小売販売業などでは、企業の運営に欠かせない商品の在庫管理ですが、具体的にどのような役割があるのでしょうか。
商品の在庫管理は、商品の流れを適切に把握し、必要なタイミングで供給を行うための重要なプロセスです。
商品の在庫管理の基本や商品管理との違い、商品の在庫管理の効率的な方法について確認していきましょう。
商品の在庫管理とは？
商品の在庫管理は、商品の入荷から出荷、さらには廃棄までのプロセスを管理する重要な業務です。
商品の在庫管理の目的は、必要な商品を適切なタイミングで利用可能にすることや、過剰な在庫や欠品を防ぐことにあります。
具体的には、次のような業務が商品の在庫管理には含まれます。
- 入庫・出庫の記録管理
- 在庫量や保管場所の把握
- 定期的な棚卸しによる在庫確認
- 需要予測に基づく適切な発注調整
適切な商品の在庫管理により、企業は運転資本の効率化、顧客満足度の向上、そして不要なコストの削減を実現できます。
商品の在庫管理と商品管理の違い
商品の在庫管理は、主に現在保有している商品の数量や保管状態の管理に焦点を当てます。
具体的には、商品がどの倉庫や場所に保管されているか、どの程度の在庫があるか、どのタイミングで補充が必要かを追跡します。
一方で、商品管理は商品の企画、開発、製造、販売に至るサイクル全体をカバーします。
具体的には、以下のような業務が含まれます
- 商品コンセプトの設計
- 競合市場の分析
- 商品の価格設定と販売戦略
商品管理は全体を管理する役割を果たし、商品の在庫管理はその中の「保管と供給」を専門的に行う役割があるという違いがあります。
商品の在庫管理がうまくいかない原因
商品の在庫管理がうまくいかない原因には、いくつかの要因があります。
商品の在庫管理がうまくいかない主な原因について確認していきましょう。
在庫データの不正確さ
在庫データが正確に記録されていないと、現在どれだけの在庫が存在するのかを正確に把握することができません。
在庫データが不正確であれば、必要以上に在庫を抱えてしまったり、必要なときに在庫が足りなくなったりする原因です。
また、データの不正確さは従業員の業務効率を低下させるだけでなく、在庫の状況をもとにした判断を難しくします。
こうした問題が蓄積すると、業務全体の運営に大きな影響を及ぼすことになります。
管理方法がアナログ
在庫管理を手作業や紙ベースで行っている場合、ミスが発生しやすく、業務のスピードも遅くなります。
アナログな方法では、情報の更新に時間がかかるだけでなく、在庫の状況がリアルタイムで共有されにくいため、情報のズレが生じることも少なくありません。
さらに、管理が属人的になりやすく、担当者が変更された際に引き継ぎがスムーズに行われないことも課題です。
定期的な見直しの欠如
在庫管理の方法が長期間見直されないと、時代や業務内容の変化に対応できなくなります。
例えば、業務量が増加しているのに、以前と同じ方法で管理を続けていると、効率が追いつかなくなり、ミスや遅延が頻発するなどです。
また、管理に使用しているツールやシステムが古いままだと、新しい技術を活用できず、他社との競争力にも影響が出る場合もあります。
こうした状態が続くと、結果として企業全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼすことになりかねません。
商品の在庫管理のミスや失敗を防ぐポイント
在庫管理におけるミスや失敗を防ぐためには、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。
商品の在庫管理のミスや失敗を防ぐポイントを確認していきましょう。
明確な管理ルールを設定する
在庫管理を円滑に行うためには、明確なルールを設定し、それを全スタッフで共有することが欠かせません。
例えば、入荷時や出荷時の手順、棚卸しの頻度や方法など、具体的で分かりやすい基準を設けることで、業務全体の一貫性が保たれるなどです。
こうしたルールがない場合、担当者によって対応が異なり、ミスや混乱の原因になることが多いため、統一された基準の策定が重要です。
過去のデータを活用する
過去の売上や在庫データを分析することで、需要の傾向を把握し、適切な在庫量を維持するための判断材料とすることができます。
過剰在庫や欠品のリスクを減らすためには、データは欠かせない情報です。
シーズンごとの需要変動や特定商品の動きも把握でき、効率的な在庫管理につなげることもできます。
在庫情報を共有する
在庫情報をリアルタイムで関係者間に共有することで、誤発注や無駄な在庫調整を防ぐことができます。
