日々の業務で在庫管理表を使っているものの、「見づらくてミスが増える」「どこに何があるかすぐにわからない」と課題を感じている場合もあるかもしれません。
見やすく、誰が見てもわかる在庫管理表を作ることは、業務の効率化やトラブル防止に直結します。
確認ミスや属人化を防ぐ見やすい在庫管理表を簡単に作成する手順、さらに在庫管理表よりも効率化のための手段としての在庫管理システムの活用について確認していきましょう。
見やすい・わかりやすい在庫管理表が必要な理由
在庫管理は、企業の業務効率やコスト管理に直結する重要な業務のひとつです。
しかし、管理表が複雑で見づらかったり、情報の整理が不十分だったりすると、さまざまな問題が発生します。
在庫管理表が見やすい、わかりやすいことの重要性を確認していきましょう。
確認ミスや誤発注が起きやすくなる
情報が整理されていない管理表では、必要なデータが一目で把握できず、確認ミスや読み間違いが発生しやすくなることも珍しくありません。
その結果、誤った数量での発注や、すでに在庫があるにもかかわらず追加発注してしまうといったミスにつながるおそれがあります。
属人化して引き継ぎが難しくなる
管理表が複雑で、特定の担当者しか理解できないような形式になっていると、業務が属人化してしまいまうでしょう。
その状態では、担当者が不在になった際や異動・退職時の引き継ぎがスムーズにいかず、業務の停滞やミスのリスクが高まります。
業務効率が下がる原因になる
見づらい在庫管理表は、日々の確認や更新作業に余計な時間がかかる原因になりかねません。
「どこに何が記載されているのか」「今見ている情報が最新なのか」といった確認に手間がかかることで、本来の業務にかける時間が削られ、全体の業務効率が低下してしまうでしょう。
在庫数の把握に時間がかかる
必要な在庫情報が分散していたり、表の構造が複雑だったりすると、正確な在庫数を把握するのに時間がかかってしまいます。
この場合、迅速な意思決定が求められる場面では、大きなタイムロスになりかねません。
在庫切れや過剰在庫に気づきにくい
在庫管理表が視認性に優れていないと、必要なタイミングでの在庫補充や、不要な在庫の調整が後手に回ることがあります。
その結果、在庫切れによる機会損失や、過剰在庫による保管コストの増加など、経営面でも大きな影響を及ぼすこともあるでしょう。
見やすい・わかりやすい在庫管理表の特徴
在庫管理表は、ただ情報を並べればよいというものではありません。
現場で日々確認・更新されるツールだからこそ、見やすさとわかりやすさが非常に重要です。
見やすい・わかりやすい在庫管理表の特徴を確認していきましょう。
一覧性が高く、全体が把握しやすい
在庫管理表は、必要な情報をひと目で確認できる一覧性が重要です。
カテゴリごとに整理されていたり、項目が論理的な順序で並んでいたりすることで、全体の構成が理解しやすくなります。
具体的には、ユーザーがスクロールや検索に頼らず、直感的に情報を確認できる設計が理想です。
色やマークで状態が一目でわかる
在庫の過不足や対応の要否などを明示するために、色分けやアイコンの活用は非常に効果的です。
たとえば、在庫数が少ない場合は赤、適正在庫は緑といった色分けをすることで、視覚的に状態を把握しやすくなります。
また、条件付き書式やマークを活用することで、見落としの防止にもつながるでしょう。
必要な情報に絞ったシンプル設計
情報を多く載せすぎると、かえって見づらくなり、重要な情報が埋もれてしまいます。
在庫管理表には、現場で本当に必要な項目だけを絞り込むことが大切です。
たとえば「品名」「型番」「在庫数」「最終更新日」など、目的に応じて必要最小限に整理することで、使いやすさが向上します。
並べ替えやフィルターで使いやすい
品目数が多くなると、ほしい情報を探すのに時間がかかります。
そのため、ソート（並べ替え）やフィルター機能を活用できる表は非常に便利です。
たとえば、在庫が少ない順に並べ替えたり、特定のカテゴリだけを抽出したりすることで、状況に応じた迅速な判断が可能になります。
フォントやセル幅の工夫で視認性が高い
小さすぎる文字や狭いセル幅では、情報が詰まりすぎて読みづらくなります。
反対に、適切なフォントサイズ・行間・セルの余白が保たれていれば、パッと見たときの情報の読み取りやすさが格段に上がるでしょう。
また、重要な項目に太字や枠線を使用するなど、視認性を意識したデザインの工夫も効果的です。
入力形式が統一されている
日付のフォーマットや単位、数値の桁区切りなどがバラバラだと、情報の確認や集計作業が煩雑になってしまうでしょう。
