アパレルプレスの“サンプル紛失”問題を解消!服の貸出しをzaicoで管理、「貸出伝票」もワンクリックで出力可能に

会社名

株式会社グリップインターナショナル

業種

小売・卸

従業員数

50〜100名

課題

紙やexcelでの管理をなくしたい / どこに何があるか把握したい

活用機能

QRコード/バーコードスキャン / 入庫/出庫(予定)データ登録

管理物品

製品/商品 / レンタル品

2024/6/10

株式会社グリップインターナショナル様:在庫管理基本情報

  • 管理している物品:ゴルフウェア(プレス貸出等に使用するサンプル)
  • 管理している品目数:約2,000品目
  • zaico導入前の在庫管理方法:紙帳簿、Excel
  • 利用開始:2023年
  • 利用頻度:毎日
  • 利用人数:2~3名
  • バーコード・QRコード利用:あり

zaico導入前に抱えていた在庫管理の課題

  • 紙帳簿やExcelに手書きで記録するためミス(書き間違い)が起こる
  • 在庫の紛失が起こる
  • 在庫の検索ができない

zaico導入によって課題はどう解消された?

  • 紙帳簿やExcelに手書きで記録するためミス(書き間違い)が起こる → 紙管理がなくなりヒューマンエラーが減った
  • 在庫の紛失が起こる → 紛失は発生しなくなった
  • 在庫の検索ができない → 在庫一覧から誰でも簡単に検索できるようになった

(株)グリップインターナショナル様にzaico導入から利用までを聞いてみました!

「ゴルフウェアのマーケットに新しい風を」をコンセプトに、ゴルフアパレルの企画・販売を行う株式会社グリップインターナショナル様。「Heal Creek(ヒールクリーク)」「J.LINDEBERG(ジェイリンドバーグ)」など8つの多彩なブランドを展開し、海外事業も拡大されています。

今回は、宣伝販促部で行うサンプル品の貸し出し業務にzaicoをご活用くださっている、プレス担当の山本様にお話を伺いました!これまで貸し出しを紙帳簿で管理されていましたが、品数が多く手書きするのが大変だったり、記入ミスやサンプル紛失などのトラブルが発生したりとさまざまな課題がありました。
2023年秋頃よりzaicoを使ってサンプルの貸し出し管理をされるようになってからは、面倒だった手書きの作業がなくなり、ヒューマンエラーや紛失トラブルも解消されました!

zaico導入の理由は「人的ミス」と「サンプル品の紛失」

zaicoを使用しているのは私(山本様)たち宣伝販促部と、ものづくりを担当する生産管理部です。
宣伝販促部では、スタイリストさんやメディア、インフルエンサーさんなどにゴルフウェアのサンプル貸し出しを行っています。貸し出しが発生する頻度は週に3~4回で、スタイリストさんに貸し出す場合は一度に20点ほどのサンプルを用意することもあります。

以前は紙帳簿を使って貸し出し管理をしていました。品番や納品先、返却日などを手書きしていたのですが、時間がかかるうえ、品番の書き間違いがしばしば起こっていました。返却されたサンプルの品番と紙帳簿に書かれた品番が合わず、「サンプルが返ってきていない!」というトラブルになってしまうんです。
また、サンプル使用代金を書き間違えてしまい、取引先に誤った金額を伝えてしまったこともありました。

サンプルの紛失もシーズンごとに発生していました。サンプルといえど商品(資産)なので、簡単に紛失してしまうのは良くないよね…ということで、きちんと管理できるシステムをネットで検索してzaicoを見つけました。

なお、生産管理部でもメーカーさんへのサンプル貸し出しを行っており、そちらではエクセルを使って在庫管理していました。宣伝販促部と管理方法が異なるので統一したかったというのもzaicoを導入したきっかけの一つです。

zaicoは操作がシンプル!サンプルを紛失しなくなった

zaicoは仕組みがシンプルで、出庫や入庫の操作がしやすいと感じています。現場でもスムーズに導入することができました。

具体的な運用としては、まず年に2回、シーズンごとにサンプルの新商品をシステム担当者が一括インポートでzaicoに登録します。次に、zaicoで発行されたQRコードを各サンプルのタグに貼り付けます。

QRコード(使用例)

サンプルを貸し出すときは、スマホでタグに付いたQRコードをスキャンして出庫登録をします。また、出庫データから納品書を出力できるので、これを「貸出伝票」としてサンプルに同梱します。

タグに付いたQRコードをスキャンして出庫登録

1週間ほどしてサンプルが返却されたら、zaico上の出庫データを取り消しして在庫を元に戻します。在庫データに写真は登録していませんが、QRコードや品番などを登録しているので不便なく運用できています。

zaicoで在庫管理をするようになってからは、手書きの頃と比べてミスが減りましたし、サンプルの紛失も今のところ起きていません!

バーコード・QRコードスキャンについて

QRコードだけでなく、サンプル付属のタグに記載されているバーコード(JANコード)をスキャンして入出庫登録や検索をすることもできる旨、山本様にお伝えしました!
もともとタグに付いているバーコードを使えば、QRコードを発行して一つずつ貼り付ける、という作業をしなくて済むので在庫登録がだいぶ楽になりそうです!とのお言葉をいただきました。

検索機能が便利!在庫を探す時間が15分→0分になった

一番便利だなと思うのは検索機能です。あのサンプル品を使いたいけれど、見たところこの部屋にはないな…というときに、zaico画面で品番を打ったら一発で「どこどこへ貸し出し中」といったステータスがわかります。紙で管理していたときの、一枚一枚めくって確認しなければならない煩わしさから解放されました!一日一回は検索機能を使っています。

また、他部署から「あのサンプルありますか?」と問い合わせがきたとき、これまでは紙帳簿で確認するのに10~15分かかっていたのですが、zaicoで管理するようになってからは「そちらで検索してください!」と言えるようになりました(笑)。管理画面から品番で簡単に検索でき、誰でも画面を見れば今の在庫状況がわかるので、「あれどこ?」→探して返答する、というやりとりそのものがなくなって助かっています!

在庫一覧や変更履歴で所在が確認できる(使用例)

アパレルブランドやプレスルームの在庫管理にもzaico!

今回は、プレス用サンプルの「貸し出し」と「返却」を管理するためにzaicoをご活用されているグリップインターナショナル様の導入事例をご紹介しました。出庫データから出力できる納品書を貸出伝票とするなど、zaicoの機能を上手にカスタマイズしてくださっています。アパレルブランドやプレスルームでの在庫管理にお悩みの方は、ぜひご参考にされてみてくださいね!

グリップインターナショナル様では、実店舗とオンラインショップの販売管理には倉庫と連携した別システムを使われています。いずれはこれらすべてのシステムとzaicoを連動できたら一番良いと思っています、と仰ってくださいました。その際はzaicoチームとしても全力でサポートさせていただきます!