FAX受注には、手書きの読み取り困難や入力ミス、転記の手間など、紙工程ならではの非効率が多く潜んでいます。
FAX受注を効率化するメリットや実用的な方法を整理し、FAX受注の業務改善を目指すポイントについて確認していきましょう。
FAX受注では効率化が難しい理由
多くの企業が利用するFAX受注ですが、紙ベースの運用が中心のため業務効率化の壁となる問題がいくつも存在しています。
デジタル化の遅れや手作業の多さが原因で、処理時間の増加やミスの発生が避けられない状況です。
まずは、なぜFAX受注が効率化しにくいのか主な理由を確認していきましょう。
手書きの文字が読みにくい
FAXで送られてくる注文書や伝票は、手書きで記入されていることが多く、文字が読みづらい場合が少なくありません。
特に文字が崩れたり書き損じがあると内容の判別に時間がかかります。
誤読や読み間違いが発生すると、誤った商品発送や対応ミスにつながりかねず、業務の遅延やクレームの原因となることもあります。
そのため、手書き文字の判読はFAX受注の効率化において大きな障壁となるでしょう。
転記作業が発生する
FAXで受け取った注文内容は、システムに自動で取り込まれないことがほとんどです。
そのため、担当者が手作業で注文内容を別の管理システムやエクセルなどに転記しなければなりません。
転記作業は時間がかかるうえ、入力ミスや抜け漏れといったミスが起こりやすい部分でもあります。
効率化を妨げる大きな要因となっているため、改善が求められるでしょう。
受注内容の確認に手間がかかる
FAXで送られてくる注文内容は、不明瞭な部分や不足している情報があるケースも少なくありません。
担当者が内容を確認するために、発注元へ電話やメールで問い合わせを行う必要が生じ、時間と手間がかかります。
また、確認作業が多いほど業務が滞りやすく、受注対応のスピードも落ちてしまうでしょう。
情報共有に時間がかかる
FAXで受けた注文は紙ベースのため、関係部署への情報共有に時間がかかります。
「注文書をスキャンしてメールで送る」または「担当者が直接手渡す」といった方法が多く、情報がリアルタイムで伝わりにくいのが課題です。
その結果、在庫確認や出荷指示などの対応が遅れ、顧客満足度の低下を招く恐れがあります。
データ化・集計ができない
FAX注文は基本的に紙や画像データでのやりとりとなるため、受注情報をデータベースに自動で取り込むことができません。
そのため、売上分析や受注傾向の把握などに必要な集計作業が手間となり、タイムリーな経営判断が難しくなります。
データ化が進まないことで、マーケティングや生産計画への活用も制限されてしまうでしょう。
FAX受注を効率化するメリット
FAX受注にはさまざまな課題があることを説明しましたが、問題を解決し、効率化を図ることで業務の改善につながります。
FAX受注の効率化によって得られる主なメリットを確認していきましょう。
業務時間の短縮
FAX受注の効率化によって、手作業での転記や確認作業が減るため、業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
たとえば、自動データ化やシステム連携を導入すると、受注情報の入力時間が削減され、担当者はより重要な業務に集中できるでしょう。
受注から出荷までのリードタイムも短くなり、顧客への対応速度が向上します。
人的ミスの削減
手書きの文字を読み間違えたり、転記ミスが起こるリスクは、FAX受注において大きな課題でした。
効率化により、注文内容が自動で正確にデジタル化される仕組みを導入すれば、人的ミスを減らすことに役立ちます。
ミスの削減は、誤出荷やクレームの減少につながり、顧客満足度の向上や業務の安定化につながるでしょう。
情報共有のスピードアップ
デジタル化された受注情報は、関係部署間でリアルタイムに共有が可能となり、在庫確認や出荷指示などの連携がスムーズになり、対応の遅れを防げるでしょう。
情報の伝達が速くなることで、チーム全体の作業効率が向上し、より迅速な顧客対応が可能となります。
受注データの活用がしやすくなる
FAX受注を効率化すると、受注データをデジタルで蓄積できるため、分析や活用が容易になるでしょう。
売上傾向や顧客のニーズを正確に把握できることで、販売戦略の立案や生産計画の最適化に役立ちます。
データに基づいた意思決定は、企業の競争力の強化にもつながるでしょう。
FAX受注を効率化する方法とは？
FAX受注における非効率な業務を改善するためには、アナログな作業を少しずつデジタル化し、仕組み全体を見直すことが重要です。
具体的にどのような方法でFAX受注の効率化を進められるのか、FAX受注を効率化する方法について確認していきましょう。
FAX-OCRを導入する
FAXで届いた注文書を、人の手で確認して転記する作業は、大きな時間と労力がかかるでしょう。
FAX-OCR（光学文字認識）を導入すれば、FAXに記載された手書きや印字の文字を自動的に読み取り、テキストデータとして抽出することが可能になります。
手作業の負担を軽減しながら、誤入力のリスクも大幅に減らせるのです。
読み取ったデータは、そのまま受注システムに取り込むこともでき、業務全体のスピードと正確性の向上に役立つでしょう。
内容を自動データ化する
FAX-OCRの導入とあわせて、受注内容を自動的にデータ化する仕組みを整えることで、さらなる効率化が期待できます。
たとえば、注文書のフォーマットを標準化することで、自動認識の精度を上げることも可能です。
受注日や商品名、数量、納品希望日などをシステムが正確に読み取ることで、担当者のチェック作業や転記が不要になります。
