納品管理は、重要な業務ですが、納品情報が散在していたり、記録が曖昧だったりすると、納品漏れや重複、取引先とのトラブルにつながる恐れがあります。
そこで、納品管理表を適切に活用することで、業務の効率化とミスの削減が実現可能です。
納品管理表の基本からエクセルでの納品管理表の作成方法、よくある納品管理表の課題と対策をわかりやすく解説します。
納品管理表とは
納品管理表とは、商品やサービスの納品状況を一元的に記録・管理するための帳票やリストのことです。
いつ、誰に、何を、どれだけ納品したのかという情報を時系列で整理し、納品業務の可視化を図ります。
納品管理表の最大の目的は、納品業務の正確性を担保し、トラブルを未然に防ぐことです。
また、納品状況の可視化で、物流や在庫管理部門との連携もスムーズになります。
紙やエクセル、専用のシステムなど、さまざまな形式で作成されますが、共通するのは納品に関する情報を漏れなく記録するという点です。
納品管理表と納品書の違い
納品管理表と混同されやすい書類に「納品書」があります。
納品書は、納品時に取引先に渡す正式な書類で、商品名、数量、金額などを明記し、納品の事実を証明するものです。
一方、納品管理表は社内で使用する管理ツールであり、複数の納品案件を一覧化して管理します。
納品書は個別の納品ごとに発行されますが、納品管理表は複数の納品書の情報を集約し、全体の納品状況を把握するために使われます。
つまり、納品書が「点」の情報であるのに対し、納品管理表は「線」や「面」で情報を捉えるツールといえるでしょう。
納品管理表の活用シーン
納品管理表は、業種や業態を問わず、モノの移動が発生するあらゆるシーンで活用されます。
例えば、BtoB（企業間取引）の取引においては、締め日に合わせて一括で請求することが多いため、月内にどの案件が納品完了し、売上として計上できるかを把握するために有効です。
また、ECサイト運営などの現場では、日々多くの出荷が発生します。
納品管理表は、「注文は受けたがまだ発送していないもの」を特定し、発送漏れを防ぐために不可欠です。
納品管理表に入れるべき主な項目
納品管理表を効果的に機能させるには、必要な情報を過不足なく記録することが重要です。
納品管理表に含めるべき主な項目をカテゴリに分けて紹介します。
基本情報
基本情報は、納品を特定するための基本的な項目です。
主な項目は、以下のとおりです。
納品日
納品先(顧客名や店舗名)
納品書番号
受注番号
後から納品書や受注データと紐付けたり、問い合わせに対応したりする際に必要となります。
商品情報
商品情報は、納品した商品やサービスの詳細を記録する項目です。
主な項目は、以下のとおりです。
商品コード（品番）
商品名
規格・仕様
似たような名称の商品を扱っている場合に、個々の商品を特定するために特に重要になります。
数量・金額情報
数量・金額情報、納品の実態を数値で把握するための項目です。
主な項目は、以下のとおりです。
受注数量
納品数量
単価
合計金額
数量や金額の記録は、後の経理処理や売上分析の基礎データとなるため、正確性が求められます。
管理情報
管理情報は、納品業務の進捗や状態を把握するための項目です。
主な項目は、以下のとおりです。
納品ステータス（手配中・出荷済・納品完了など）
配送方法
配送業者名
追跡番号
業務の進捗状況をチームで共有するのに役立ちます。
納品管理表を作成するメリット
納品管理表の作成・運用は、日々の業務に多くのメリットをもたらす取組です。
納品管理表を作成する代表的なメリットを解説します。
納品漏れ・二重納品を防ぐ
納品管理表のメリットの1つは、人為的なミスを未然に防げることです。
記憶やメモ書きに頼っていると、「発送したつもりで忘れていた」という納品漏れや、逆に「別の担当者がすでに発送したのを知らず、もう一度送ってしまった」という二重納品のリスクがあります。
出荷作業前に必ず納品管理表を確認・更新するフローの徹底により、ミスを減らし、顧客との信頼関係の維持が可能です。
納品履歴を追跡できる
納品管理表は、過去の納品履歴を体系的に蓄積するデータベースとしても役立つ情報です。
いつ、どの取引先に、何を納品したかという情報が時系列で整理されているため、顧客からの問い合わせに対して迅速かつ正確に回答できます。
また、納品トラブルが発生した際にも、履歴を遡って原因の特定が可能です。
さらに、蓄積されたデータの分析により、販売戦略や在庫計画の立案にも活用できます。
担当者間の情報共有をスムーズにする
納品業務は、営業や倉庫、経理など、複数の部門が関わることが一般的です。
納品管理表がない場合、営業担当が倉庫担当に「あの件、もう送った？」と電話で確認したり、経理担当が「請求書を出していいの？」と迷ったりするタイムロスが発生します。
納品管理表をクラウドや共有サーバー上で管理し、全員が最新情報を閲覧できるようにすれば、こうした確認作業は不要です。
リアルタイム性の高い共有ができれば、部門間の連携がスムーズになり、組織全体の生産性向上が期待できます。
納品管理表をエクセルで作る方法
納品管理表を導入する際、まずは手軽なエクセルやGoogleスプレッドシートから始める企業が多いでしょう。
エクセルを使って納品管理表を作成するための手順を解説します。
