多くの中小企業では、手軽に使えるエクセルを受注管理のツールとして活用しています。
しかし業務が増えるにつれ、ファイルの更新ミス、在庫や出荷との連携の煩雑さ、情報の属人化など、エクセル管理の限界が見えてくることも少なくありません。
そんな中、受注管理を効率化しミスを防ぐ手段として注目されているのが受注管理システムです。
エクセル管理と受注管理システムの違いや、エクセルから脱却し受注管理システムを導入するメリット、エクセルから受注管理システムに移行するポイントを確認していきましょう。
受注管理システムはエクセルより良いもの？
一般的にエクセル管理よりも受注管理システムの方が受注管理には適しているといえるでしょう。
エクセル管理の特徴と受注管理システムの基本的な役割を確認していきましょう。
中小企業でよく使われるエクセル管理の特徴
エクセルは導入コストがかからず、柔軟な編集ができるため、多くの中小企業で採用されています。
項目やレイアウトを自由にカスタマイズできる反面、管理者によって使い方が異なり、統一された運用が難しいという課題もあります。
受注管理システムの基本的な役割
受注管理システムは、受注内容の入力から出荷・請求までを一元管理できるツールです。
業務ごとに分かれていた情報を連携させ、進捗管理・在庫確認・帳票作成なども自動化することで、業務全体の精度とスピードを向上させます。
受注管理システムとエクセル管理の違い
受注管理システムとエクセル管理にはどのような違いがあるのでしょうか。
受注管理システムとエクセル管理の違いを解説します。
情報の一元管理ができるかどうかに違いがある
エクセルでは情報が複数のファイルに分かれてしまい、どれが最新なのか分かりづらくなります。
受注管理システムでは、全ての情報がリアルタイムで一元管理されるため、誰でも正確なデータを確認できます。
入力ミス・転記ミスのリスクに違いがある
手入力が基本のエクセルは、数値ミスや転記ミスが起こりやすく、確認作業の負担も大きくなります。
システムでは自動入力やチェック機能が搭載されており、ヒューマンエラーの発生を大幅に抑えることが可能です。
在庫や出荷との連携可否に違いがある
エクセル管理では在庫情報を別シートや他システムから都度確認する必要があります。
受注管理システムなら、在庫や出荷情報と連動しており、在庫引当や出荷指示も自動で行えます。
複数人での同時作業対応に違いがある
エクセルファイルは同時編集に弱く、上書きや入力競合が起こりやすいです。
また、負荷に弱かったり、データの保全性についてもエクセルは受注管理システムより劣っている部分があります。
受注管理システムはクラウド上で動作し、複数名が同時に入力・確認しても整合性が保たれます。
受注管理システムでなくエクセルでするリスクと課題
受注管理をエクセルで管理することにはリスクや課題があります。
受注管理システムでなくエクセルでするリスクと課題を解説します。
入力ミス・二重登録・計算ミスの発生
関数の崩れやセルのずれにより、意図しないデータが残ったまま出荷や請求が行われることがあります。
意図しないデータにより、誤出荷や誤請求が発生し、信用問題にもつながるリスクがあります。
ファイル共有・更新の手間とトラブル
複数拠点や部門でファイルを共有する際、最新ファイルがどれか分からず混乱するケースが多発します。
メールやUSBメモリでのやり取りはセキュリティリスクも伴います。
担当者依存・属人化によるリスク
エクセルの管理ルールが担当者の頭の中にしか存在しない場合、異動や退職の際に業務が引き継がれず混乱を招く恐れがあります。
業務が個人依存になることで、組織全体の対応力が低下します。
在庫・出荷・請求との連携が困難
受注情報と在庫・出荷・請求データが別管理だと、転記や照合作業が煩雑になります。
これにより作業効率が落ち、確認漏れによるトラブルの温床になります。
エクセルにはない受注管理システムの主な機能
受注管理システムには、エクセルでは実現が難しい高度な機能が数多く搭載されています。
エクセルにはない受注管理システムの主な機能を解説します。
受注情報の登録・管理機能
商品名、数量、納期、単価などを一括して登録し、一覧画面で確認・検索することができます。
過去の受注履歴も紐づけて管理できるため、再注文や問合せ対応にも迅速に対応できます。
在庫連携・引当機能
