食品や医薬品、化粧品など、賞味期限の管理は多くの業界で欠かせない業務です。
特に期限が品質や安全に直結する製品を扱う企業にとって、正確な賞味期限管理は、廃棄ロスの削減や顧客からの信頼獲得に直結します。
手軽に始められるツールとして、エクセルを使って賞味期限を管理している現場も少なくありません。
賞味期限管理をエクセルでする方法からメリット・デメリット、賞味期限管理をエクセルより効率的にする方法を確認していきましょう。
賞味期限管理はエクセルでもできる？
賞味期限の管理は、食品業界や医薬品、化粧品など、期限が品質や安全に直結する分野では欠かせない業務です。
中でも多くの企業や現場で賞味期限管理の手段としてエクセルが活用されています。
関数や条件付き書式を使えば、賞味期限が近づいた製品を自動で色分けしたり、期限が迫った順に並べ替えたりと、基本的な管理はエクセルでも対応できます。
そのため、規模が比較的小さく、エクセルに慣れた環境であれば、賞味期限管理に実用的なツールとして十分機能するでしょう。
ただし、管理対象が増えるにつれて、手間やヒューマンエラーのリスクも大きくなるため、賞味期限管理をエクセルでするには工夫が必要です。
賞味期限管理をエクセルで行うメリット
賞味期限の管理は、必ずしも専門システムを使わなければできないというものではありません。
多くの企業や現場では、すでに導入されているエクセルを活用して、効率よく期限管理を行っています。
賞味期限管理をエクセルでするメリットを確認していきましょう。
初期コストがかからず、すぐに始められる
エクセルはMicrosoft Officeに含まれており、多くの職場ですでに広く利用されており、導入の手間が少ないのも利点です。
そのため、専用システムのように新たな購入費用やサブスクリプション料金が発生することはありません。
既存のパソコンやライセンスを使って、追加コストなしで管理をスタートできます。
また、インストールや設定に手間がかからず、すぐに使い始められる点も大きな魅力です。
自社仕様に自由にカスタマイズできる
エクセルは非常に柔軟性の高いツールです。
たとえば、賞味期限の通知ルールを条件付き書式で設定したり、特定の項目だけを表示するようにフィルターをかけたりと、業務内容に応じた独自の管理表が作成できます。
テンプレートに縛られず、自社のフローや管理方法に合わせた運用ができるのは、エクセルならではの強みといえるでしょう。
導入ハードルが低く、担当者の習熟も早い
多くの担当者が日常的にエクセルを使用しているため、新たに操作方法を覚える必要がほとんどありません。
マクロや関数を駆使すれば高度な処理も可能ですが、基本的な入力・集計機能だけでも十分に実用的です。
新たな教育コストがかからず、スムーズに業務に組み込めるでしょう。
小規模運用に適している
管理する品目数や拠点が少ない場合、エクセルは非常にコストパフォーマンスに優れた選択肢です。
頻繁に在庫の出入りがない環境や、期限が近い製品だけを重点的に確認したいという用途にも向いています。
複雑な設定や管理が不要な分、コンパクトに運用できる点が小規模事業者にとっては大きなメリットといえそうです。
賞味期限管理をエクセルで行うデメリット
賞味期限管理をエクセルで行う方法は、手軽に始められる反面、運用の中でいくつかの課題があります。
賞味期限管理をエクセルでするデメリットを確認していきましょう。
手動入力によるヒューマンエラーが起きやすい
エクセルで賞味期限を管理する場合、データの入力や更新作業はすべて手動で行う必要があります。
このような運用では、入力ミスや更新漏れ、コピー＆ペーストの誤操作といったヒューマンエラーが起きやすくなります。
特に賞味期限のような重要な情報においては、ひとつのミスが在庫廃棄や取引トラブルにつながるおそれもあり、現場の信頼性を損なう原因になりかねません。
リアルタイムでの情報共有が難しい
エクセルファイルは、複数人で同時に編集・閲覧するには限界があります。
たとえば、ローカル保存やメールでのファイル共有が中心だと、最新情報が反映されていないファイルをもとに判断してしまう危険性も考えられます。
また、クラウドストレージを活用したとしても、編集時の競合や上書きのリスクは避けづらく、リアルタイムでの正確な情報共有には不向きです。
属人化しやすく、引き継ぎが困難
エクセルによる管理は、作成者や運用担当者のスキルや慣れに大きく依存する傾向があります。
関数やマクロを多用したファイルは他の人が構造を理解しづらく、担当者が変わった際にうまく引き継げないケースが多く見られるからです。
結果として「この人しかわからない管理表」が生まれ、属人化が進行することで運用がブラックボックス化してしまうおそれがあります。
データ量が増えると動作が重くなる
エクセルはシンプルな表計算には向いていますが、管理するデータ量が多くなると処理が重くなり、ファイルを開くのに時間がかかる、操作がもたつくといった問題が発生することもあります。
特に賞味期限のように商品ごとに個別のデータを記録し続ける必要がある場合、長期的に運用するとスプレッドシートが肥大化し、日々の業務に支障をきたすこともあるでしょう。
ファイルのバージョン管理が煩雑になる
複数人でエクセルファイルを使い回していると、「最新版がどれかわからない」「誰がどのタイミングで更新したのか不明」など、バージョン管理が混乱しやすくなります。
ファイル名に日付を付けて管理する方法もありますが、運用ルールが徹底されなければミスにつながるでしょう。
これにより、誤ったデータで作業を進めてしまい、トラブルが発生するおそれもあります。
通知機能がなく期限切れに気づきにくい
