在庫確認は、日々の在庫管理業務を支える大切な作業です。
在庫確認はただ数を数えるだけの作業ではありません。
在庫確認の精度や効率が低いと、欠品や過剰在庫、作業ミスなど多くの問題が発生し、経営にも大きな影響を及ぼします。
在庫確認の重要性から確認方法、在庫確認のよくある問題と解決策までをわかりやすく解説します。
在庫確認とは
在庫確認とは、企業が保有している商品や材料の実際の数量を把握し、帳簿やシステム上に記録されている在庫数量と照合する作業のことです。
在庫確認は棚卸とも呼ばれますが、一般的には、定期的に行う「棚卸」と、必要に応じて随時行う「在庫確認」に分けられます。
目視確認に加え、バーコードやQRコード、RFID、IoT機器などを活用したデジタル化も進んでおり、効率化と精度向上が図られています。
正確な在庫情報の把握により、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫による保管コストの増大を防ぎ、企業の利益を最大化することが可能です。
在庫確認とは：在庫確認の重要性
在庫確認は、単なる数の確認と思われがちですが、適切な在庫を維持し、企業の経営を支えるための重要な業務です。
まずは、在庫確認がなぜ重要なのかを確認していきましょう。
欠品による販売機会損失を防ぐため
欠品は企業にとって直接的な売上損失を意味します。
顧客が商品を求めて来店や注文をしても、在庫がなければ販売できません。
特に競合他社が多い市場では、欠品により顧客が他社に流れてしまうリスクが高くなります。
正確な在庫確認を行うことで、在庫不足の兆候を早期に察知し、適切なタイミングで発注や生産指示を出すことが可能です。
これにより、欠品による販売機会損失を最小限に抑え、安定した売上確保が実現できます。
過剰在庫による保管コスト増を防ぐため
過剰在庫は企業のキャッシュフローを圧迫し、倉庫スペースの無駄遣いや管理コストの増大を招く要因です。
特に食品や医薬品のように消費期限がある商品では、過剰在庫は廃棄ロスという直接的な損失にもつながります。
定期的な在庫確認により、実際の在庫レベルと需要のバランスを把握し、適正在庫を維持することが可能です。
これにより、不要な在庫投資を避け、保管コストや管理費用を削減できます。
正確な原価計算と利益確定に不可欠だから
会計上、在庫は企業の資産として計上されます。
決算時には実地棚卸により正確な在庫金額を確定し、売上原価を算出しなくてはなりません。
棚卸資産が過大または過小に記録されていると、原価計算や利益計上に歪みが生じ、経営判断を誤る可能性もあります。
定期的な在庫確認を行い、在庫評価の精度を高めることは、企業経営の透明性を担保する上でたいへん重要です。
顧客満足度を高められるから
顧客が「欲しいときに欲しい商品が手に入る」状態を維持するには、常に最新の在庫状況を把握し、欠品や過剰在庫を防ぐことが重要です。
正確な在庫確認により、納期遅延や誤出荷を減らし、顧客満足度とリピート率の向上につなげられます。
また、顧客からの問い合わせ対応も迅速になり、信頼関係の構築が可能です。
このように、正確な在庫確認は、顧客満足度の向上に直結します。
在庫確認とは：在庫確認の方法
在庫確認には、いくつかの方法があります。
主な在庫確認方法について、特徴とメリット・デメリットを確認していきましょう。
目視による在庫確認
もっとも基本的な在庫確認の方法が「目視確認」です。
現場担当者が実際に棚や倉庫を見て、数量や状態をチェックします。
小規模店舗やアイテム数が少ない現場では有効ですが、人的ミスや見落とし、作業時間の増加などの課題も多く、規模が大きくなるほど非効率になります。
また、作業者の経験やスキルに依存するため、作業のばらつきが生じやすい点も注意が必要です。
バーコードやQRコードを使った在庫確認
商品や棚に付けられたバーコードやQRコードを専用のリーダーやスマートフォンで読み取り、在庫情報をシステムに登録する方法です。
