在庫管理を行う場合、決算期や年度末などに棚卸を行うところもあるかもしれませんが、棚卸を毎月行うところもあります。
棚卸を毎月する良さもありますが、棚卸の回数を減らしたいという場合もあるので、棚卸を毎月するべきかしないべきか迷う場合もあるかもしれません。
実際、棚卸の頻度は現場の状況や取り扱い物品、対応する人数などさまざまな状況や労働環境に合わせて、決めることが大切です。
棚卸を毎月したほうがいいケース、棚卸を毎月するメリット、棚卸を毎月するならいつするといいかについて確認していきましょう。
棚卸は毎月した方がいい？
棚卸は基本的に、在庫状況を細かく把握しやすくなるので毎月行えるのであれば毎月した方がいいかもしれません。
しかし、必ずしも棚卸は毎月しなければならないわけではありません。
どのようなケースなら棚卸を毎月した方がいいのか、棚卸を毎月した方がいいケース、棚卸を毎月しないほうがいいケースについて確認していきましょう。
棚卸を毎月したほうがいいケース
棚卸を毎月した方がいいケースは、具体的には以下の通りです。
- 回転率が高い商品を扱っている
- 在庫数が多い
- 在庫のジャンルが多い
- 季節商品を扱っている
- 高額商品を扱っている
- 新規ビジネスを始めたばかり
頻繁に在庫が入れ替わる場合は、毎月棚卸をしなければ売れ行きなどの把握が難しくなります。
とくに、季節ごとに流行りがかわるアパレルなどは常に最新に切り替える必要があるので、毎月棚卸をした方がよいでしょう。
宝飾品や家電など、単価が著しく高いものを扱っている場合、紛失や破損などをいち早く発見する必要があるので、棚卸を毎月するなど定期的に行う方が良いでしょう。
また、在庫の数やジャンルが多い場合は、月ごとにする範囲を決めて巡回していくという方法をとる場合もあります。
このように、毎月行うべきかどうかは、会社が扱っている事業や商品によって変わります。
棚卸を毎月しなくてもいいケース
棚卸を毎月しなくてもいいケースは、具体的には以下の通りです。
- 回転率が低い商品を扱っている
- 在庫数がそこまでない
- 扱うジャンルが限定的である
- 人の目で確認する必要があまりない
- ストック管理が中心である
- 商品の構成がすでに決まっている
扱う物品の入れ替わりが少ないのであれば毎月行ったところで差が出にくいので、毎月行う必要はないでしょう。
また、在庫管理の自動化やデジタル化が整っており、人の手をあまり使う必要がない場合は、毎月行わなくてもいいかもしれませんし、するにしても簡単な確認程度でいいかもしれません。
在庫数があまりなかったり、在庫のジャンルが限定的であれば、毎月ではなくまとめてしてしまうような方法でも問題が生じにくいでしょう。
棚卸を毎月するメリット
棚卸を毎月することで得られるメリットがあるのも事実です。
棚卸を毎月するメリットを確認していきましょう。
在庫管理がしやすいくなる
棚卸を毎月することで在庫管理がしやすくなる面があります。
棚卸を毎月すれば、最新の在庫状況を月ごとに把握できるようになるので、品切れや過剰在庫を防ぐことが可能です。
とくに、商品数が多い場合、月単位で在庫の変動を確認できれば、仕入れの計画も立てやすくなります。
売上の計算がしやすくなる
月次決算などのときに棚卸を毎月することで正確な在庫数の把握ができていれば、原価計算などもスムーズに行うことができるでしょう。
収益の分析や翌月の予算管理なども円滑に進むので、経営判断もしやすくなります。
会社にとって重要なのは利益があるかどうかなので、売上の計算がしやすいかどうかは非常に重要です。
清潔状態を保つことができる
棚卸を毎月行うことで、数量の確認ができるだけではなく在庫の保管状況をきれいに保つことも可能です。
商品の保管場所が綺麗であればあるほど、商品の劣化を防ぐことができますし、破損の抑止にも繋がります。
整理整頓はスムーズな作業のきっかけとなりますので、毎月行うことで整頓を意識するのも良いでしょう。
また、棚卸を毎月することで在庫の置き場や環境を清潔な状態を保つ効果も期待できます。
無駄な出費を防ぐことができる
毎月棚卸を行うことで、在庫の動きから需要の動きをある程度は読むことができます。
在庫の動きや状況が把握できれば、不要な仕入れを防ぐことができますし、眠っている在庫の対処も早いところ考えることもできるでしょう。
また、廃棄ロス削減にも繋がるので、長期的に見ると経費削減にも繋がります。
棚卸を毎月するとしたらいつがいい？
棚卸を毎月する場合はいつ行うと良いのでしょうか。
棚卸を毎月するとしたらいつがいいかを確認していきましょう。
月末に行った方がいいケース
決算作業などと同時に在庫確認をしたい場合は、月末に棚卸を行いましょう。
月末に行うことで月次の原価計算などもスムーズになりますし、計算作業と同時に行えば別で作業する必要がありません。
手間を省くことができるので本業が滞る心配もないでしょう。
