在庫管理を初めて担当することになった方にとって、「何から始めればいいのか」「どうやって管理すればいいのか」と不安に感じることは多いでしょう。
そんな在庫管理の初心者の方は、まずは焦らずに、業務の土台となる基本的な知識を身につけることが大切です。
在庫管理初心者が知っておきたい在庫管理の基礎知識から、基本的なステップ、失敗しないためのコツをわかりやすく解説します。
在庫管理の初心者が知っておくべき基礎知識
在庫管理は、単に倉庫にあるモノの数を数えるだけではありません。
なぜ企業にとって在庫管理が重要なのか、その本質の理解から始めましょう。
在庫管理の初心者が知っておくべき基礎知識を解説します。
在庫管理とは
在庫管理とは、会社が保有している商品や製品、原材料などのモノの数量や状態を把握し、適切にコントロールする活動のことです。
具体的には、「どこに」「何が」「いくつ」あるかを正確に記録し、必要なときに必要な数だけ供給できる状態を維持することを指します。
そのためには、入庫時の記録や保管場所の管理、出庫時の記録、定期的な在庫数の確認などのプロセスが欠かせません。
在庫管理は、モノを扱うビジネス全体の流れをスムーズにするための重要な業務です。
在庫管理が必要な理由
在庫管理が必要な理由は、大きく「無駄を減らすため」と「機会損失を防ぐため」の2つです。
在庫が多すぎると、保管スペースや管理コストがかかり、劣化や廃棄のリスクも高まります。
一方で、在庫が少なすぎると、必要なときに商品がなくなり、販売機会を逃してしまいます。
在庫管理は、このバランスを取るための重要な役割を担う業務です。
在庫管理の初心者が取り組むべき在庫管理のステップ
在庫管理は一度に完璧を目指す必要はありません。
まずは基本的なステップを確実に実行することから始めましょう。
在庫管理の初心者が取り組むべき在庫管理のステップを順に解説します。
まずは「どこに何があるか」を整理整頓する
在庫管理の第一歩は、現状把握です。
倉庫や保管場所を見渡して、どこに何が置いてあるのかを確認します。
同じ商品があちこちに散らばっていたり、ラベルがなくて何の商品かわからなかったりする状態では、正確な管理はできません。
まずは商品ごとに保管場所を決めて、きちんと整理整頓することから始めましょう。
「入ってきた時」と「出した時」に必ず記録する
在庫の数を正確に把握するためには、動きがあったときに必ず記録することが不可欠です。
商品が入庫したときには「いつ・何が・いくつ入ってきたか」を、出庫したときには「いつ・何を・いくつ出したか」を記録します。
この記録を怠ると、帳簿上の数字と実際の在庫数がずれてしまい、在庫管理が破綻しかねません。
大切なのは「必ず記録する」という習慣を身につけることです。
「これ以上減ったら注文する」という基準を決める
在庫がなくなってから慌てて発注すると欠品を招き、逆になんとなくの勘で発注すると過剰在庫になりかねません。
そこで、「これ以上減ったら注文する」という発注点を設定しておくことが重要です。
例えば、納品まで1週間かかる商品が、週に10個売れるなら、発注点は最低でも10個に設定する必要があります。
まずは過去の使用量や販売量を参考に、シンプルな基準を決めるところから始めるとよいでしょう。
定期的に実際に数を数えて答え合わせをする
日々の記録を徹底していても、入力ミスや紛失などで、データ上の在庫数と実際の在庫数にはズレが生じます。
このズレを確認し、修正する作業が「棚卸（たなおろし）」です。
月に1度や半年に1度など、定期的に現物の数をすべて数え、帳簿上のデータと照合します。
この「答え合わせ」を行うことで、管理の不備を見つけ出し、精度の高い在庫管理が可能になります。
在庫管理の初心者が覚えたい管理手法
基本的なステップに慣れてきたら、より効率的でミスの少ない管理手法を取り入れていきましょう。
在庫管理には、先人たちが生み出した効果的なテクニックがいくつもあります。
初心者がまず覚えておくべき、代表的な3つの管理手法を紹介します。
古いものから先に使って劣化を防ぐ「先入れ先出し」
「先入れ先出し（FIFO：First-In First-Out）」とは、その名のとおり、先に入庫した古いものから順番に出庫していく管理手法です。
賞味期限や使用期限のある食品や医薬品はもちろん、部品や資材でも劣化や陳腐化を防ぐ効果があります。
保管場所のレイアウトを工夫し、新しい在庫を奥、古い在庫を手前に置くことで、初心者でもFIFOを実践しやすくなるでしょう。
置き場所をあらかじめ決めておく「ロケーション管理」
在庫の保管場所（ロケーション）を管理する手法には、大きく分けて「固定ロケーション」と「フリーロケーション」の2つがあります。
初めての在庫管理でおすすめなのは「固定ロケーション」です。
「商品Aは棚番1-1」など保管場所を固定する方法で、探す手間が省け、誰でも迷わず作業できるメリットがあります。
まずは固定ロケーションで「モノの住所」を徹底管理することから始めましょう。
重要度で優先順位をつける「ABC分析」