読み取るだけで在庫確認できるため、手作業によるミスを減らして、作業スピードも向上できます。
導入コストも比較的低く、中小企業でも導入しやすいでしょう。
一方で、バーコードやQRコードが付与されていない在庫品には、印刷・貼付する手間がかかる点には注意が必要です。
RFIDタグを使った在庫確認
RFID（Radio Frequency Identification）は、無線通信を利用してICタグの情報を読み書きする技術です。
専用のリーダーをかざすだけで、複数のタグを一括で読み取れます。
例えば、段ボール箱の中にある商品でも、箱を開けずに読み取ることが可能です。
一度に多くの商品を読み取れるため、作業効率が飛躍的に向上します。
ただし、導入コストが高く、金属製品や水分を含む商品では読み取り精度が低下する場合があります。
自動化技術（AI・IoT）を使った在庫確認
AIやIoT（モノのインターネット）を活用した在庫確認は、最新の在庫管理方法です。
例えば、重量センサーで棚の在庫を自動計測したり、AI画像認識で在庫数を判定したりする仕組みが多くの企業で活用されています。
人手による作業を最小限に抑え、リアルタイムで高精度な在庫把握ができるため、作業負担の軽減と在庫管理の効率化が可能です。
導入には高額な初期費用がかかるため、大規模な倉庫や工場で多く導入されています。
在庫確認とは：在庫確認の課題と解決策
在庫確認の業務には、さまざまな課題がつきものです。
在庫確認の課題と解決策について確認していきましょう。
在庫数量のずれ
実地棚卸を行った際、帳簿上の在庫数量と実際の在庫数量が一致しないことは珍しくありません。
このずれは「在庫差異」と呼ばれ、さまざまな原因により発生します。
主な原因として、入出庫時の記録漏れ、商品の紛失や盗難、システム入力ミス、返品処理の遅れなどが挙げられます。
在庫数量のずれを解決するには、バーコードやRFIDを用いたデジタル記録、定期的な棚卸し、作業のダブルチェックなどが有効です。
在庫確認作業に時間がかかる
大量の商品を扱う企業では、在庫確認作業に膨大な時間がかかることも大きな問題の1つです。
特に年度末の決算棚卸では、業務を停止して多くの従業員を動員して棚卸作業にあたる企業も少なくありません。
非効率な作業は、人件費の増大や本来業務の遅延につながります。
作業時間短縮のためには、ABC分析により重要度の高い商品から順次確認する方法や、循環棚卸により年間を通じて分散的に確認する方法が有効です。
また、バーコードやRFID技術の導入も、確認作業そのものの効率化につながるでしょう。
在庫確認の属人化と作業ミス
在庫確認が特定の担当者に依存する属人化が進むと、担当者不在時に業務が滞ったり、作業品質がばらついたりする原因です。
加えて、経験や勘に頼った確認作業はミスの温床となります。
属人化を解消するには、作業手順をマニュアル化し、誰でも同じ品質で在庫確認できる体制を構築することが重要です。
また、デジタル技術の活用による、作業進捗の可視化や自動チェック機能の導入も有効でしょう。
在庫確認の効率化にzaico
在庫確認は、在庫管理の精度を高めることによる欠品や過剰在庫の防止、顧客満足度の向上に不可欠な業務です。
しかし、手作業による在庫確認は、時間と手間がかかる上に、人的なミスも起こりやすく、多くの課題を抱えています。
在庫確認の課題を解決し、効率的な在庫管理を実現するためには、適切なツールの活用が欠かせません。
そこでおすすめしたいのが、「クラウド在庫管理システムzaico」です。
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通知機能を活用すれば、設定した在庫レベルを下回った際に自動で通知が送られるため、欠品リスクを事前に回避することも可能です。
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