受発注管理は、ビジネスの土台となる重要な業務です。
専用のシステムを導入するにはコストや時間がかかるため、まず受発注管理をエクセルで始めたいと考える方も少なくありません。
受発注管理をエクセルで行う方法から、受発注管理をエクセルで行うメリット・デメリット、受発注管理のエクセル運用に限界を感じたときの対策をわかりやすく解説します。
受発注管理はエクセルでするもの？
結論からいえば、受発注管理はエクセルでも十分に行うことが可能です。
エクセルにはセルへのデータ入力、関数による自動計算、フィルターや並べ替えなど、管理業務に役立つ機能がひと通りそろっています。
例えば、受注日や取引先名、商品名、数量、金額、納期、ステータスなどの情報を一覧表にまとめれば、基本的な受発注管理表として機能します。
実際に、取引先が少ない中小企業や個人事業主の方であれば、エクセルで受発注管理を回しているケースは珍しくありません。
ただし、エクセルは受発注管理に特化して設計されたツールではなく、あくまでも汎用的な表計算ソフトです。
取引件数が増えてきたり、複数の担当者が同時に作業したりする場面では、運用上の課題が出てくることもあります。
まずはエクセルで管理を始めてみて、業務の成長に合わせてツールの見直しを検討するのがおすすめです。
受発注管理をエクセルでする方法
受発注管理をエクセルで始めるには、いくつかのステップを踏んで準備を進める必要があります。
受発注管理をエクセルで始めるための手順を紹介します。
管理項目を決める
最初に行うべきことは、管理表に必要な項目を洗い出す作業です。
一般的な受発注管理で使われる項目としては、受注番号（発注番号）、受注日（発注日）、取引先名、商品名、数量、単価、合計金額、納期、ステータスなどが挙げられます。
自社の業務内容や取引の流れに合わせて、必要な項目を過不足なく設定することが大切です。
項目が多すぎると入力の手間が増え、少なすぎると必要な情報を追跡できなくなるため、バランスを意識しましょう。
また、受注管理と発注管理を同じシートで管理するのか、別々のシートに分けるのかも、この段階で決めておくとスムーズです。
受発注管理表のフォーマットを作成する
管理項目が決まったら、エクセル上でフォーマットを作成します。
1行目に項目名をヘッダーとして並べ、2行目以降にデータを入力する一覧形式が基本です。
視認性を高めるために、ヘッダー行に色を付けたり、罫線を引いたりして見やすく整えましょう。
ステータス欄にはドロップダウンリスト（入力規則）を設定し、「未対応」「対応中」「納品済み」「入荷済み」などの選択肢を用意しておけば、人によって記述がばらつく心配がありません。
また、条件付き書式を使ってステータスごとにセルの色が自動的に変わるようにしておくと、進捗状況をひと目で把握しやすくなるでしょう。
関数やマクロを組み込む
フォーマットが完成したら、関数やマクロを使って作業効率を高めましょう。
例えば、SUMIF関数を使えば、特定の取引先ごとの合計金額を自動で集計できます。
また、納期が近づいた案件をハイライトするには、TODAY関数と条件付き書式を組み合わせると効果的です。
さらに高度な自動化を目指す場合は、VBAマクロを組み込むことで、データの自動転記や帳票の出力なども実現できます。
ただし、マクロは作成者以外がメンテナンスしにくいというデメリットもあるため、使用範囲は慎重に検討しましょう。
運用ルールを定めて周知する
エクセルでの受発注管理を安定して続けるためには、運用ルールの策定が欠かせません。
入力するタイミング、入力する担当者、ファイルの保存場所、ファイル名の命名規則など、細かな取り決めを事前に定めておきましょう。
とくに複数人で管理する場合は、「誰がいつどのように入力するか」を明確にしておかないと、データの重複や抜け漏れが発生しやすくなります。
策定したルールは文書化して、関係者全員に周知することが重要です。
定期的にルールの見直しを行い、実態に合わなくなった部分は更新していくことで、長く安定した運用が可能になります。
受発注管理をエクセルでするメリット
エクセルでの受発注管理は、手軽さと自由度の高さが大きな魅力です。
受発注管理をエクセルでするメリットを見ていきましょう。
追加コストをかけずに始められる
エクセルは多くの企業ですでに導入されているため、新たなソフトの費用をかけずに始められます。
専用システムのように月額料金や初期導入費がかからない点は、特にコストを抑えたい中小企業にとって大きなメリットです。
また、すでに使い慣れたスタッフが多ければ、操作を覚え直す負担もほとんどありません。
まずは小さく試してみたいという企業には、有力な選択肢になります。
項目やレイアウトを自社の業務に合わせて作れる
エクセルは自由度が高く、自社の業務フローに合わせた管理表を柔軟に作成できます。
業種や商材によって必要な管理項目は異なりますが、エクセルなら列を追加・削除するだけで簡単にカスタマイズが可能です。
専用システムでは用意されたフォーマットに業務を合わせなければならないこともありますが、エクセルなら逆に業務に合わせてフォーマットを設計できます。
