが挙げられます。
例えば、商品の数の数え間違いや商品の名前の記入ミスなどが起こる可能性があるでしょう。
一度記録した数字を別の場所に書き写す際に誤ってしまうことも考えられます。
また、記録した内容を複数人で確認する体制がないと、誤りに気づかずに処理が進む可能性があり、注意が必要です。
リアルタイムで反映されていない
スーパーの棚卸しで在庫が合わない原因として、商品の入庫や出庫が帳簿や在庫管理システムに即座に反映されないという点が挙げられます。
具体的にいえば、商品が売れた情報がリアルタイムで在庫数から差し引かれない場合や、入荷した商品の情報がすぐに在庫データに反映されないといった状況が考えられます。
これらのラグによりずれが生じて合わないという結果になることも少なくありません。
棚卸しの頻度が少ない
棚卸しは、実際の在庫数と帳簿上の数を照らし合わせ、ずれがないかを確認する大切な作業です。
しかし、スーパーの棚卸しを行う回数が少ないと、日々の業務で生じるわずかな記録の間違いや、商品の紛失、盗難などが積み重なってしまいます。
また、棚卸しの間隔が空くほど、その間に在庫の状況は大きく変わり、正確な情報収集が難しくなる場合もあるでしょう。
商品数・SKUが多い
スーパーマーケットのように、取り扱う商品の種類が多く、SKU（在庫管理最小単位）の数が膨大であることも、棚卸しで在庫が合わなくなる原因になります。
扱う商品の種類や数が多ければ、一つ一つの商品を正確に管理することが複雑になります。
類似した商品の誤認や棚卸し作業におけるカウントミスのリスクが高まるでしょう。
また、生鮮食品のように賞味期限が短く、頻繁に入荷と廃棄が繰り返される商品などは、一時的に大量の在庫が発生し、棚卸し差異を生じさせやすい傾向があります。
入庫時のミス
仕入れ先から商品が納品される際、納品書に記載された商品の種類や数量と、実際に納品されたものが異なっている場合があります。
正確な検品が行われないと誤った情報が在庫データに登録されてしまい、棚卸しの際に帳簿上の数と実際の数の不一致が起きてしまうのです。
仕入れ先のミスの場合もありますが、それらを確認するのも手間になるので、なるべく早く気がつけるような仕組みづくりも重要です。
盗難や紛失
スーパーの棚卸しで在庫が合わない原因として、商品の盗難や紛失も考えられます。
顧客による万引きや従業員による不正も在庫減少につながります。
また、商品の移動中や整理中にどこかに置き忘れてしまったり、誤って廃棄してしまったりするケースなども挙げられるでしょう。
特に高額な商品や小型の商品は盗難のリスクが高く、対策が必要です。
スーパーの棚卸しが合わない影響
スーパーの棚卸しにおいて在庫数と帳簿数が合わないと、店舗運営にどのような影響を及ぼすのでしょうか。
スーパーの棚卸しが合わない影響について確認していきましょう。
廃棄や在庫ロスが増える
棚卸しにおいて、在庫数と帳簿数が合わない状態が続くとロスが増加する可能性があるでしょう。
盗難や紛失といった物理的な在庫の減少だけでなく、記録の誤りによって実際には存在しない在庫が帳簿上に計上されている場合にも起こります。
ロスは、直接的に売上の減少につながり、店舗の利益を圧迫する大きな要因となります。
本来得られるはずだった利益を失うだけでなく、廃棄にかかるコストも発生するため、経営に深刻な影響を与えかねません。
過剰在庫や欠品など発注ミスが増える
正確な在庫数を把握できていない状況では、適切なタイミングで必要な量を正確に発注するのは困難です。
実際には売れ残っている商品がまだ多くあるにもかかわらず発注してしまうと、過剰在庫を抱え、保管スペースの圧迫や鮮度管理にも負担がかかるでしょう。
また、反対に在庫がないのにあると誤解してしまうこともあるかもしれません。
不正確な在庫情報は、無駄な発注を招き、効率的な店舗運営を妨げる要因につながります。
やり直しなど従業員の負担が増える
棚卸しのたびに在庫が合わない場合、結果の集計や報告書の作成に余計な手間がかかります。
本来であればスムーズに完了するはずの作業が、在庫の差異の修正や調整に時間を取られ、残業時間の増加につながることもあるでしょう。
また、なぜ在庫が合わないのかというプレッシャーが従業員にかかり、精神的な負担となる可能性もあります。
さらに、本来業務の合間に棚卸しをしていたり、再度の棚卸をしなくてはいけない場合は、本来の業務に影響も生じてしまうこともあるでしょう。
従業員同士の連携ミスを招く
棚卸しの結果が頻繁に合わない状況は、従業員間の連携にも悪影響を及ぼすケースがあります。
例えば、在庫のずれの原因を特定しようとする際に、各担当部門が互いに責任を押し付け合ったり、情報共有を怠ったりとさまざまな問題が生じやすいでしょう。
また、正確な在庫情報が共有されないために、売り場担当者がバックヤードの在庫状況を把握できず、無駄な動きが増えたり、顧客への対応が遅れたりすることも考えられます。