管理する項目を決める
いきなりエクセルを開いて入力を始める前に、まずは納品管理表の設計図を描くことが重要です。
「納品管理表に入れるべき主な項目」を参考に、自社の業務に本当に必要な項目を洗い出します。
項目が多すぎると入力が負担になり、少なすぎると必要な情報が記録できません。
実際の納品業務の流れを振り返りながら、「どの情報があれば納品業務がスムーズに進むか」「後から確認が必要になる情報は何か」を検討しましょう。
フォーマットを作成する
項目が決まったら、エクセルのシートにフォーマットを作成します。
1行目に見出しとなる項目名を入力し、見やすいように太字にしたり、背景色をつけたりしましょう。
データが増えてきても見出しが常に表示されるように、「表示」タブにある「ウィンドウ枠の固定」機能を使うと非常に便利です。
また、印刷して使用する可能性がある場合は、印刷範囲やヘッダー・フッターの設定も行っておくと良いでしょう。
関数や入力規則を組み込む
フォーマットができたら、エクセルの機能を活用して、入力の手間とミスを減らす工夫を盛り込みます。
例えば、単価と数量から合計金額を自動計算するSUM関数を組み込むことで、計算ミスを防ぐことが可能です。
また、納品ステータスや配送方法など、選択肢が決まっている項目には、データの入力規則でプルダウンリストを設定すると、入力の統一と効率化が図れます。
「完了」と「済」が混在するなどの表記ゆれがなくなれば、検索や集計する際の精度が向上します。
運用ルールを策定する
優れた納品管理表を作成しても、運用ルールが曖昧では期待した効果は得られません。
まず、誰が、いつ、どのタイミングで入力するかを明確にしましょう。
例えば「受注時に営業が予定情報を入力」「出荷時に物流担当が実績を入力」といった具合です。
また、ファイルの保存場所やファイル名のルールも決め、誰もが最新版にアクセスできる環境を整えます。
ルールを実効性のあるものにするには、わかりやすくマニュアル化し、関係者全員で共有することが重要です。
納品管理表でよくある課題と対策
手軽に始められるエクセルでの納品管理ですが、運用していく中で課題に直面するケースも少なくありません。
事前によくある課題とその対策を知っておくことで、問題の発生を防ぐことができます。
納品管理表でよくある課題と対策を確認していきましょう。
入力項目が多くて負担が大きい
納品管理表を作成する際、「せっかくだからあれもこれも管理したい」と欲張って、項目を増やしすぎてしまうケースがあります。
しかし、項目が多すぎると、入力に時間がかかって現場の負担が大きくなる原因です。
結果として入力が後回しにされたり、省略されたりして、納品管理表の運用が形骸化しかねません。
管理の目的を再確認し、「その項目がなければ本当に困るのか」という視点で見直します。
「あったら便利」程度の項目は思い切って廃止し、必要最低限の項目に絞り込んで運用を定着させることを目指しましょう。
入力漏れや誤入力が頻発する
手入力に頼るエクセルの納品管理表では、入力漏れや誤入力が避けられません。
特に繁忙期や複数案件が重なる時期には、ミスが発生しやすくなります。
この問題には、入力支援の仕組みを組み込むことが有効です。
プルダウンリストや自動計算機能のほか、必須項目には条件付き書式で未入力セルに色を付けるなどの工夫が考えられます。
また、商品マスタや顧客マスタを別シートに用意し、VLOOKUP関数で参照する仕組みにすれば、商品名や顧客名の入力ミスを防げます。
さらなる精度向上を目指すなら、専用システムを導入して、バーコードやQRコードスキャンを導入するのも有効な選択肢です。
ファイルが重くなり更新に時間がかかる
長年の納品データが蓄積されていくと、エクセルファイルのサイズが大きくなり、開くのに時間がかかったり、動作が遅くなったりします。
動作遅延による業務効率の低下は、現場の不満が高まる原因です。
対策としては、月ごとや年度ごとにファイルを分割して運用する方法があります。
しかし、ファイルを分割すると過去のデータを横断した検索が難しくなる点がデメリットです。
データ量が増えてエクセルでの管理に限界を感じ始めたら、それは専用の在庫管理システムや納品管理システムへ移行すべきサインといえるでしょう。
納品管理表に限界を感じたらzaico
納品管理表は、納品業務の正確性を担保するだけでなく、履歴の追跡や部門間の情報共有にも役立つツールです。
エクセルによる納品管理表は、コストをかけずに手軽に始められる一方で、入力負担や誤入力、ファイルの肥大化などの課題もかかえています。
これらの課題を解決し、さらに高度な管理を実現したい場合には、専用のシステムの導入が有効な選択肢となります。
もっと手軽に、ミスなく納品管理を行いたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoでは、出庫データに取引先や出庫予定日、納品単価などを登録できるので、納品管理表として活用できます。
スマホでバーコードを読み取るだけで入出庫を記録できるため、入力ミスの大幅削減にもつながります。
納品管理表に限界を感じ始めている方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