特に、複数の部署が関与する場合には、情報のズレが発生しやすいため、円滑な情報共有が重要です。
クラウドベースの在庫管理システムなどを使うといいかもしれません。
商品の在庫管理を効率化する方法
商品の在庫管理の効率化を図るには、現状の課題を解消しつつ、適切なツールや手法を取り入れることが効果的です。
商品の在庫管理を効率化する方法を確認していきましょう。
在庫管理システムの導入
在庫管理システムを活用すると、在庫状況の正確な把握や自動的な発注・出荷管理が可能になります。
手動で行っていた業務の多くが簡略化され、ヒューマンエラーのリスクが低減するでしょう。
また、リアルタイムで在庫状況を確認できるため、迅速な意思決定が可能になります。
ABC分析を活用
ABC分析とは、商品の売上に応じてA・B・Cに分類することで、売れ筋商品と不良在庫を正確に把握するための手法です。
ABC分析を用いることで、商品ごとの重要度や回転率を明確にし、効率的な在庫運用を実現できます。
ABC分析に基づいて重点的に管理する商品を選定することで、無駄なコストを削減しつつ、利益率を向上させることができます。
バーコードやQRコードを利用
バーコードやQRコードを活用することで、在庫の入出庫管理が簡略化されます。
商品ごとの追跡が容易になり、在庫状況をリアルタイムで確認することが可能になります。
手作業での入力を減らすことで、ミスの発生を防ぎながら、業務全体の効率化を図ることもできるでしょう。
定期的な棚卸しを実施
実際の在庫とシステム上の在庫に差異が生じることを防ぐために、定期的な棚卸しを行うことが必要です。
定期的な棚卸しにより、在庫の正確性を保ち、問題点を早期に発見することができます。
定期的な棚卸しは、在庫管理の基本であり、継続的な改善を支える重要なプロセスです。
商品の在庫管理が効率化に役立つツール
商品の在庫管理業務の負担を軽減し、ミスを最小限に抑えるためには、適切なツールを活用することが重要です。
商品の在庫管理が効率化に役立つツールについて確認していきましょう。
エクセル
エクセルは、在庫管理の基本的なツールとして幅広く利用されています。
その利便性と柔軟性が魅力で、簡単なシートを作成して在庫の記録や分析を行うことができます。
例えば、条件付き書式や関数を用いることで、在庫不足のアラートを自動化したり、売上データとの連動による在庫の消耗ペースの可視化が可能です。
特に小規模事業者にとっては、手軽でコストパフォーマンスの高い選択肢となります。
しかし、エクセル特有の課題もあるので、エクセルの使用で適しているかどうかの見極めは重要です。
バーコードリーダー
バーコードリーダーは、商品の入出庫管理を迅速かつ正確に行うために非常に役立ちます。
商品のバーコードをスキャンするだけで、データがシステムに入力されるため、手作業によるミスを防ぎながら作業時間を短縮できます。
特に商品数が多い場合や頻繁に入出庫が発生する現場では、欠かせないツールでしょう。
バーコードリーダーを在庫管理システムやエクセルと連携させることで、さらに効率が向上します。
クラウド型の在庫管理システム
クラウド型の在庫管理システムは、インターネットを介してリアルタイムで在庫情報を更新・共有できるのが特徴です。
複数店舗を運営している場合や、チームで情報を共有する必要がある場合でも、即座に正確な在庫状況を確認できます。
スマートフォンやタブレットなどのデバイスからアクセスできるため、場所を選ばず管理が可能なのも魅力です。
また、自動化されたアラート機能やデータ分析機能など、業務効率を大幅に向上させる機能が搭載されているのも大きなメリットでしょう。
商品の在庫管理の効率化にzaico
商品の在庫管理は、商品管理の中でも非常に重要な業務です。
商品の数が多かったり、入れ替えが多かったりする場合には、商品の在庫管理に多くの時間をあてなければなりません。
より正確で効率的な商品の在庫管理を実現するために、「クラウド管理在庫システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは、クラウド型の在庫管理システムになり、どこからでもアクセス可能で、バーコードスキャン機能を活用したシンプルな操作で在庫管理をサポートします。
また、豊富なレポート機能でより精密な分析も可能であるため、商品の在庫管理だけでなく業務の最適化が実現に役立ちます。
商品の在庫管理を改善したい、商品の在庫管理に使える在庫管理システムを探しているのであれば、お気軽にzaicoにご相談ください。
