棚卸しは、企業の在庫を正確に把握し、経営判断や財務処理を正しく行うために欠かせない業務です。
しかし、日々の在庫管理が不十分だと、棚卸しの精度が下がり、数値の信頼性が損なわれます。
正しい在庫管理を行うことで、棚卸しの負担を軽減し、ミスを減らすことができます。
棚卸しと在庫管理の関係や、効率的に進めるための改善ポイントを詳しく解説します。
棚卸しと在庫管理の関連性とは？
棚卸しとは、倉庫や店舗などに保管されている在庫の実際の数量を確認し、帳簿上のデータと照らし合わせる作業のことです。
一方、在庫管理は日々の入出庫や在庫数を継続的に把握し、適正在庫を維持するための仕組みです。
棚卸しと在庫管理は密接に関連しており、在庫管理が適切に行われていれば棚卸しはスムーズに進みます。
逆に、日常的な管理が曖昧だと、棚卸し時に差異が多く発生し、確認作業が煩雑になります。
棚卸しは日々の在庫管理の成果を検証する場であり、在庫管理の精度を確認する重要なプロセスです。
棚卸しには在庫管理の質が影響する
在庫管理が適切に行われていないと、棚卸しの際に数多くのトラブルが発生します。
逆に、管理の質が高ければ、棚卸しは確認作業のようにスムーズに進みます。
棚卸しには在庫管理の質が影響する理由を確認していきましょう。
在庫の実数と帳簿の差異を確認できる
棚卸しを通じて、帳簿上の在庫数と実際の数量との差を確認できます。
日々の入出庫管理が正確でないと、この差が大きくなり、修正に多くの時間を要します。
差異の少ない状態を保つには、普段から正確な在庫記録が不可欠です。
不良在庫や滞留在庫の発見につながる
棚卸しは、動きのない在庫や劣化した商品の発見にも役立ちます。
こうした在庫を把握することで、販売戦略や処分の判断がしやすくなり、在庫コスト削減にもつながります。
経営判断に必要な正確なデータを得られる
正確な棚卸しデータは、経営判断や会計処理の基盤になります。
在庫金額が誤っていると、財務諸表にも影響を及ぼすため、日々の在庫管理と棚卸し精度は経営の信頼性に直結します。
不正防止や内部統制の強化につながる
棚卸しは、在庫の不正流出や記録の改ざんを防ぐ仕組みとしても機能します。
管理体制を整え、複数人でチェックすることで、在庫の透明性と信頼性を高められます。
棚卸しと在庫管理でよくある課題
棚卸しと在庫管理にはどんな課題があるのでしょうか。
棚卸しと在庫管理でよくある課題を解説します。
棚卸しに時間と人手がかかる
在庫点数が多いほど、棚卸し作業は長時間化しやすく、多くの人手を必要とします。
特に手書きやExcelで管理している場合、記録や集計に時間がかかり、現場の負担が大きくなります。
棚卸し中の業務停止による機会損失
棚卸しを実施する期間中は、商品の出荷や販売を一時的に停止せざるを得ないケースもあります。
これにより、通常業務が滞り、販売機会を逃すリスクが生じます。
記録ミスや入力ミスによる差異
人の手による数え間違いや入力漏れは、棚卸し差異の大きな原因です。
特にアナログな方法で行うと、ミスを発見するのに時間がかかり、修正にも手間がかかります。
在庫データがリアルタイムで反映されない
日々の在庫情報がリアルタイムで更新されていないと、棚卸し前の段階ですでに帳簿との差異が発生しています。
この状態で棚卸しを行うと、原因特定が難しく、後処理が煩雑になります。
棚卸しを効率化するための在庫管理の改善方法
棚卸しは在庫管理の中でも特に時間と手間がかかる業務ですが、デジタル化と運用の見直しによって大幅な効率化が可能です。
棚卸しをスムーズに進めるための在庫管理改善の具体的な方法を紹介します。
ハンディターミナルやバーコードの活用
ハンディターミナルやバーコードリーダーを活用することで、在庫をスキャンするだけで数量を自動的に記録できます。
紙に書き込む手作業よりも格段にスピーディーで、数え間違いや記録漏れといったヒューマンエラーを防げます。
