社内のパソコンや備品、貸出用の機器など、「どこにあるのか」「誰が使っているのか」がわからず困った経験はないでしょうか。
備品管理は業務の円滑な運営に欠かせない要素ですが、手作業やExcelベースでの管理では、情報が煩雑になりやすく、紛失や重複購入といったトラブルにもつながります。
そんな課題を解決する手段として注目されているのが「社内備品管理システム」です。
社内備品管理システムの概要や導入しない場合のリスク、社内備品管理システムの導入によるメリット、選び方のポイントを確認していきましょう。
社内備品管理システムとは
パソコン、モニター、文房具、貸出用の機器など、企業ではさまざまな備品が日々使われています。
これらの備品を正確に管理し、スムーズな運用を行うには、単なる台帳管理だけでは不十分であったり、ミスも多く「社内備品管理システム」が注目されています。
備品の登録から貸出・返却、在庫数の管理、使用状況の可視化までを一元的に行えるこのシステムは、煩雑になりがちな備品管理業務を効率化し、トラブルの防止やコストの最適化にもつながります。
備品管理の悩みを解消するためには、まず現状の課題と向き合うことが重要です。
社内備品管理システム導入の必要性
社内の備品を目視やExcelで管理している企業も多いですが、その運用は属人化しやすく、トラブルや非効率の原因となります。
備品の数が増えるにつれ、誰が何を使っているのか、今どこにあるのかが不明瞭になりがちです。
まずは、社内備品管理システムを導入せずに運用を続けた場合に起こりうる課題と、社内備品管理システムの必要性について確認していきましょう。
備品の所在が不明にならないようにするため
備品が社内のどこにあるのか、誰が使用しているのかが把握できていないと、必要なときに探し回ることになり、無駄な時間が発生します。
特に、複数人で共用するPCや機器などは所在が曖昧になりやすく、管理台帳だけでは追いきれないケースも珍しくありません。
しかし、備品管理システムを導入することで、すべての備品の所在情報をリアルタイムで可視化できるようになるため、結果的に業務のロスを防ぐことが期待できます。
重複購入や紛失を防ぐため
備品の在庫や使用状況が正確に把握できていないと、実は社内にあるにもかかわらず、再度購入してしまう重複購入や、どこにあるかわからないまま紛失扱いになるといった問題が起こりがちです。
システム化により、備品の登録やステータスが一元管理できるようになれば、このような無駄なコストや混乱を避けることができます。
備品管理を属人化させないため
備品管理を特定の担当者に任せきりにしていると、その人が休んだり、異動・退職したりした際に引き継ぎが困難になる場合があります。
また、管理ルールが個人の判断に依存すると、運用のばらつきも生まれてしまうでしょう。
属人化を防ぐためには、誰でも同じ手順で操作できる仕組みと、情報をチームで共有できる環境が不可欠です。
備品管理システムを導入することで、業務の標準化と引き継ぎのしやすさが実現します。
棚卸しや申請作業の工数を減らすため
定期的な棚卸しや備品の貸出申請、返却記録といった作業は、紙や表計算ソフトで対応すると非常に手間がかかります。
備品数が多い企業ほど、確認・入力作業に多くの時間を取られ、人的ミスも発生しやすくなってしまうでしょう。
システム導入により、これらの作業をデジタル化・自動化することで、担当者の負担を大幅に軽減し、より正確で効率的な運用が可能となります。
従業員の負担や不満を解消するため
備品の利用申請や確認作業が煩雑だと、利用者側にとってもストレスとなり、「申請が面倒だから直接持っていってしまう」といった無断使用や運用ルールの形骸化が起きることも珍しくありません。
しかし、備品管理システムを導入し、簡単に申請や確認ができる仕組みを整えることで、従業員の手間や不満を減らし、組織としての備品管理精度も向上します。
社内備品管理システムを導入するメリット
備品の管理業務は一見地味に見えるものの、実際には多くの工数や調整が発生する分野です。
社内備品管理システムを導入することで、管理の効率化だけでなく、トラブルの防止やコスト削減にもつながります。
社内備品管理システムを導入するメリットを確認していきましょう。
備品の所在や使用状況を可視化できる
備品が「どこにあるか」「誰が使っているか」「いつまで利用予定か」といった情報を、リアルタイムで確認できるようになります。
