OMSとは?基礎知識やメリット・デメリット、重要性などをわかりやすく解説


皆さんOMSという言葉を聞いたことはあるでしょうか。

このOMSというのは、ECサイトの注文情報や在庫、入金などを管理するためのシステムです。

特に近年では、ECサイトが普及し、多くの人が利用しているため、お客さんからの注文情報を効率的に管理する重要性も高まっています。

そこで、「OMSとは何か?」ということから、OMS導入によるメリット・デメリットなどについて詳しく説明していきます。

OMSはECサイト運営には必須のシステムと言っても過言ではありません。
ECサイトを運営していたり、OMS導入を検討している方はぜひ、最後まで読んでみてください。

OMSとは?

OMSとはOder Management Systemの略で、オーダーマネジメントシステムと読みます。
これは、日本語では、注文管理システムと訳されます。

この注文管理システムを使えば、ECサイトの注文情報と、それに紐づく、顧客情報や商品、在庫情報などを全て一元管理できます

そのため、このシステムがあれば、ある注文を受けたときに、どの拠点からいつ出荷すべきかということも自動で答えを求めることができます。

複数のECサイトからの注文情報も一元管理できるので、ECサイトごとに注文情報をチェックする手間も省けます。

近年では、amazonや楽天などのオンラインショッピングの需要は高まっており、EC市場は2010年から9年連続で、拡大しています。

そのため、OMSの必要性も高まっていると言えるでしょう。

OMSの基本機能

では、OMSは具体的にどのような機能を持っているのでしょうか。
以下、OMSの基本機能について説明します。

①受注管理
受注登録や受注内容の変更、受注キャンセルなどを管理する機能。

②出荷管理
出荷指示や出荷の取消、出荷の手配、出荷実績の登録などを管理する機能。

③商品管理
商品番号、商品名、規格、値段の登録などを管理する機能。
価格の一括エクスポート、インポートなどや、まとめ買い時のディスカウント設定も可能。

④在庫管理
入庫、出庫、引当、引当や予約の取消などを管理する機能。
“どの商品がどの倉庫にどのくらい未引当で残っているか“などの情報を確認できる。

⑤顧客管理
顧客情報の登録、更新、退会などを管理する機能。
顧客ごとの注文履歴や、ポイントの付与・利用状況なども管理できる。

⑥アカウント管理
OMSの利用者ごとに操作権限を管理するための機能。
例えば、アルバイトには入出庫管理などをさせたいが、顧客情報や売上情報などは閲覧できないように権限をつけることが可能。

⑦プロモーション
キャンペーンの設定やメルマガ配信、販促メールなどの送信を管理するための機能。

⑧見積管理
営業にとって重要となる見積書の作成や過去に作成した見積書の履歴などを管理する機能。
担当が変わると過去の見積履歴が分からなくなることがあるが、そのような問題も防止できる。