バーコードの導入は、棚卸しだけでなく日常の入出庫管理にも有効で、日々のデータ精度を高めることで棚卸しの差異も減少します。
RFIDによる自動認識
RFIDは、バーコードよりもさらに効率的な方法です。
タグを一つずつ読み取る必要がなく、複数の商品を一括でスキャンできるため、大量の在庫を短時間で確認できます。
特にアパレルや製造業など在庫数が多い現場では、RFIDによって棚卸し時間を大幅に短縮でき、在庫の追跡精度も向上します。
在庫管理システムとの連携
在庫管理システムと連携すれば、棚卸しデータをそのままシステム上に反映させることができます。
ハンディターミナルやスマートフォンで読み取った情報がリアルタイムに更新されるため、手動入力の必要がなく、帳簿と実際の在庫差異を即座に確認できます。
また、クラウド型の在庫管理システムを利用すれば、複数拠点や担当者間でも同じ情報を共有でき、棚卸しの進捗管理も容易になります。
定期的な循環棚卸しの導入
棚卸しを年に一度だけまとめて行うと、作業負担が集中し、ミスや業務停止のリスクが高まります。
そこで有効なのが、循環棚卸しです。
循環棚卸しとは、月ごとや週ごとにエリアや商品カテゴリを分けて在庫確認を行う方法で、常に在庫精度を維持できる点が特徴です。
業務を止めずに少しずつ在庫を確認できるため、全体の作業負担を軽減し、結果的に棚卸し全体の効率が上がります。
棚卸しに在庫管理システムを導入するメリット
在庫管理システムを導入することで、棚卸し作業の効率や精度は格段に向上します。
これまで人手と時間を要していた作業を自動化・簡素化できるだけでなく、経営判断にも役立つデータ活用が可能になります。
棚卸しに在庫管理システムを導入するメリットを解説します。
棚卸し時間の大幅短縮
在庫管理システムを導入すると、棚卸しにかかる時間を大幅に削減できます。
従来のように紙やエクセルで数量を記入・転記する必要がなく、バーコードやスマートフォンを使ってスキャンするだけでデータが自動反映されます。
また、複数の担当者が同時に入力できるため、作業の分担が容易になり、全体のスピードも向上します。
結果として、棚卸しにかかる日数を半減させることも可能です。
リアルタイムで正確な在庫情報を把握
在庫管理システムを利用すれば、在庫データがリアルタイムで更新され、いつでも正確な情報を確認できます。
入出庫や移動のたびに自動で数量が反映されるため、棚卸し時に大きな差異が出るリスクを減らせます。
クラウド型のシステムなら、スマートフォンやタブレットからも在庫状況を確認でき、複数の拠点間で情報を共有できます。
棚卸し前後の確認作業もスムーズに進められます。
不良在庫・滞留在庫の削減
在庫管理システムを導入すると、商品の入出庫履歴や在庫の滞留期間をデータとして蓄積できます。
動きのない在庫や売れ残り商品を早期に把握し、セールや廃棄の判断を迅速に行えます。
また、在庫回転率や消費傾向を分析することで、今後の仕入れ量を適正化でき、無駄な在庫を抱えるリスクを減らせます。
結果的に、在庫コストの削減にもつながります。
経営判断に活かせる在庫データの可視化
在庫管理システムでは、在庫数だけでなく、商品の動き・消費傾向・回転率などを可視化できます。
「どの商品が売れていて、どの商品が滞留しているか」を数値で把握でき、経営判断の材料として活用できます。
在庫データをもとにした販売戦略や仕入れ計画の立案が可能になり、経営全体の精度向上にも寄与します。
棚卸しと在庫管理精度を高めるためにzaico
棚卸しは単なる在庫数の確認作業ではなく、在庫管理の精度を測る重要なプロセスです。
日々の在庫管理が整っていれば、棚卸しの負担は軽減し、差異の少ない正確なデータを得ることができます。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
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