週休3日の会社がZAICOを使う理由
欠品ゼロ!在庫数4割減!事務管理ゼロに!

2021・01・19

株式会社ウチダレック 専務の内田光治様

抱えていた課題
入出庫管理しかできておらず、在庫実数が不明で欠品や過剰在庫に悩まされる。
 
ZAICO選定理由
在庫管理の実務に沿った無駄の無い機能と安さ!
 
導入・活用効果
正しく在庫実数を把握できるようになり欠品も過剰在庫も削減。
現場で在庫管理を完結できるようになり、管理部門の在庫管理業務をゼロにできた。

在庫管理基本情報
・会社名:株式会社ウチダレック
・業種:不動産、建設、LPガス
・管理している物品:建設資材、ガス資材
・管理している品目数:160
・ZAICO導入前の在庫管理方法:在庫管理していなかった, 紙帳簿に記録していた
・利用開始:2018年3月
・利用頻度:毎日
・利用人数:13名
・QRコード:利用なし
・便利な機能:複数ユーザーでの利用

 不動産事業などを展開する株式会社ウチダレック(以下ウチダレック)。
自社でクラウド型のシステムを構築し業務改善を行った結果、業界としては珍しい週休3日制を導入できるまでになったとのこと。そんなウチダレックが在庫管理のためにZAICOを導入した理由を、業務改善の立役者 内田光治専務にお伺いしました。

恐らくどんな現場でも起きているであろう、基本的な在庫管理の悩みをウチダレックも当初は抱えていらっしゃいました。ZAICOを導入し、在庫管理の分野においても大幅な業務改善を図れたようなので、ぜひ参考になさってください。

 

入出庫管理は紙帳簿でやっていたけれど…。
肝心の在庫実数は誰もわからない…欠品・過剰在庫をなくす!

不動産を管理する中で、エアコンの改修やプロパンガスの設置などの業務が発生します。
その際に使う備品を在庫として自社倉庫に保管しているのですが、ZAICO導入前はその在庫管理に課題がたくさんありあました。

ZAICO導入前の在庫管理フロー
①入出庫表を現場担当者が記載
②事務に入出庫表を渡す
③事務が在庫一覧を更新

入出庫に関しては、なんとか事務方と連携して帳簿付けを行っていましたが、この方法だと肝心の在庫数の把握はできていなかったのです。

実際の在庫数が分からないため、欠品が発生し、今度は欠品回避のため多めに在庫を抱えておくことに…。
また、在庫管理の工程や関わる人員も多く、ミスや漏れ、タイムラグもありました。

そのため、結局決算時にも数量が合わず在庫管理は大きな課題となっていました。

 

 

そこで、ZAICOを導入したところ、これらの問題は全て解決しました。

最初こそ現場のベテランスタッフは新しいシステムに面倒な印象を持っていそうでしたが、操作もシンプルなのですぐに慣れてくれました。

ZAICO導入後の在庫管理フローはこちら:

①入出庫の時にスマホで在庫数を更新

このひと手間で在庫管理は完結です!

 

鉛筆を持って帳簿を書く必要も、それを事務へ渡しに行く必要も、事務方の転記作業も全て不要です。彼ら自身、業務が楽になっているのを実感してくれています。

在庫数4割削減に成功!
属人化を防ぎ、外部の業者にも在庫管理を協力してもらえる体制作りに成功…

在庫数がリアルタイムで把握できるようになったことで、適切な在庫量というのも分かるようになりました。必要以上の在庫を抱えなくても良くなり、4割ほど在庫数を削減できましたね。

また属人的だった棚の使い方も整備され、誰が見ても分かりやすい倉庫になりました。
棚卸もかなり早くなりましたよ。

今はZAICOのアカウントを外部の修繕業者さんにも渡しています
彼らが弊社の倉庫から在庫を持ち出す際には、その在庫情報のマイナス更新も彼ら自身にお願いするようにしたのです。

スマホは誰でも持っているので、アプリさえダウンロードしてもらえれば、こちらで用意した追加用のアカウントを渡すだけで、弊社の在庫情報を簡単に更新してもらえるようになります。
業者スタッフも弊社スタッフも、負担が減り楽になりました。

*ZAICOのウェブアプリを社内で使用する様子

あるようでなかった!実務に沿った無駄の無い機能性と操作性

弊社では、不動産業務全体を効率化するため、クラウドサービスを自社で開発しています。これは世の中にぴったりのシステムがなかったから作ってしまったんです。

でも在庫管理に関してはZAICOが弊社にぴったりだったので、内製する必要もなくすぐに導入を決めました。もちろんZAICO以外のシステムも探しましたよ。そもそも、在庫管理の実務に沿った物かどうか、欲しい機能がきちんと使えるか、ハイスペック過ぎないか、スタッフが使いこなせるか、価格が適性か、など様々な観点で比較していくと、意外とZAICOしか選択肢が残らなかったんです。

使い始めてしばらく経ちますが、不満はありません。このままシンプルで使いやすいシステムであり続けて欲しいです。

*左はスマホを手にZAICOアプリを使用している様子です。誰が見ても整然とした棚スペースとなりました

 

ZAICOスタッフコメント 
そもそも不動産業様が在庫管理を必要としていることにまず筆者は驚きました。しかしながら効率化を積極的に進め、クラウド型のシステムを自社で構築したり、バーチャル経理アシスタントを導入するなど、IT化に積極的なウチダレック様はなんと“週休3日制”を実現していらっしゃいます。自社、外部の修繕業者さんを巻き込んでのZAICOアプリの活用を実施し、効率化をさらに促進した点はぜひ見習いたいポイントです!シンプルなアプリの仕様を評価頂きましたが、私たちはこれからもお客様目線でより使いやすいサービスを様々な業界の方にご利用頂くべく邁進いたします!
ウチダレック様、ご取材ありがとうございました。