これにより、確認作業や問い合わせの手間が省け、業務のスピードが向上します。
QRコードやタグを活用すれば、移動履歴や状態まで簡単に把握することも可能となるでしょう。
申請・貸出・返却がシステム上で完結する
これまで紙の申請書や口頭で行っていた貸出・返却の手続きが、すべてシステム上で完結するようになります。
申請内容の記録や承認状況の可視化によって、承認の抜け漏れや申請ミスを防ぐことができます。
また、誰がどの備品を申請しているかも一目で把握できるため、運用ミスの防止にも効果的です。
管理業務の属人化を防げる
Excelや手書き管理では、担当者以外が備品の状況を把握できず、業務が属人化しやすくなります。
しかし、システムを使えば情報が自動で蓄積・共有されるため、誰でも同じ手順で業務を行えるようになります。
担当者が不在でも、スムーズに対応できる体制づくりが可能です。
在庫数や使用履歴を自動記録できる
備品の貸出や返却、消耗品の使用履歴などを、手動で記録することなく自動で記録・更新できます。
これにより、棚卸しの際に発生する確認作業の手間を大幅に削減でき、監査対応やレポート作成も容易になるでしょう。
さらに、記録ミスや抜け漏れのリスクも抑えられます。
他部署との情報共有がスムーズになる
備品の使用状況や在庫数を他部署と共有できることで、社内での無駄な重複購入を防ぐことができます。
「誰が使っているかわからないから新しく買っておこう」といった判断を減らし、備品の有効活用につながるでしょう。
全社的に在庫の偏りや過剰発注を防ぎ、コスト意識のある運用が実現できます。
社内備品管理システムを選ぶ際のポイント
社内備品管理システムを導入する際は、価格や機能だけでなく、自社の運用スタイルに合っているかどうかを見極めることが重要です。
社内備品管理システムを選ぶ際のポイントを確認していきましょう。
管理対象や運用ルールを整理する
導入前に、どの備品を管理対象とするか、貸出や返却のルールをどう定めるかといった運用方針を整理することが不可欠です。
これらが曖昧なままだと、どんなに優れたシステムでも使いこなせません。
現場での業務フローと照らし合わせながら、必要な管理機能を明確にしておきましょう。
誰でも簡単に操作できるUIかどうか
現場の担当者や一時的な利用者など、ITに詳しくない人でも迷わず操作できるインターフェースであることが理想です。
複雑すぎるシステムは定着せず、結局従来の方法に逆戻りしてしまうケースもあるため、デモ画面や操作性のチェックは欠かせません。
スマホ対応やQRコード管理ができるか
外出先や倉庫など、PCが手元にない場面でも利用できるよう、スマートフォン対応の有無は重要です。
また、QRコードやバーコードを使って備品をスキャンできる機能があれば、貸出・返却・棚卸し作業も効率化されます。
他システムとの連携ができるか
既存の業務システム（会計、購買、在庫など）と連携できるかどうかも確認しておきたいポイントです。
連携ができれば、情報の二重入力や確認作業の手間が減り、全体の業務効率が高まります。
CSV出力やAPI連携の有無などもチェックしておきましょう。
カスタマイズ性は高いか
企業によって管理したい項目やフローは異なるため、ある程度の柔軟性があるシステムを選ぶことが望ましいです。
画面の項目を自由に追加・削除できるか、権限設定は細かくできるかなど、実際の業務にフィットするかを見極めることも忘れないようにしましょう。
社内の備品管理システムとしてもzaico
備品管理に課題を感じている企業には、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoは誰でも使いやすいシンプルな操作性を備えながら、スマホ対応やQRコード管理、他システムとの連携といった多機能も充実しています。
また、管理項目のカスタマイズや権限設定も柔軟に行えるため、自社の業務フローに合わせて運用が可能です。
クラウド上でリアルタイムに情報共有できるため、備品の所在確認や貸出状況の把握もスムーズに行えます。
備品の持ち出しや棚卸し作業に手間取っている企業にとって、現場の負担を軽減しつつ精度の高い管理を実現できる心強いツールと言えるでしょう。
社内の備品管理の負担を軽減したい、社内備品管理システムに良いサービスを探しているなら、お気軽にzaicoにご相談ください。