⑨入金送金管理
入金の消込や入金の督促、返品・返金の管理や売上確定の管理をおこなう機能。

OMSでは、以上①~⑨の内容を、基幹システムや倉庫を管理するWMS、ECサイトなどと連携が可能です。

これにより、情報の一元管理が可能となり、ECサイトなどの運営の効率をアップさせることが可能です。

ただし、各社のシステムで、機能には多少違いがありますので、導入時には自社に合った機能なのか、よく確認しましょう。

OMSとWMSの違い

OMSと似た言葉に、WMSという言葉があります。

WMSとはWarehouse Management Systemのことで、日本語では、倉庫管理システムと訳されます。

OMSとWMSでは情報をカバーする範囲が違います。

OMSは、注文から在庫管理・出荷管理など、顧客から注文を受けてから、商品が届き、その支払いがされるまで、全てをカバーしています。

一方、WMSは倉庫内の作業にかかわる情報のみしか管理しません。

具体的には、品物の入庫、検品、保管、ピッキング、出荷などがWMSの対象範囲となります。

WMSの詳しい機能などについては、こちらのコラムも参考にしてみてください。
「倉庫管理システム(WMS)とは、メリット・デメリット、他のシステムとの違い」

OMSのメリット

ECサイト運営の効率化には必要不可欠なOMSですが、導入によって、どのようなメリットがあるのでしょうか。

以下、導入によるメリットを3つ紹介します。

業務効率が大幅に向上

1つ目のメリットは業務効率が向上することです。

OMSが無ければ、ECサイトの情報、WMSの情報などを一元で管理できません。

そのため、ECサイトの受注情報と在庫情報は別途、エクセルで管理するなど、別口の管理が必要でした。
ECサイトを複数取り扱っていれば、その負担はさらに増加します。

しかし、OMSを導入すれば、情報は一元管理されるので、このような別口管理は不要となります。

さらに、配送手続き、在庫管理、領収書や請求書の作成もシステムと連動して、自動化することができ、業務効率アップにつながります。

このように、情報が一元化されていないがために、人手で行っていた作業の多くが不要になったり自動化されるので、業務が効率化されるというわけです。

作業ミスやトラブルの低減

2つ目のメリットはミスやトラブルの低減です。

OMSを導入していなければ、先ほども説明しました通り、ECサイトやWMSとの情報が連携されておらず、個別の管理が必要です。

これらの個別の管理はどうしてもある程度は、人手に頼る必要があります。

人手に頼るということは、当然インプットミスの可能性もあります。
特に複数のECサイトなどを運営し、それらを人手に頼っていては、ミスもそれだけ多くなり、顧客とのトラブルにもつながります。

そうなると、ECサイト自体の評価にも影響が出てきます。

OMSを導入すれば、このような人手での入力が不要となるので、人為的な入力ミスをなくし、トラブルも減らします

経費削減・人員配置変更が可能

3つ目のメリットが、経費削減や人員配置変更が可能となることです。

1つ目のメリットで述べたように、OMSを導入すれば、人手で行っていた作業が不要になるなど、大幅な業務効率アップが見込めます。

そうなれば、作業の人員を減らすことができ、経費削減にもつながります

また、人手の作業が減り、負担が減れば、より注力したい業務に人員を割くこともできます。

例えば、今まで、ECサイトの受注情報や在庫情報を管理していた人を、もっと、重要なマーケティングの業務に配置変更することもできます。

OMSのデメリット

OMS導入にはメリットがある一方、デメリットも存在します。
OMS導入を検討するには、メリットともに、デメリットを知っておくことも重要です。
以下、OMS導入時のデメリットについて3つ紹介します。

システムコストがかかる

まず、一番初めに思いつくことではあると思いますが、やはり、コストがかかることです。

OMSには様々な種類があり、搭載されている機能もそれぞれ違いますが、場合によっては、100万円以上のコストがかかることもあります。

また、このようなシステムは、“一旦導入すれば終わり”というわけにはいかないことが通常です。

想定していなかった問題を解決するのに、システムの改造が必要になるかもしれません。そうなれば、当然、改造費用がかかります。

他にも、システムのバージョンアップや、使う人が増えればアカウントの追加費用なども必要になる場合があります。
このような、様々なランニングコストがかかってくることも、念頭に置いておいた方が良いでしょう。

作業フローの見直しが必要

OMSの導入を検討するには、これまでの社内の作業フローの見直しが必要となることがあります。

その理由は、人手に頼っていたがために、ルールがあいまいな作業が存在しているからです。

システムを導入し、作業を自動化するにはルールが必要です。

しかし、いざ、システムを導入しようとすると、担当者の経験や勘で判断していることや、作業手順が人によって違うことなど、ルールが明確でない作業が見つかることがほとんどです。

逆に、人手に頼っているのに全てしっかりとルール化されて作業が流れているケースは、稀と言っていいでしょう。

そのため、システムを導入する前に、現状の作業内容を見直して、明確なルールを決めるなどの、作業フローの見直しが必要になります。

場合によっては大幅に作業フローを見直す必要が生じるため、かなり労力がかかります。

ITリテラシーが高い担当者が必要

今まで、人手で行っていた作業がシステム化されるので、ITに慣れている人材が必要になります。

もし、社員の中にITが苦手なメンバーがいれば、操作方法を覚えるまで教育する必要があります。
そうなれば、教育するための労力やコストがかかります。

そのため、作業に慣れるまでの期間は、一時的ですが、それほど効率上がらない可能性もあります。

OMSの重要性について

OMSの基本機能やメリット・デメリットについて、説明してきましたが、ここで改めて、OMSの重要性について3つのポイントをまとめておきましょう。

①ECサイトにかかわる情報を一元管理でき、業務効率化が可能
OMSを導入することにより、商品の受注から出荷、入出金管理まで全てを一元管理でき、自動化により業務効率が上がります。