全員が同じルールに従って入力・更新することで、データのばらつきがなくなり、共有・分析がしやすくなります。
運用ルールを決めたうえで、フォーマットを統一することが重要です。
見やすい・わかりやすい在庫管理表の簡単な作り方
在庫管理表の必要な情報を整理し、誰が見てもすぐに理解できるように工夫することで、ミスの防止や意思決定の迅速化につながります。
見やすい・わかりやすい在庫管理表の簡単な作り方を確認していきましょう。
必要な項目を決めて、表の構造を考える
まずは在庫管理表に載せるべき項目を明確にしましょう。
一般的には「品目名」「型番」「在庫数」「最終入庫日」「保管場所」「単位」などが基本となりますが、業務内容に応じて項目を取捨選択することが大切です。
項目を決めたら、それぞれの情報がどのように並ぶと見やすいか、列の順序やグルーピングもあわせて検討します。
見やすい構造が、表の運用定着に直結するでしょう。
Excelで一覧表を作成する
Excelは、多くの企業で導入されている汎用性の高いツールです。
基本的な表を作るだけでなく、計算式や機能を活用すれば、使い勝手のよい在庫管理表を作ることができます。
まずは列の見出しを入力し、あらかじめ必要な行数を確保して、データをどこに入力するかを定義しましょう。
セルの結合や罫線、背景色なども、整理された印象を与えるための重要な要素です。
条件付き書式で在庫数を色分けする
在庫数に応じてセルの色を自動で変える「条件付き書式」を使えば、在庫の異常にすぐ気づける表が作れます。
たとえば、在庫数が一定数を下回ったら赤色に、過剰在庫は黄色にといったルールを設定することで、視覚的に重要度が伝わるでしょう。
色分けのルールは明確に決めて、誰が見ても意味が伝わるようにしておくことがポイントです。
入力ミスを防ぐための工夫
Excelでの在庫管理では、手入力によるミスが課題になります。
これを防ぐには、ドロップダウンリストを使って入力内容を選択式にしたり、データの形式を制限する「データの入力規則」を活用したりするのがおすすめです。
また、入力専用の行・列に色を付けて視覚的に区別したり、誤って数式を削除しないように保護機能を使ったりするなど、ちょっとした設定で精度は大きく向上します。
スパークラインで在庫推移を可視化
在庫の変動を直感的に理解したい場合は、「スパークライン」を活用しましょう。
これは、セルの中に小さなグラフを表示できるExcelの機能で、過去の在庫数の変化を視覚的に確認できます。
グラフとしてスペースを取らず、一覧性を損なわない点も魅力です。
特定の商品が急に減っていないか、増えすぎていないかなどの傾向をひと目で把握できるようになります。
並べ替え・フィルター機能を活用する
Excelの並べ替えやフィルター機能を使えば、必要な情報を簡単に抽出できます。
たとえば在庫数が少ない順に並び替えたり、特定の保管場所の商品だけを表示したりといった操作がワンクリックで可能です。
定期的なチェックや棚卸しにも活用でき、業務効率が大きく向上します。
これらの機能を積極的に使いこなすことが、実用的な在庫表づくりには欠かせないでしょう。
見やすい・わかりやすい在庫管理システムを使う
Excelでの在庫管理は手軽ですが、入力や更新の手間、共有・リアルタイム性の面では限界があります。
こうした課題を解消するには、専用の在庫管理システムの導入が効果的です。
特に、一覧画面がそのまま管理表のように機能するシステムなら、業務への落とし込みもスムーズです。
自動計算、在庫アラート、履歴の自動記録など、Excelでは難しい機能も標準で備わっていることが多いので、業務効率が飛躍的に向上するでしょう。
在庫管理表より見やすい在庫管理がしたいならzaico
見やすく、わかりやすい在庫管理表は業務効率を大きく左右しますが、Excelやスプレッドシートなどの表計算ツールには限界があります。
手入力によるミス、共有の煩雑さ、リアルタイム更新の難しさなど、日々の運用で負担が積み重なってしまうケースも少なくありません。
在庫管理表を見やすい簡単なものを使うのも良いですが、より効果的な在庫管理を実現するためには「クラウド在庫管理システムzaico」の活用をご検討ください。
zaicoは、在庫情報をリアルタイムで共有・管理できるシステムで、在庫一覧画面そのものが管理表の役割を果たします。
また、紙やエクセルからの移行も簡単にできますので、在庫管理表を見やすい簡単なものが欲しい、在庫管理をより効率化したいとお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