ABC分析とは、在庫を重要度によってA・B・Cの3つのグループに分類する手法です。
一般的には、売上や利益への貢献度が高い商品を「Aグループ」、中程度の商品を「Bグループ」、低い商品を「Cグループ」とします。
ABC分析により、Aグループは厳密な在庫管理を行い、Cグループは簡易的に管理するといったメリハリをつけられます。
限られた時間とリソースを効果的に配分するために有用な手法です。
在庫管理の初心者が陥りやすい失敗とその対策
在庫管理を始めたばかりの頃は、誰でも失敗を経験するものです。
在庫管理初心者が特に陥りやすい失敗パターンと対策を解説します。
事前に知っておくことで、大きなトラブルを回避できます。
記録を忘れて実際の数と帳簿が合わない（在庫差異）
最もよくある失敗の1つが、入出庫の記録を忘れてしまうことで発生する「在庫差異」です。
忙しいときや急ぎの出荷があったときなど、「後で記録しよう」と思ってそのまま忘れてしまうことで起こります。
対策として、記憶に頼る運用をやめ、入出庫と記録を一体の作業として習慣化することが重要です。
念のために在庫を持ちすぎて無駄にしてしまう（過剰在庫）
欠品を恐れるあまり、「念のため」と多めに在庫を抱えてしまう「過剰在庫」も、初心者によくある失敗です。
在庫を持ちすぎると、保管スペースのコストがかかるだけでなく、商品の劣化や陳腐化のリスクも高まります。
対策としては、発注点を適切に設定し、そのルールを守ることが基本です。
不安だからといって、やみくもに在庫を増やすのではなく、データに基づいた判断を心がけましょう。
似ている商品を間違えて出荷してしまう（誤出荷）
見た目が似ている商品や、型番が近い商品を取り違えて出荷してしまう「誤出荷」も、初心者が注意すべき失敗です。
誤出荷は顧客満足度を損ない、返品や再配送のコストも発生します。
対策としては、似ている商品を隣に並べないようにするだけでも、ミスは減らせます。
また、出荷前には必ず商品名や型番を確認する習慣をつけましょう。
在庫管理の初心者が効率化するためのツール
在庫管理は手作業でも可能ですが、量が増えると難しくなってきます。
ミスを減らし、業務を楽にするためには、資材管理の規模に合ったツールの導入が重要です。
アナログな手法からITの力を活用した方法まで、在庫管理の初心者が効率化するためのツールを紹介します。
紙の在庫管理表
最も手軽な手法が、紙の在庫管理表を使った管理です。
パソコン操作が苦手な人でもすぐに始められ、導入コストもかかりません。
しかし、リアルタイムの集計が難しく、過去の履歴を検索するのに時間がかかるというデメリットがあります。
在庫の種類が少なく、動きも緩やかな場合に適した方法といえるでしょう。
エクセルでの在庫管理
多くの企業で利用されているのがエクセルでの在庫管理です。
関数を活用すれば在庫数の自動計算が可能で、フィルタ機能を使ってデータの抽出も簡単にできます。
一方で、複数人で同時に更新するのが難しく、ファイルが重くなったり、誤って式を消してしまったりといったトラブルが起きやすい点がデメリットです。
小中規模の管理には向いていますが、複雑な運用では限界が見えてきます。
在庫管理システム
在庫管理システムは、在庫管理に特化したソフトウェアやクラウドサービスです。
入出庫の記録から在庫数の把握、発注アラートまで、在庫管理業務に必要な機能が網羅されています。
スマホアプリが提供されている製品であれば、倉庫にいながらスマホで在庫を更新することも可能です。
初期費用や月額利用料がかかりますが、業務時間の削減やミスの防止による効果を考えると、導入を検討する価値はあるでしょう。
バーコードリーダー
在庫管理システムとセットで活用したいのが、バーコードリーダーです。
商品や棚に貼られたバーコードを「ピッ」とスキャンするだけで、入出庫の登録や検品作業が完了します。
最近では専用の機器ではなく、スマホのカメラを利用できるアプリも増えており、導入のハードルも下がっています。
これにより、在庫管理の効率と精度の大幅な向上が期待できるでしょう。
在庫管理の初心者にもzaico
在庫管理は決して難しいものではなく、基本的なステップを着実に実行し、適切な手法を実践すれば、初心者でも確実に成果を上げられます。
最初は「どこに何があるか」を整理し、入出庫を記録する習慣を身につけることから始めましょう。
そして、先入れ先出しやロケーション管理などの手法を取り入れながら、徐々に管理の質を高めていってください。
初心者の在庫管理を強力にサポートしてくれるツールとしておすすめなのが、「クラウド在庫管理システムzaico」です。
zaicoは、シンプルな使い勝手で、難しい操作や専用の機材は必要ありません。
お手持ちのスマートフォンがそのまま高機能なバーコードリーダーに早変わりします。
データはクラウドでリアルタイムに保存されるため、事務所のパソコンからも、倉庫のスマホからも、常に最新の在庫状況を確認可能です。
在庫管理の初心者の方や在庫管理システムを試してみたい方は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