②ECサイト運営をワンストップで対応可能
複数のECサイトやその他の売上拠点の情報などを全てワンストップ、つまり、1つのシステムで、確認できます。

そのため、各ECサイトの売上比較や顧客への領収書や請求書の作成から、在庫管理を行うのに無駄がありません。

③EC市場は今後も拡大が見込まれる
EC市場は先にも触れたように2010年から9年連続で、拡大しています。

また、経済産業省の資料によると、2019年と2020年のEC市場規模は横ばいでしたが、EC化率は増加しています。
つまり、商取引において、ECが利用される割合が伸びているのです。

さらに、インターネット通販サイトを通じた国際的な電子商取引である越境ECも増加しています。

以上のように、今後も多くの需要が見込まれるECの分野で、効率的な業務を進めるためにもOMSの導入はとても重要です。

OMSを導入するときの注意点

検討を進め、「実際にOMSを導入する」と決まったときにも、注意が必要です。
それは、世の中にはOMSと一言で言っても、たくさんの種類があり、機能や操作性に違いがあるためです。

そのため、折角、コストをかけて導入しても、自社に合ったOMSを導入しなければ、大きな効果も見込めません。

そこで、以下に、OMS導入時の3つの注意点について説明します。

①既存のシステムとの連携は可能か
まず1つ目の注意点は、“現在のシステムと連携出来るのか?”ということです。

例えば、すでに、在庫管理システムやWMSなどを導入している場合、それらと連携できないシステムを選んでしまうと、既存のシステムをすべて捨てて、一新する必要が出てきます。

そうなると、当然、システムにかかるコストは大幅に上がってしまいます。
しかも、新たなシステムを一から勉強し直す必要も出てきてしまいます。

②導入した場合の生産性向上とコスト面などバランス
OMSを導入するとしても、会社の規模や受注数などによっては、それほど大きな効果を発揮しない可能性もあります。

例えば、受注数が大きくて、人手に頼ってしまうと、大幅に手間がかかってしまったり、ミスが出たりするような場合には、OMSも効果を発揮します。

しかし、受注数がそれほど多くない場合は、人手で作業している方が、コスト面で有利かもしれません。

このあたりは導入時のコストに見合うほどの生産性の向上が見込めるのか、判断する必要があります。

③自社の現状と今後の方向性
OMSを導入するには、自社の現状や今後の方向性と合っているかも重要です。

折角、大きなコストをかけても自社の抱えている課題が解決できなければ、それほど効果を発揮しないでしょう。

自社のこれから向かう将来を見定めて、それと合ったOMSを選ぶことが重要です。

そのためには、まず、社内で課題をきちんと洗い出し、その課題が解決できるシステムを見定める必要があります。

さらに、自社内で明確になった課題の解決方法をシステム担当者に質問するなどして、すり合わせていくことも大切です。

在庫管理・棚卸をカンタンに!「クラウド在庫管理ソフトZAICO」

以上、OMSの基本機能やWMSとの違い、そして、OMS導入のメリット・デメリットなどについて、説明してきました。

これからも成長が見込まれるEC市場で、効率的に業務を進めるためにも、OMSはほぼ必須といって良いでしょう。

一方、OMSを導入・構築するためには、システム同士が連携できることも重要と説明してきました。

様々あるソフトの中でも、特にシステムとの連携にも優れた在庫管理システムが、「クラウド在庫管理ソフトZAICO」です。

こちらのソフトは、在庫管理に特化したソフトではありますが、様々なシステムとの連携も可能です。
(参考:https://support.zaico.co.jp/hc/ja/categories/4405473826457

「クラウド在庫管理ソフトZAICO」ならば、今後、OMSを導入する際に、システム連携で困ることもありません。

在庫管理システムの導入を検討しているならば、こちらのZAICOをおすすめします。

在庫管理効率化にもしっかりと実績のあるソフトですので、興味のある方は、下記リンク内容から詳細を確認してみてください。

ZAICO