合わない原因の追究が必要になる
棚卸しで在庫数と帳簿数が一致しない場合、原因を特定するための徹底的な調査が不可欠です。
原因が特定できない場合、根本的な対策を講じることができず、同様のミスが再発する場合があります。
また、原因究明の遅れは、更なる問題の発生を招き、店舗運営に支障をきたす恐れがあることから、時間をかけてでも取り組む必要があります。
在庫の置き方や売り場の配置を見直さなければならない
棚卸しで在庫が合わないことが何度も起こる場合、商品の保管方法や売り場の配置に問題があるケースも少なくありません。
例えば、商品の出し入れが多い場所で管理が曖昧になっていたり、似たような商品が近くに置いてあって間違えやすくなっていたりする場合があります。
商品の保管方法や配置に問題がないかを確認し、改善していく必要があります。
売上の計算に影響する
棚卸しの結果は、売上を正しく計算するために重要な情報です。
在庫数を正確に把握することで、その期間に実際に売れた商品の原価を計算できます。
しかし、棚卸しで在庫数が不正確な場合、売上の計算もできず、結果として正確な利益を把握することが困難です。
誤った利益に基づいて経営判断を行うことは、将来的な経営戦略にも悪影響を及ぼす可能性があります。
正確な売上と利益を把握するためには、在庫数の管理の徹底が求められます。
スーパーの棚卸しが合わないを対策するには？
スーパーの棚卸しで在庫が合わないと、さまざまな問題が生じるため、早急に対策を立てる必要があります。
スーパーの棚卸しが合わない状態を対策するにはどうすればいいかを確認していきましょう。
棚卸しミスの原因を洗い出す
まず、棚卸しでミスが頻繁に発生する根本的な理由を特定します。
過去の棚卸し結果を分析し、商品名や日程などを詳しく調査しましょう。
また、実際に作業する従業員から話を聞き、日々の業務で感じている課題や記録ミスが発生しやすいポイントなどを把握することも重要です。
具体的なデータに基づき、原因を突き止めることが対策の第一歩となります。
業務フローを見直す
棚卸しミスの原因を特定後、商品の入荷から販売、そして棚卸しに至るまでの業務の流れ全体を見直します。
各工程において「無駄な作業はないか」「責任の所在が曖昧な部分はないか」などをチェックしていきましょう。
例えば、入荷時の検品作業が不十分であれば、誤った在庫数が登録される原因となります。
また、商品の移動や陳列に関するルールが曖昧であれば、紛失や誤配置につながる可能性があるでしょう。
各業務の手順を明確化することで、誰が担当しても作業が行えるように改善を図ります。
棚卸しの頻度を適正化する
棚卸しを行う頻度を決定する際には、「どのくらいの頻度で行えば、最も効率的に在庫を正確に管理できるか」という視点が重要になります。
単に定期的に実施するだけでなく、商品の種類ごとの特性（例：鮮度、保管期間、販売頻度）を考慮し、それぞれに最適な頻度を設定することが効果的です。
例えば、鮮度が重要な生鮮食品は、比較的短いサイクルで棚卸しを行うことで、ロスを最小限に抑え、常に正確な在庫状況を把握できます。
一方、長期保存が可能な商品は、棚卸しの頻度を抑えることで、業務負担を軽減できます。
データを確認し、柔軟に棚卸しの頻度を調整しましょう。
スタッフ教育を徹底する
棚卸し作業を正確に行うためには、担当するスタッフに対して、棚卸しの目的や正しい実施方法、記録の大切さへの理解を深めてもらう必要があります。
商品の数え方の基本や単位の区別（個数と箱など）、注意点などをわかりやすく伝え、指導しましょう。
また、棚卸しの際に発生した在庫の不一致の報告の仕方や、日々の業務で正確に記録することの重要性についても繰り返し説明すると、スタッフ全体の意識向上につながるでしょう。
単に知識を伝えるだけでなく、OJT（実際の仕事を通じた訓練）を通じて、作業の中での疑問点をなくし、正しい手順を身につけさせることも重要です。
在庫管理アプリを活用する
棚卸し業務の効率と精度を高めるために、スマートフォンなどで使える在庫管理アプリの導入を検討しましょう。
商品のバーコードをアプリで読み取れば、手作業での入力ミスを減らし、素早く正確にデータを集められます。
また、リアルタイムで在庫状況が可視化できれば、過剰在庫や欠品状況も把握しやすくなります。
さらに、棚卸し作業の進捗状況をアプリで共有すると、複数担当者による作業も円滑に進み、集計業務の負荷を軽減できるでしょう。
アプリの導入に際しては、自社の業務フロー及び取扱商品の特性に適したアプリを選定することがポイントです。
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スーパーの棚卸しで在庫数が合わないと、商品のロスや業務効率の低下や販売機会の損失などにつながり、店舗運営にさまざまな支障をきたします
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