エクセルには標準でリマインダーや通知機能が備わっていないため、賞味期限が近づいても自動で知らせてくれる仕組みがありません。
管理者が毎回ファイルを開いて確認する必要があり、忙しい現場では対応が後回しになりがちです。
その結果、期限切れの商品を見落としてしまうリスクが高くなり、品質管理上の大きな課題になるでしょう。
賞味期限管理をエクセルでする方法
エクセルは、使い慣れたツールで賞味期限管理を始めたい方にとって手軽な選択肢です。
工夫次第で、日付の自動計算や色分け表示など、基本的な管理機能を持たせられます。
賞味期限管理をエクセルでする方法を確認していきましょう。
商品ごとの賞味期限を一覧で入力する
まずは、商品名・ロット番号・入庫日・賞味期限といった必要項目を決めて一覧表を作成します。
この情報が整っていれば、後から自動計算やフィルターなどの機能を活用しやすくなるでしょう。
商品が増えても管理しやすいように、行や列の設計を統一しておくことがポイントです。
日数の自動計算にはDATEDIF関数を使う
賞味期限までの日数を自動で計算したい場合は、「=DATEDIF(今日の日付セル, 賞味期限セル, “d”)」のように、DATEDIF関数を使うと便利です。
この関数を使うことで、「あと何日で期限が切れるか」が一目でわかり、チェック作業の効率化につながるでしょう。
なお、今日の日付は「=TODAY()」関数で自動取得しておくと、毎日開くだけで最新情報が表示されるようになります。
条件付き書式で期限切れ商品を色分けする
視覚的に管理しやすくするには、賞味期限が近い商品や期限切れ商品に色をつけるのがおすすめです。
「条件付き書式」機能を使えば、たとえば「残り日数が7日未満なら黄色、0日未満なら赤」といったルールで自動的に色分けできます。
こうした視覚的な工夫によって、確認ミスや対応の遅れを防げるようになるでしょう。
フィルターや並べ替え機能で優先チェック
賞味期限の近い順に並び替えたり、特定商品のみ表示したりするには、エクセルの「フィルター」や「並べ替え」機能が有効です。
これらの機能を活用すれば、チェックすべき商品を効率的に抽出でき、対応の優先順位付けがしやすくなります。
特に、期限間近のものを優先的に出荷したい現場では不可欠な操作です。
入力ミスを防ぐためにデータ入力規則を設定する
エクセルでの手動入力はヒューマンエラーがつきものですが、「データ入力規則」を設定することで、ミスを減らすことができます。
たとえば、「日付形式のみ許可する」「未来の日付しか入力できない」といった制限を設ければ、不適切なデータが入りにくくなるでしょう。
こうした基本的な設定の積み重ねが、エクセルでも安定した賞味期限管理を実現させるコツです。
賞味期限管理をエクセルよりも効率化する方法
エクセルは賞味期限管理に便利なツールではありますが、データの更新や共有、ミスの防止といった面では限界もあります。
賞味期限管理をエクセルでより効率化する方法を確認していきましょう。
リアルタイムで管理できるクラウドツールを使う
エクセルでの賞味期限管理は、データの更新や共有に手間がかかることがあります。
そこでおすすめなのが、リアルタイムで情報を管理できるクラウドツールです。
インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、複数人で同時に作業できるため、常に最新の情報を共有できます。
これにより、情報の入力漏れや確認ミスを防ぎ、より正確な賞味期限管理が可能です。
スマホやバーコードと連携できるアプリを活用する
より手軽に、そして正確に賞味期限を管理したい場合は、スマホやバーコードと連携できるアプリの活用が有効です。
商品のバーコードを読み取るだけで、品名や賞味期限といった情報を自動で取り込めるため、手入力の手間とミスを大幅に削減できます。
また、スマホでいつでも在庫状況や賞味期限を確認できるため、現場での作業効率が格段に向上するでしょう。
自動通知・アラート機能付きのシステムを導入する
賞味期限切れによる廃棄ロスを最小限に抑えるためには、自動通知・アラート機能付きのシステムが非常に役立つでしょう。
設定した期日が近づくと自動的に通知が届くため、見落としを防ぎ、期限切れになる前に適切な対応を取ることができます。
これにより、計画的な商品の入れ替えや割引販売などが可能になり、食品ロス削減とコスト削減に貢献できます。
在庫管理専用のシステムを利用する
賞味期限管理を、より広範な視点での在庫管理と紐づけたい場合は、在庫管理専用のシステムを利用するのが最も効率的です。
これらのシステムは、入庫から出庫、棚卸しまでの一連の在庫管理プロセスと連携して賞味期限を管理できます。
ロット管理や先入れ先出しの徹底も容易になり、業務全体の最適化と効率化を図ることができるでしょう。
賞味期限管理はエクセルよりもzaico
賞味期限の管理は、食品や医薬品などを扱う上で非常に重要な業務ですが、Excelやスプレッドシートなどの表計算ツールには限界があります。
手入力によるミス、リアルタイムでの情報共有の難しさ、通知機能の不足など、日々の運用で負担が積み重なってしまうケースも少なくありません。
賞味期限管理や在庫管理をエクセルでするよりも、「クラウド在庫管理システムzaico」の活用をご検討ください。
zaicoは、賞味期限を含む在庫情報をリアルタイムで共有・管理できるシステムで、在庫一覧画面そのものが管理表の役割を果たします。
エクセルからのデータ移行も簡単に行え、エクセルよりも簡単に利用でき、期限管理の手間を大幅に削減することが可能です。
賞味期限管理をエクセルですることに課題や限界を感じているなら、お気軽にzaicoにご相談ください。
