製造業やプロジェクト型の業務において、生産管理は納期遵守や品質確保のために欠かせない業務です。
専用システムを導入する企業も多い一方、コストや社内体制の理由から、エクセルで生産管理を行っているケースも少なくありません。
エクセルは汎用性が高く使い慣れているツールですが、生産管理に適しているというわけではないので、管理精度や効率に大きな差や影響が生じる場合があります。
たとえば、現場担当者が作成した管理表が属人化し、後任者が引き継げず混乱するケースや、ファイル更新のタイムラグによって誤った納期判断を下すケースもあります。
生産管理をエクセルで行うのはどうなのか、生産管理をエクセルするメリット・デメリット、作成できる管理表の種類や作成手順、生産管理をエクセルよりも効率化するポイントについて確認していきましょう。
生産管理をエクセルで行うことは可能？
結論から言えば、生産管理をエクセルで行うことは可能です。
特に少量生産や工程数が少ない場合、エクセルでも十分に管理できます。
初期コストがかからず、自由に項目やレイアウトを設定できるため、専用システム導入前の段階や小規模事業者に向いています。
一方で、扱うデータ量や工程数が増えると、生産管理をエクセルでする限界が見えてきます。
入力作業の負担、複雑な数式の管理、ファイル共有の煩雑さなどがボトルネックになり、効率や精度に影響を与えることがあります。
特に多品種少量生産や、多拠点でのリアルタイム共有が必要な場合には注意が必要です。
生産管理をエクセルでするメリット
生産管理をエクセルで行うことはどのようなメリットがあるのでしょうか。
生産管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
初期コストがかからない
エクセルは多くの企業で既にライセンスを保有しており、新たな投資なしで始められます。
追加のソフトウェア購入やサーバー構築も不要です。
これは、資金的に余裕のない小規模事業者やスタートアップにとって大きな利点で、運用開始までのスピードも速いです。
自社の運用に合わせた自由なカスタマイズ
業種や製品特性に合わせて項目や計算式を自由に設定できます。
市販のテンプレートをベースに、自社仕様にアレンジすることも容易です。
例えば、受注生産型企業なら納期管理項目を強化し、見込み生産型企業なら在庫回転率を自動計算するシートを追加するなど、自由度の高さが魅力です。
導入や操作のハードルが低い
既に社内でエクセルの基本操作ができる人材が多く、教育コストがほとんどかかりません。
導入後すぐに運用を始められる点も魅力です。
加えて、操作感が全員に共通しているため、部署間でのデータやフォーマットのやり取りがしやすい傾向があります。
生産管理をエクセルでするデメリット
生産管理をエクセルで行うことはメリットがある一方、デメリットもあります。
生産管理をエクセルでするデメリットを確認していきましょう。
データの属人化とミス発生リスク
複雑な関数やマクロを作成した担当者が異動や退職すると、管理表が使えなくなるリスクがあります。
また、手入力による打ち間違いや更新漏れも発生しやすくなります。
特に、同じシートを複数人が編集すると、数式の上書きや参照ミスが起きやすく、気づかぬまま誤ったデータが業務に反映される恐れがあります。
複雑な集計・分析の限界
製品数や工程が増えると、集計や分析が煩雑になります。
高度な分析や多角的なデータ参照には限界があり、データの一貫性維持も難しくなります。
例えば、日ごと・工程ごと・担当者ごとの比較集計などは、ピボットテーブルや関数だけでは限界があり、分析スピードが低下します。
リアルタイム性や共有のしにくさ
ファイルをメール添付でやり取りすると、最新版がどれか分からなくなる問題が起きます。
複数人で同時編集できない場合、情報のタイムラグが発生します。
その結果、実際の進捗と管理表の内容にずれが生じ、納期遅延や在庫不足の見落としにつながります。
エクセルで作成できる生産管理表の種類
エクセルで作成できる生産管理表にはどんなものがあるのでしょうか。
エクセルで作成できる生産管理表の種類を確認していきましょう。
生産計画表
生産量や生産スケジュールを計画する表で、納期に向けた工程配分の基礎となります。
繁忙期や閑散期の変動を考慮した計画立案に役立ちます。
工程管理表
各工程の開始・終了予定や進捗状況を記録します。
ボトルネック工程の特定にも有効です。
工程ごとの負荷バランスを把握し、遅延回避の調整に活用できます。
在庫管理表
原材料や仕掛品、製品在庫を数量とともに記録します。
発注点や安全在庫数を設定することで欠品や過剰在庫を防ぎます。
棚卸の効率化にもつながります。
進捗管理表
各案件や製品ごとの進捗率を可視化します。
ガントチャート形式で作成するとスケジュール遅延の早期発見につながります。
生産管理表をエクセルで作る手順
エクセルで生産管理表はどんな手順で作成すれば良いのでしょうか。
生産管理表をエクセルで作る手順を確認していきましょう。
必要な項目の洗い出し
まず、何を管理するのかを明確にします。
製品名、工程名、予定日、実績日、数量など、必要な項目をリスト化します。
目的に応じて不要な項目は省くことで、表が複雑になりすぎるのを防ぎます。
関数や条件付き書式の活用
納期遅延を色で表示する条件付き書式、在庫不足を知らせるIF関数、集計用のSUMIF関数などを活用します。
条件式を事前に設計しておくことで、運用時の判断スピードが向上します。
フィルターやピボットテーブルによる集計
大量のデータから必要な情報を抽出するにはフィルター機能が便利です。
ピボットテーブルを使えば工程別や製品別の集計が簡単に行えます。
グラフ化すれば、進捗や生産量の推移が直感的に把握できます。
生産管理をエクセルでする際の効率化ポイント
生産管理をエクセルで行う際にはどのようなことに気を付けるべきでしょうか。
生産管理をエクセルでする際の効率化ポイントを確認していきましょう。
テンプレートの活用
自社でゼロから作るより、市販やネット上のテンプレートを活用すれば短期間で導入できます。
テンプレートを基にカスタマイズすることで、自社固有の管理ニーズにも対応可能です。
マクロやVBAでの自動化
繰り返し作業を自動化することで、入力や集計の時間を短縮できます。
マクロ記録機能を使えばプログラミング知識がなくても簡単な自動化が可能です。
定型業務を自動化すれば、人為的ミスも減らせます。
クラウドストレージでの共有管理
OneDriveやGoogleドライブに保存すれば、複数人での同時編集やリアルタイム更新が可能になります。
クラウドストレージでの共有管理により、常に最新データを全員で共有でき、進捗会議や現場とのやり取りがスムーズになります。
生産管理はエクセルよりもzaico
エクセルは柔軟性と低コストが魅力で、小規模や限定的な生産管理には適しています。
しかし、データ量や工程数が多い場合は属人化や集計の限界などの課題が生産管理をエクセルでする場合は顕在化します。
運用ルールや効率化ツールを組み合わせて活用し、必要に応じて専用システムへの移行も検討することが重要です。
特に中長期的な成長を見据える企業では、エクセルを基盤としつつも将来的なシステム移行計画を立てておくことで、スムーズな拡張が可能になります。
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