モノを扱う企業にとって、適切な在庫管理は企業の利益を確保し、顧客との信頼関係を築く上で重要な業務です。
しかし、帳簿上やシステム上の「論理在庫」と、実際の在庫の数が合わないことは珍しくありません。
論理在庫と実在庫のズレの発生をいかに防ぐかが、在庫管理の精度を保つ上で非常に重要なポイントです。
論理在庫とは何かから、論理在庫と実在庫との違い、論理在庫にズレが生じる原因と問題点、効果的な対策方法を確認していきましょう。
論理在庫とは（理論在庫とは）
論理在庫（理論在庫）とは、帳簿やシステム上で管理されている理論上の在庫数量のことです。
具体的には、エクセルの在庫管理台帳や在庫管理システム、ERPなどのデータベースに記録されている在庫数を指します。
論理在庫は、入荷や出荷、返品などの取引情報がシステムに入力されるたびに更新されていきます。
例えば、システムに「商品Aの現在の在庫数は100個」と記録されており、新たに50個の商品Aが入庫処理されれば、論理在庫は150個です。
その後、30個が出庫されれば、論理在庫は120個に減少します。
このように、論理在庫は日々の取引履歴に基づいて算出される、いわば「理論上の」在庫数です。
日々の業務で在庫数を確認したり、発注数を検討したりする際には、この論理在庫のデータが参照されることが一般的です。
論理在庫と実在庫の違い
在庫管理には、「論理在庫」と対になる概念として「実在庫」があります。
実在庫とは、実際に倉庫や店舗に物理的に存在している在庫数のことです。
文字通り、目で見て、手で触れることのできる現物の数を指します。
理想的には、論理在庫と実在庫は一致しているべきですが、実際の業務ではさまざまな要因によりズレが発生することがあります。
このズレをいかに小さくするかが、多くの企業にとって在庫管理の重要な課題です。
論理在庫と理論在庫の違い
論理在庫とよく似た用語に「理論在庫」があります。
どちらも帳簿上やシステム上に記録された在庫数を表す用語で、意味に違いはありません。
概念として別の意味合いがあるものと考えられる場合もありますが、いずれも実際に存在する実在庫と対比する概念として用いられ、表記に違いはあれど、大きな違いはないと考えて問題ないでしょう。
論理在庫がズレてしまう原因
論理在庫と実在庫の間にズレが生じる原因は多岐にわたります。
効果的な対策を講じるために、まずは原因を理解することが重要です。
論理在庫がズレてしまう原因を確認していきましょう。
入出庫データの入力ミス
入出庫時のデータ入力ミスは、論理在庫と実在庫のズレが生じる一般的な原因の1つです。
例えば、入荷時に商品数を数え間違えたり、伝票の数字を誤って入力したりすることで、論理在庫と実在庫の間にズレが生じます。
入力ミスは、手入力で行っている場合に発生しやすく、一度間違えるとその後の在庫数すべてに影響を与える問題です。
棚卸作業の不備や漏れ
棚卸は、実在庫を正確に把握するための重要な作業ですが、この棚卸自体に不備や漏れがあると、論理在庫とのズレを正確に把握できなくなります。
棚卸の不備には、例えば、商品の数の数え間違いや二重カウント、一部エリアや場所の棚卸漏れなどがあります。
特に大規模な倉庫や商品点数の多い環境では、棚卸作業が複雑になるため、ミスが発生しがちです。
システム更新のタイムラグやトラブル
在庫管理システムの技術的な問題も、論理在庫と実在庫のズレを引き起こす原因となることがあります。
例えば、システム間のデータ連携の遅延による更新の遅れやシステム障害による入出庫データの未反映などが挙げられるでしょう。
このようなシステム上のトラブルは、特に複数のシステムや多チャネルで在庫を管理している場合に発生しやすくなります。
破損・紛失・盗難などによる物理的なロス
商品の破損や紛失、盗難などの物理的なロスも、論理在庫と実在庫のズレを生む原因の1つです。
例えば、倉庫内での商品の取り扱いミスによる破損や、保管場所の間違いによって紛失が発生する場合があります。
