特殊な機械と部品の管理をzaicoで実践。受発注時に発生しがちな認識のちがいが激減

会社名

有限会社山下機械店

業種

製造業

従業員数

50名未満

課題

情報共有の手間 / 正確な在庫把握(過剰在庫・欠品)

活用機能

発注点管理 / QRコード/バーコードスキャン / 画像登録 / 項目追加 / 棚卸の記録

管理物品

備品 / 部品

2024/1/31

業種:製造業
管理物品:部品、社内備品
活用機能:スマホアプリ、QRコード

抱えていた課題

  • 何百何千とある機械部品の受発注ミスにずっと悩まされていた
  • 事務方と作業員との情報共有がうまくいかないことがある
  • 発注書の種類が複数あって管理が煩雑化している

zaico選定理由

  • すでに社内の関係者が試験的に使っていた
  • シンプルな操作で物品の登録・管理ができる
  • 導入及び維持管理コスト低い

導入・活用効果

  • 受発注に関連するミスが減少した
  • 相手に正確に情報が伝わる発注書が作れるようになった
  • 社内業務のペーパーレス化が着実に進んでいる

北海道虻田郡豊浦町礼文華に本社を置く有限会社 山下機械店様(以下、山下機械店)は、ホタテ養殖業者をはじめ、地元の漁業関係者に向けて専門性の高い機械の販売・修理・整備をおこなっています。

特殊な機械や部品を数多く取り扱う同社では、在庫を適切かつ効率的に管理することが、経営効率を高めるための超重要ポイント。そんな山下機械店が着目した管理ツールがzaicoでした。

同社では多種多様な機械・部品類を次々とzaicoに登録。現時点でおよそ13,000品目の機械・部品類を登録して、受発注管理、在庫管理をおこなっています。

今回、同社でzaicoを活用した在庫管理業務を統括する山下和哉様にお話をお伺いしました。

機械・部品の管理をzaicoで行う

山下機械店では7~8年前からzaicoを使っていたのですが、本格的に社内業務に使いはじめたのは1年半くらい前。ちょうど私が祖父の代から続く会社を盛り立てるために豊浦町礼文華に戻った頃のことです。

部品庫に何千何百とある機械類、部品類を管理する役割を担うことになった私は、zaicoをメインツールとして使うことにしました。

zaicoを利用する前から、山下機械店ではすでにデータをzaicoに登録していました。

再度スタッフが使いやすい様にと登録・整理作業を続け、今は約13,000もの品目が登録されています。

   

紙での在庫管理はどうしても“仕様の認識違い”が発生しやすい

zaico導入前、当社では部品庫にA5サイズの出庫伝票を置き、この伝票で在庫の出入りを管理していました。在庫が少なくなったら、担当者が補充する流れです。

※以前使用していた在庫管理表

部品はコード管理ができればよいのですが、コードがついていないものが多くあります。

同じ部品でも担当者によって記入する名称が違っていたり、文字が読みにくいなど管理をしている者にとって認識・判別作業はかなりストレスになっていました。

当社は特殊な機械を取り扱っているので専用の部品も多く、なかには規格化されていないものもあります。

そのためメーカー、卸、ユーザー間でのコミュニケーションでも行き違いが度々

ありました。、とくに電話など口頭でのやり取りでは行き違いが非常に起こりやすく、注文したはいいものの全然違う部品が来て驚くということもあります。

またお客様の注文内容要望とは異なるものを納品してしまったことも…。。こうした問題は元をたどると認識のちがいから生じるものでした。一筋縄にはいかない状況でしたが、zaicoを導入してから状況が大きく改善しはじめています。

zaicoを使った発注で仕様の認識ちがいを減らせている

zaicoを導入してからは共通認識をもちやすくなりました。

発注書について言えば、現段階で95%程度はzaicoを使っておこなっています。部品庫を見て、「ちょっと減ってきたかな」、「今度注文が来たら在庫切れを起こしそうだな」といったものがあれば、zaicoで発注書を作り、メーカーさんに発注しています。

zaico登録した物品はコード番号や仕様、画像情報などが紐づいているので受発注者相互の認識ちがいが起こりにくいという大きなメリットがあります。

おかげで今までバインダーに紙を挟んで保管していたところをスマートフォンで対応できるようになりました。zaicoアプリでチェックして、まとめてパソコンで発注するといった流れです。

現在、社内でzaicoを使っているのは現場作業員と事務員合わせて10人ほどです。

現場作業員が部品庫から品物を持ち出す際にスキャンをして、マイナス処理をしています。

そして、事務スタッフは毎日zaicoで状況を確認し、在庫が薄くなってきたなと思ったら随時注文するという流れになります。

棚卸にzaicoを使うことで在庫整理が進んでいった!

前々回、前回の棚卸から従来使ってきた帳簿と併用しながらzaicoを使うようになりました。すでに棚卸品の8~9割はzaicoに登録しまして、棚卸時にzaicoを活用しています。

zaicoに登録してQRコードを付ける作業をするときに、その物品をまだ保管しておくか、破棄してしまうかの選別作業が自ずとおこなわれ、在庫整理も進んでいきます。

古い機材の管理コストは目に見えない形で経営を圧迫しますが、そういったコストを減らす意味でもzaicoの導入効果はあると思います。

在庫管理基本情報

  • 会社名:有限会社山下機械店
  • 業種:製造業、漁業機械の販売・修理・整備
  • 管理している物品:部品、社内備品
  • 管理している品目数:13000
  • ZAICO導入前の在庫管理方法:紙、エクセルの管理
  • 利用開始:2016年頃
  • 利用頻度:毎日
  • QRコード:利用あり