特に日々の業務に追われる現場では、スタッフの負担の軽減にもつながるでしょう。
クラウドでの共有・管理を行う
受注情報をクラウド上で共有することで、社内の複数部署間でリアルタイムに情報を確認できるようになります。
営業、出荷、在庫管理など、関係部署がそれぞれにFAXを確認する手間がなくなり、やりとりのスピードも大幅に改善されるでしょう。
また、クラウドでの管理は情報の紛失や誤送信といったリスクを抑えるうえでも効果的です。
アクセス権限を設定することで、セキュリティを保ちながら柔軟に情報共有できる仕組みが整います。
基幹システムと連携する
受注情報をデータ化したあとは、基幹システム（ERPや販売管理システム）との連携によって業務全体の一体化を図ることが重要です。
受注から在庫確認、出荷指示、請求書発行までの流れを一元化することで、ミスの少ないスムーズな業務運用が可能になります。
特に、受注数が多い企業では、システム連携によって人的な確認や入力の負担を大幅に削減できるため、業務コストの削減の効果も期待できます。
FAX受注の効率化に在庫管理システムを使うポイント
FAXで受け取った注文内容を手作業で処理していると入力ミスや確認漏れが起きやすく、対応が後手にまわることもあるでしょう。
こうした非効率を改善する方法のひとつが、在庫管理システムの活用です。
在庫管理システムとは、在庫数や入出庫状況をリアルタイムで把握し、出荷や仕入れ、受注内容などの情報を一元管理できる仕組みです。
実際に、FAX受注の効率化に向けた在庫管理システムを活用するメリットを確認していきましょう。
受注内容をすばやくデジタル化できる
在庫管理システムとFAX-OCRを組み合わせて活用することで、FAXで届いた注文書の内容を自動的にデジタルデータとして読み取り、スムーズに受注処理へつなげることが可能になります。
従来のように1件ずつ手作業で入力する必要がなくなり、担当者の負担が大幅に軽減されます。
また、文字の判別精度が高いOCRを活用することで、読み取りミスや転記ミスといった人的ミスを防ぎやすくなり、後工程のトラブルや確認作業の手間も削減されます。
デジタル化されたデータはそのまま在庫の引き当てや出荷処理にも活用できるため、受注から出荷までの流れを迅速かつスムーズに進めやすくなるでしょう。
特に注文数が多い企業では、処理速度の向上によって大幅な業務効率化が期待できます。
リアルタイムで在庫と連携できる
在庫管理システムと受注データを連携させることで、注文内容が反映された時点で、最新の在庫状況と自動的に照合されるようになります。
たとえば、FAXで届いた注文がデジタル化されると同時に在庫数が更新され、欠品や過剰在庫のリスクを事前に把握しやすくなるでしょう。
在庫の引き当てがリアルタイムで行えるようになれば、「注文を受けたのに在庫がなかった」といったトラブルも未然に防ぎやすくなります。
特に、取り扱い商品の種類が多い場合や、季節ごとに需要が変動する業種では、常に正確な在庫状況を把握することが重要です。
また、複数の拠点や営業所で在庫を共有している場合でも、システム上で一括管理できるため、どの拠点にどれだけ在庫があるかを即座に確認でき、対応のスピードが格段に向上します。
出荷・納品業務まで一元管理できる
在庫管理システムを導入することで、受注から出荷、納品までの業務フローを一つのシステム上で管理できるようになります。
FAXで受けた注文内容をデジタル化後、情報をもとに出荷指示書や納品書を自動で作成できるため、書類作成の手間やミスが大幅に削減されます。
また、出荷予定や納品ステータスもリアルタイムで更新されるため、営業担当やカスタマーサポートが最新の状況をすぐに確認できる点もメリットです。
配送業者との連携機能が備わっているシステムであれば、送り状の発行や追跡番号の管理も効率化され、業務全体のスピードアップが期待できます。
業務が分断されずにシームレスにつながることで、担当者の負担を軽減し、ミスや確認漏れのない安定した運用体制を構築できるでしょう。
受注履歴から分析にも活用できる
FAXで受け取った注文書をデジタル化し、在庫管理システムに蓄積していくことで、過去の受注データをもとにした分析がしやすくなります。
たとえば、「どの取引先がどの商品をどれくらいの頻度で注文しているか」や「季節による売れ筋の変化」といった傾向を数値として把握できるようになります。
データの蓄積は、仕入れや在庫の最適化、営業戦略の見直し、新商品の投入タイミングの判断などに役立ちます。
感覚や経験に頼るのではなく、実績に基づく意思決定が可能となることで、業務全体の質を高めやすくなるでしょう。
また、分析結果を他部門と共有することで、マーケティングや商品開発とも連携しやすくなり、企業全体のDX推進にもつながります。
FAX受注の効率化にも役立つzaico
FAXで受け取った注文内容を紙で管理し続けると、確認や転記、在庫との突き合わせに多くの手間と時間がかかります。
非効率な受注業務を改善する手段のひとつが、「クラウド在庫管理システムzaico」です。
zaicoは、FAX-OCRや外部サービスと連携することで、FAXで受信した注文情報を自動的にデータ化し、在庫情報とリアルタイムに紐づけることが可能です。
また、スマホやタブレットなどで操作できるため、受注から出荷までの対応がスムーズになり、確認ミスや入力漏れのリスクを減らせます。
FAX受注の効率化や受注を改善するために在庫管理システムの導入をご検討の場合、お気軽にzaicoへお問い合わせください。