これらの物理的なロスは、システム上のデータだけでは検知しづらいため、定期的な実在庫の確認が重要です。
論理在庫がズレると生じる問題
論理在庫と実在庫がズレている状態を放置しておくと、さまざまな問題が発生し、業務運営に悪影響を及ぼす可能性があります。
論理在庫がズレると生じる問題を確認していきましょう。
業務効率の低下や混乱を招く
論理在庫と実在庫のズレは、日々の業務効率を低下させ、現場に混乱をもたらす原因です。
例えば、出荷作業時に論理在庫ではあるはずの商品が見つからないと、作業を中断して探さなくてはなりません。
また、在庫差異の調査に時間を取られることで、本来取り組むべきタスクに十分なリソースを割けなくなるという二次的な問題も発生します。
発注ミスや欠品リスクが増加する
論理在庫のズレは、適切な発注判断を困難にし、欠品リスクを高める原因にもなります。
例えば、システム上の在庫数が実際より多く表示されている場合、発注のタイミングが遅れて在庫切れを引き起こす可能性があるでしょう。
受注後に在庫切れが発覚すると納品遅延や注文キャンセルなどの発生にもつながります。
過剰在庫によりコストが増大する
論理在庫が実在庫より少ない場合、不必要な発注を行ってしまい、過剰在庫を抱えるリスクが高まります。
過剰在庫は、保管スペースの圧迫や管理コストの増加、資金の固定化などのさまざまなコスト増加の原因です。
一見すると機会損失を防げるように思えますが、実際には企業の利益を圧迫する要因となります。
顧客対応の遅延や信頼低下を招く
論理在庫のズレは、最終的に顧客への対応にも影響を及ぼします。
注文を受け付けたにもかかわらず、配送遅延や注文キャンセルが繰り返されると、顧客満足度の低下やクレームにつながりかねません。
ビジネスにとって顧客満足度は非常に重要な要素であり、在庫管理の不備による信頼低下は大きな損失となります。
論理在庫のズレを防ぐ対策
論理在庫と実在庫のズレを防ぎ、正確な在庫状況を維持するためには、適切な対策を講じることが重要です。
完璧にゼロにすることは難しいかもしれませんが、対策を行うことで、在庫差異を最小限に抑えられます。
論理在庫のズレを防ぐ対策について確認していきましょう。
入出庫作業の標準化とマニュアル整備
論理在庫のズレが発生する原因の多くは、人的ミスに起因します。
人的ミスを防ぐためには、作業を標準化し、誰が行っても同じ手順で正確に作業できるようにすることが重要です。
また、新入社員や臨時スタッフでも正確に作業できるよう、分かりやすいマニュアルやビジュアルガイドの用意も効果的です。
定期的な棚卸の実施
棚卸は、論理在庫と実在庫のズレを発見し、修正するためのもっとも基本的な作業です。
定期的な棚卸の実施により、在庫差異が大きくなる前に問題を発見し、原因を特定して対策を講じることができます。
棚卸は手間のかかる作業ですが、正確な論理在庫の維持のためには不可欠です。
在庫管理システムやハンディターミナルの活用
人手による作業にはどうしてもミスが発生するリスクが伴います。
在庫管理システムやハンディターミナルなどのITツールを活用することで、ミスが入り込む余地を減らし、論理在庫の精度向上が実現可能です。
初期投資や導入の手間はかかりますが、長期的に見ればコスト削減や生産性向上につながるため、多くの企業で導入が進んでいます。
論理在庫の精度向上にzaico
論理在庫とは、帳簿上やシステム上で管理されている在庫数のことです。
論理在庫と実際に倉庫や店舗に存在する実在庫は、本来一致するはずですが、さまざまな原因によりズレが生じることがあります。
論理在庫と実在庫のズレは、入出庫データの入力ミスや棚卸作業の不備、システムの問題などによって発生し、対策には定期的な棚卸や在庫管理システムの活用などが有効です。
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