ドラッグストアではさまざまな物品を扱っており、医薬品だけでなく日用品など、数多くの物品を管理する必要があります。
そのため、ドラッグストアでの棚卸しは、数多くの物品を扱わなければならず大変な業務といえるのではないでしょうか。
ドラッグストアでも棚卸しが合わない場合、数え直しや管理方法を見直す必要もあるので、棚卸しをしたが合わないという状態は避けなければいけません。
ドラッグストアの棚卸しが合わなかったらどうすれば良いのか、ドラッグストアの棚卸しが合わない原因や対策法について確認していきましょう。
ドラッグストアの棚卸しが合わない原因
ドラッグストアでは薬品以外にも日用品などの物品もおかれています。
そのため、ドラッグストアの棚卸では、数多くの物品の状態を確認することが求められます。
ドラッグストアの棚卸が合わない原因を確認していきましょう。
カウントミスのため
在庫管理時点でカウントをミスしており、そのせいで棚卸しが合わないこともあります。
棚卸し作業は、これまでの在庫管理の確認作業のようなものなので、在庫管理でカウントミスがあると、どうしても合わなくなるでしょう。
在庫管理でのカウントミスが原因の場合は、まずどのタイミングでミスが生じていたのか在庫管理表などを見て確認し、計算し直す必要があります。
入力ミスのため
棚卸し作業中に入力ミスが発生しており、合わない場合もあるでしょう。
この場合は、どこに入力ミスがあるのか再度確認し、修正していく必要があります。
しかし、入力ミスしてしまうと、それ以降もすべて間違っていることもあるので、一か所だけではなく全て見直すことも必要となる場合もあります。
もしもデジタルで入力しており、コピーアンドペーストをしていれば、間違ったものをコピーしていることになるので全て間違っているでしょう。
また、間違っているものを見ながら作業していれば、それ以降の作業もすべて間違いである可能性も高いので、最初からやり直す方が手っ取り早いこともあります。
計算ミスのため
単純に計算ミスから、合わないこともあります。
最後の合計が間違っているだけなら再度計算し直せば良いですが、途中の計算が間違っている場合は、どこが間違っているのか確認し直す必要があり、手間です。
最後に計算ミスに気付くのではなく、途中で計算ミスに気づけるよう頻繁に計算しながら棚卸作業を進めるなど、工夫することが大切となります。
事務処理に不備があるため
棚卸し作業はこれまでの在庫管理の答え合わせのような作業です。
もしも事務処理が徹底されていない場合は、ミスがどこかで生じており、その結果棚卸しが合わないことになっているのかもしれません。
棚卸しが合わないミスは時間もかかって大変なので、日頃の事務処理を徹底することが大切です。
ルールが不適切なため
在庫管理のルールが作られておらず、適当な管理になっていると棚卸し作業が合わない事態を引き起こしてしまうでしょう。
棚卸しは在庫管理の答え合わせのような作業なので、在庫管理のルールができていないと、ミスだらけの帳簿が出来上がってしまいます。
その結果棚卸しが合わず、再度やり直すことにもなってしまうでしょう。
仕入れ先のミスのため
仕入れ先が間違っており、棚卸しが合わないこともあります。
在庫管理にもミスがなく、計算ミスもしていない場合は仕入れ先がミスしている可能性も考えましょう。
例えば、数を間違えて納品しており、伝票との差異が生じていたりなど、仕入先によるミスがあると棚卸しは合いません。
盗難や紛失のため
ドラッグストアに限らず小売店の場合、盗難や紛失といったケースは少なくありません。
盗難でも紛失でも適切に処理をされないで物品が失われている状態になるので、管理上と差異が出てしまい、棚卸しが合わないということは起こりやすいことです。
盗難や紛失は別の問題として対処しなければいけない部分もありますが、棚卸しが合わない原因の可能性として認識しておく必要があるでしょう。
ドラッグストアの棚卸しが合わないときの確認ポイント
ドラッグストアでの棚卸しが合わないときは、どうすれば良いのでしょうか。
ドラッグストアの棚卸しが合わないときの確認ポイントを見ていきましょう。
原因を究明する