レイアウトも自由に変えられるため、見やすさや使いやすさを自分たちで追求できるのも魅力です。
関数やマクロで作業をある程度自動化できる
エクセルには豊富な関数が用意されており、計算や集計を自動化できます。
IF関数やSUMIF関数を使った条件分岐や集計、VLOOKUP・XLOOKUP関数によるデータ参照など、工夫次第でさまざまな自動化が可能です。
さらにVBAマクロを活用すれば、繰り返し行う定型作業をワンクリックで実行できるようにもなります。
完全な自動化は難しいものの、計算や集計の手間を大幅に減らせるため、業務効率の改善に役立つでしょう。
受発注管理をエクセルでするデメリット
エクセルには多くのメリットがある一方で、専用システムに比べるとデメリットもあります。
受発注管理をエクセルでするデメリットを解説します。
入力ミスによってデータやファイルが破損する場合がある
エクセルは自由に編集できるぶん、誤った操作でデータを壊してしまうことも少なくありません。
例えば、セルを誤って消したり数式を上書きしたりすると、集計結果が合わなくなることがあります。
また、複雑なマクロや数式を組み込んでいる場合は、何かの拍子にファイルそのものが開けなくなるケースもあるでしょう。
データが壊れると過去の受発注履歴まで失いかねないため、注意が必要です。
複数人での同時編集や共有がしにくい
ファイルサーバーや共有フォルダに保存した従来型の運用では、同じファイルを複数人が同時に編集できません。
ファイルを開いているユーザーがいると、他のユーザーは「読み取り専用」になってしまいます。
その結果、入力作業に待ち時間が発生したり、各自がローカルにコピーを作って作業することでデータの整合性が失われたりすることがあります。
チームでの運用においては、この同時編集の制約がボトルネックになることも少なくありません。
データ数が増えると起動や処理が重くなる
エクセルは大量のデータを扱うのが苦手です。
取引件数が増えてデータが数千行、数万行に膨らんでくると、ファイルの起動や保存に時間がかかるようになります。
関数やマクロが多く組み込まれている場合は、処理速度の低下がさらに顕著になってくるでしょう。
動作が重くなることで日常業務に支障が出るようになれば、エクセルでの管理を見直すべきタイミングかもしれません。
受発注管理のエクセル運用に限界を感じたときの対策
ここまで見てきたデメリットは、運用の工夫やツールの見直しでカバーできます。
受発注管理のエクセル運用に限界を感じたときの対策を紹介します。
入力規則やシートの保護で入力ミスを防ぐ
データ破損を防ぐには、入力規則とシートの保護を組み合わせるのが有効です。
入力規則を使えば、ステータスや数量に入れられる値を制限し、想定外のデータが入るのを抑えられます。
また、数式が入っているセルや触ってほしくない列にはシート保護をかけ、誤って編集されないようにしておくと安心です。
あわせて、万が一データが壊れたときに備えて、ファイルを定期的にバックアップしておくことも忘れないようにしましょう。
クラウド型のエクセルに移行する
同時編集や共有に課題を感じている場合は、Microsoft 365のクラウド版エクセルへの移行が有効です。
クラウド版であれば、複数人がリアルタイムで同じファイルを編集でき、変更履歴も自動的に保存されるため、誤った編集があっても以前の状態に戻せます。
また、ブラウザからアクセスできるため、外出先やリモートワーク中でも管理表を確認・更新できる点もメリットです。
ただし、ブラウザ版のエクセルではVBAマクロが動作しないなど機能に制限があるため、事前に自社の管理表が問題なく動作するか確認しておきましょう。
専用システムに乗り換える
エクセルではデータ量の増加や業務の複雑化に対応しきれなくなった場合は、専用システムへの移行を検討しましょう。
専用システムには、在庫管理との連携や発注書・請求書の自動発行、ステータスのリアルタイム更新、権限管理など、エクセルでは実現が難しい機能が備わっています。
コストはかかるものの、業務のミスを減らし、作業時間を短縮できるため、適切に導入・運用すれば、長期的には投資効果が期待できるでしょう。
自社の業務規模や課題に合ったシステムを比較検討し、段階的に移行を進めていくのがおすすめです。
受発注管理はエクセルよりzaico
受発注管理を適切に運用するには、現在の在庫を正確に把握しておくことが欠かせません。
いくら受発注の表を丁寧に作り込んでも、実際の在庫がリアルタイムに見えていなければ、欠品や過剰発注につながります。
受発注の判断のもとになる在庫情報を正確に押さえるなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
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バーコードやQRコードをスキャンするだけで入出庫を記録でき、在庫が発注点を下回ると自動でアラートが届くため、発注のタイミングを逃しません。
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