また、月の売上実績と在庫状況をシビアに管理したいのであれば、月末の管理がおすすめです。
売上が同時にわかるため、翌月の目標を立てやすくなります。
月初に行った方がいいケース
仕入れ前に在庫状況を把握したい場合は、月初が適しています。
新商品を配置するスペースを確保したり、既存の商品の整理を手際よく行うためにも、まだなにも入荷されていない月初が良いでしょう。
また、月初に詳細な計画を立てた上で、計画通りに事業を進めたい場合も、月初がおすすめです。
月初はまだ仕事がそこまで進んでいないため人員の確保もしやすいですし、繁忙期でもないのでスムーズに業務が進みやすくなります。
週ごとに行った方がいいケース
生鮮食品や食べ物など、消費期限が決められているものを扱っている場合は、週ごとに行うことも考えたほうがいいでしょう。
商品の廃棄ロスを最大限に抑えるためには、高い頻度で管理を行う必要があります。
また、トレンドの移り変わりが激しいジャンルの場合も、週ごとに行った方がいいでしょう。
とくにアパレルなど、リアルタイムに需要が変わりやすい事業では、定期的な棚卸を意識するといいかもしれません。
隔週行った方がいいケース
人的コストに制限がかかっており、かつ、月一回ではたりない場合は隔週で行うと良いです。
とくに中小企業など、スタッフの数が足りなかったり、多くの事業を扱っているような会社の場合は、2週間に1度のペースで棚卸を行うのが適しているかもしれません。
また、セールなどのイベントを定期的に行う場合も、2週間ごとがおすすめです。
イベント前に棚卸を行い、イベント後に棚卸をすることで、最適な在庫状況の確認ができます。
棚卸を毎月する際の効率化のポイント
棚卸を毎月する場合、効率よく行うにはどうすれば良いのでしょうか。
棚卸を毎月する際の効率化のポイントを確認していきましょう。
ラベルを使用する
商品や店にバーコードなどのラベルを貼り付けることで、スキャンによる迅速な棚卸が可能になります。
特に物の数が多い場合、スキャンするという単純な行為だけで済めば棚卸の時間の節約にもなります。
また、ラベルでの管理は視覚化できるというメリットがあるので、識別しやすくなり、ヒューマンエラーの減少にも繋がるでしょう。
やる時間を見極める
効率よく棚卸を行うためには忙しくない時間に行うのが大切です。
たとえば、顧客が少ない時間帯や、そもそも営業時間外におこなうなど、本来の業務に手をかけなくても良い時間帯を見極めましょう。
棚卸は数を数えたり計算したりなど、考えながら行う作業なのでスタッフの集中力が途切れてしまう時間帯での棚卸は、ミスが目立ちやすくなったり、作業が長時間化する場合もあるので、残業ですることは避けたほうがいいかもしれません。
デジタル化を進める
そもそも、専用の在庫管理システムなどを使うことも効果的です。
アナログな作業に比べて、デジタル化による作業は時間も少なく済みますし、ミスも生じにくくなります。
また、デジタルツールでデータ化すれば、統一された体裁で管理することが可能ですし、過去のデータを読んで分析することも容易です。
複数人体制で行う
役割分担を明確にした上で、複数人で作業を行いましょう。
一人で行うよりは複数人で行った方が、効率もよくなりますし精度も上がります。
たとえば、カウント担当と記録担当に分けるだけでも作業スピードは格段に上がります。
また、一人で確認するだけでは気づけなかったミスも、ダブルチェックすることで気づきやすくなり、ミスを減らすこともできるでしょう。
スマホを活用する
スマホで棚卸を行えば、身軽で進められますし、使いやすいため簡単に進めることができます。
とくに、zaicoで提供している「かざしてzaico」は物品をスマホのカメラにかざすだけで簡単に在庫管理が行えます。
データの登録や出庫、入庫など、在庫管理におけるさまざまな機能を有しているため、スムーズに行うことができるでしょう。
物品を撮影することで登録できるので、わざわざラベルなどを用意する必要もありません。
スマホで簡単に棚卸作業ができれば、時間や費用などのコストの節約にも繋がることも期待できます。
棚卸を毎月するならzaicoで効率化
棚卸は必ずしも毎月行う必要はありませんが、会社の状況や在庫の状況、事業内容によっては棚卸を毎月行った方が良いケースもあります。
棚卸を毎月行うことで在庫管理の精度が上がりますし、正確な売上計算もできるので、メリットはあるでしょう。
棚卸を毎月するのであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoはバーコードやカメラ機能を使って在庫管理ができるシステムなので、毎月行う棚卸も効率よく進めることが可能です。
棚卸を毎月行いたいと考えている、毎月の棚卸を効率化したいとお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