棚卸しが合わないときはまず、原因を探りましょう。
原因究明するためには、在庫管理を見直したり再度棚卸しをやり直したり、どこに原因があるのか見つけることが大切です。
計算ミスしている可能性がある場合は、再度数え直す必要もあるでしょう。
棚卸しが合わないことを放置するのではなく、合わないことが発覚したら、すぐに原因究明することが大切です。
ダブルチェックをする
一人で棚卸しをしていると、どうしてもミスが見つかりにくいです。
そのため、棚卸しが合わないと気付いた場合は、一人で原因を探るのではなく別の人に依頼して、帳票や管理表などの見直しをしてもらうと良いでしょう。
ダブルチェックすることで自分一人では気づけなかったミスに、気づくこともできます。
最終的には棚卸差異として計上する
どうしても原因が見つからず、何度やっても棚卸しが合わない場合は、棚卸差異として計上してしまっても良いです。
棚卸しは結局人の目で行うので、ミスはよく生じるものです。
どうしても原因が分からない場合は、実際の在庫数に帳簿を合わせる最終手段を取りましょう。
この場合、在庫数が帳簿の数よりも実際に多いのか少ないのか、記載することが大切です。
例えば、実際の在庫数のほうが少ない場合は棚卸差損、多い場合は棚卸差益となります。
ドラッグストアの棚卸しが合わないを防ぐポイント
ドラッグストアの棚卸が合わないのを防ぐにはどうすれば良いのでしょうか。
ドラッグストアの棚卸が合わないのを防ぐポイントを確認していきましょう。
在庫管理のマニュアル化をする
在庫管理のマニュアルを作成することでフローやポイントを整理しやすくなります。
棚卸しでミスが生じてしまうのは、在庫管理自体にミスがある可能性が高いです。
そのため、まずは在庫管理をマニュアル化し、ミスが発生しにくい状態で管理を進めることも大切となります。
在庫管理を最適な状態にする
在庫管理が最適な状態であれば、ミスなく棚卸しを進めることができるでしょう。
例えば、乱雑な状態で在庫管理されていると、どこに何があるのか分からず、棚卸しも進みにくいです。
さらに、紛失してしまうと棚卸しが合わないですしいつまで経っても原因が分かりません。
綺麗に整理整頓したり、決めた場所に管理するなど、在庫管理を最適な状態に保つことを意識してください。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムを導入すると、ミスの放置がなくなります。
たとえば、アナログで行うとミスが発生したことに気づかないまま作業を進めることになりますが、在庫管理システムであればミスがあるとエラーがおきるので、一度手を止めることができるでしょう。
また、在庫管理システムであれば自分で計算しないので計算ミスも生じにくくなります。
このように、アナログから在庫管理システムを導入するだけで、さまざまなミスを事前に防ぐことができるかもしれません。
ダブルチェックをする
ダブルチェックをしながら棚卸し作業を進めることで、自分だけでは気づけなかったミスに気づきやすくなります。
ダブルチェックだと、主観で行った作業に客観的な視点が入るので、すぐにミスに気づける可能性が高いです。
棚卸しのような淡々とした作業だと、自分でも気づかないうちにミスが発生していることもあります。
早い段階でミスに気づけるようにするためにも、複数人体制で行うことが大切です。
ドラッグストアの棚卸しが合わないの改善にzaico
ドラッグストアの棚卸が合わないときは、どこに原因があるのか確認することが大切です。
場合によっては在庫管理システムを導入した方が良いこともあるでしょう。
在庫管理システムの導入を考えている場合、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、クラウドで在庫管理ができるツールで、棚卸しなどの作業も簡単に行うことができます。
ミスがあればエラーで教えてくれるので、ミスを放置することなく作業を進めることができるでしょう。
実際にzaicoで多くの種類の棚卸しを進めている事例もありますので、zaicoで棚卸しを進めたい場合はお気軽にご相談ください。