受注情報と連動して在庫状況を確認し、自動で引き当て処理が行われます。
欠品が発生しそうな場合はアラートが表示されるなど、在庫の最適化にもつながります。
出荷・納品指示機能
受注データをもとに、出荷指示書や納品書を自動生成することができます。
物流部門との連携がスムーズになり、ミスや確認作業の手間が大幅に軽減されます。
請求・売上処理機能
出荷完了と同時に請求書を自動作成し、売上データとして記録されます。
請求漏れや記入ミスを防ぎ、経理業務との連携も円滑になります。
顧客情報との連携機能
受注情報と顧客マスタが連携しており、過去の取引内容や対応履歴をすぐに確認できます。
営業やカスタマーサポートでも、顧客ごとの状況を正確に把握できます。
各種帳票・レポート出力機能
受注一覧、売上推移、未納品一覧などの帳票をワンクリックで出力できます。
データのグラフ化やCSV出力も可能で、経営や現場の分析資料として活用できます。
エクセルから受注管理システムにするメリット
受注管理業務をエクセルから専用システムへ移行することで、多くの課題が解消され、業務の効率と精度が飛躍的に向上します。
エクセルから受注管理システムにするメリットを解説します。
入力ミス・転記ミスの削減につながる
システムには入力補助やデータの自動連携機能があるため、手作業での入力・転記によるミスが大幅に減少します。
受注から出荷・請求までの一連のデータが自動反映されるため、確認作業の手間も削減されます。
リアルタイムでの情報共有ができる
クラウド型の受注管理システムなら、部門をまたいだ情報の共有が即座に可能になります。
営業・在庫管理・出荷担当など、全員が同じ最新情報をもとに業務を進められます。
在庫・出荷・請求との自動連携ができる
受注データが在庫引当や出荷指示、請求書発行と自動でつながることで、業務のスピードと正確性が向上します。
手作業での転記や確認作業が不要になり、全体の流れがスムーズになります。
属人化を防ぎ、誰でも使える業務に変えられる
操作方法が標準化されており、マニュアル通りに使えば誰でも同じ手順で業務を進められます。
特定の担当者に依存せず、引き継ぎや教育も簡単になります。
業務の見える化とデータ分析がしやすくなる
受注件数や納期、売上推移などを一覧で可視化できるため、問題点の発見や改善策の立案がしやすくなります。
データに基づいた経営判断や戦略的な営業活動にもつながります。
エクセルから受注管理システムへの移行させるポイント
エクセル管理から受注管理システムへ移行する際には、スムーズな定着と運用効果を最大化するために、いくつかの準備が必要です。
エクセルから受注管理システムへの移行のポイントを解説します。
自社の業務フローを可視化する
まずは、受注から出荷・請求までの業務プロセスを図にして整理することが大切です。
どこでミスが発生しているか、手間がかかっている工程はどこかを明確にすることで、必要な機能や改善点が見えてきます。
エクセルからのデータ移行に備える
現在のエクセルに入力されている顧客データ・商品マスタ・受注履歴などを事前に整理し、移行可能な状態に整えることが重要です。
不要な情報を削除したり、表記を統一したりすることで、移行作業がスムーズになります。
現場の使いやすさを重視した選定
受注管理システムは実際に使う現場の担当者が使いやすいと感じることが最も重要です。
デモ画面やトライアルを活用して、操作性や導入後のサポート体制まで確認しましょう。
在庫管理システムとの連携
受注情報が在庫と連動することで、引当や出荷指示が自動化され、作業効率が飛躍的に向上します。
将来的な業務拡張も見据えて、在庫管理システムとの連携性が高い受注管理システムを選ぶことが効果的です。
エクセルから受注管理システムへの移行前にzaico
受注管理システムを本格的に導入する前に、まず整備しておきたいのが在庫管理です。
在庫情報が正確でなければ、いくら高度な受注管理システムを導入しても、引当ミスや出荷遅延といったトラブルは防げません。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
エクセルから受注管理システムへの移行や受注に役立つ在庫管理システムをお探しの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
