展示会やキャンペーンなどで活用されるノベルティは、企業の販促活動を支える重要なアイテムです。
しかし、「イベント直前に在庫が足りないことに気づいた」「倉庫に余ったノベルティが積み上がっている」といったノベルティの在庫管理に関する悩みを抱えるケースは少なくありません。
ノベルティの在庫管理の基本的な流れから、よくあるノベルティの在庫管理課題と対策、システムで効率化するポイントを解説します。
ノベルティの在庫管理とは
ノベルティとは、企業が販促活動の一環として顧客やイベント参加者に配布する物品の総称で、販促品・景品・粗品などとも呼ばれます。
自社のロゴやキャンペーン情報を入れたグッズを通じて、ブランド認知の向上や顧客との接点づくりに活用される販促ツールです。
ノベルティの在庫管理は、こうした販促アイテムの数量や配布状況を把握し、必要なときに必要な数を準備できる状態を保つ業務を指します。
通常の商品在庫と異なり、イベントや季節、キャンペーンに連動して発注・配布されるため、タイミングの判断と数量の調整が難しい点が特徴です。
ノベルティの在庫管理の流れ
ノベルティの在庫管理は、発注から廃棄にいたるまでの一連のステップで構成されます。
ノベルティの在庫管理の流れを解説します。
発注・制作依頼
発注・制作依頼は、必要なノベルティの数量を見積もり、制作会社に発注をかけるステップです。
ノベルティの多くは既製品の仕入れではなく、自社のロゴやキャンペーン情報を入れたオリジナル品として制作されるため、発注時にはデザインや仕様の確認もあわせて行う必要があります。
配布予定のイベント数や参加人数、想定される配布数量をもとに発注量を決めましょう。
ここで数量を見誤ると後工程での過剰在庫や欠品の原因となるため、慎重な見積もりが求められます。
納品・検品
納品・検品は、制作会社から届いたノベルティの数量や品質を確認し、在庫として登録するステップです。
印刷の仕上がりやロゴ入れの精度、数量に相違がないかを納品時にしっかり確認しましょう。
検品で記録した数量がその後の在庫管理の起点となるため、記録漏れや誤りは、以降のすべての工程の精度に影響してしまいます。
保管・出庫管理
保管・出庫管理は、ノベルティの保管場所を決め、イベントや営業活動に合わせて出庫するステップです。
ノベルティは種類が多く小ロットで不規則に動くため、どのイベント向けに何を何個出庫したかを記録する仕組みがないと、在庫数の把握が難しくなります。
複数の保管場所がある場合や、複数の担当者が出庫を行う運用では、記録ルールの統一が重要です。
棚卸し・廃棄
棚卸し・廃棄は、定期的に実在庫と記録上の在庫を突き合わせ、キャンペーン終了品や余剰ノベルティを処分するステップです。
時期限定のロゴやキャンペーン情報を入れたノベルティは別用途への転用が難しく、余剰がそのまま廃棄につながりやすくなります。
棚卸しの頻度や廃棄判断の基準が曖昧だと、不要な在庫が倉庫に積み重なる原因となるため、運用ルールの明確化が不可欠です。
ノベルティの在庫管理でよくある課題
ノベルティの在庫管理では、業務の各段階でさまざまな課題に直面します。
ノベルティの在庫管理でよくある課題を解説します。
過剰在庫が積み重なる
ノベルティの在庫管理でよくある課題の1つが、過剰在庫の積み重なりです。
例えば、前回のイベントで余ったノベルティが倉庫に残っていることが正確に記録されておらず、次回分を新たに発注してしまうような二重発注が起こります。
このような状態が続くと倉庫スペースが圧迫されるだけでなく、保管コストや最終的な廃棄コストが積み上がり、販促費の圧迫にもつながりかねません。
イベント直前に欠品が発覚する
配布の直前になって欠品が発覚するケースもよくあります。
「当日配布する予定で倉庫を確認したら、在庫が足りなかった」という事態は、リアルタイムで在庫数を把握できていない運用で発生しがちです。
直前に追加発注しようとしても、ロゴ入れなどの制作にはリードタイムがかかるため、間に合わずに配布できない事態になりかねません。
手書きやエクセルでの管理に限界がきている
手書きやエクセルでのノベルティ管理は、品目数が増えるにつれて運用が困難になっていきます。
種類の多いノベルティを単一のシートで管理するとシートが肥大化し、複数人での同時編集ができないためバージョン管理も煩雑になりがちです。
また、入出庫のたびに手入力が必要となるため更新が後回しになりやすく、結果として記録上の在庫数と実在庫が乖離していきます。
担当者の作業負担も大きく、本来注力すべき販促業務にしわ寄せが生じる原因にもなるでしょう。
担当者が変わると管理情報が引き継げない
ノベルティ管理が特定の担当者によって運用されている場合、属人化のリスクが高まります。
エクセルや紙で管理していると、異動や退職で担当者が交代した際、在庫の保管場所や残数、過去の発注先や発注履歴がわからなくなり、引き継ぎに大きな負担が生じます。
結果として、後任者が一から棚卸しをやり直さざるを得なくなり、業務が一時的に停滞してしまうこともあるでしょう。
ノベルティの在庫管理を効率化する方法
このようなノベルティの在庫管理課題の多くは、運用ルールの整備や仕組みの見直しによって改善できます。
ノベルティの在庫管理を効率化する方法を解説します。
発注量の基準を決めて過剰発注をなくす
過剰在庫を防ぐには、過去の配布実績をもとに発注量の基準を設けることが有効です。
担当者の経験や感覚だけで発注量を決めていると、実際の消化率と発注量が乖離しやすく、余剰や不足が繰り返されかねません。
イベント規模や配布対象、過去の消化率などのデータを記録・蓄積し、その実績をもとに発注量を判断する習慣を作れば、適正発注に近づけられます。
あわせて棚卸しで残数を定期的に確認し、次回発注に反映するサイクルを回すことも効果的でしょう。
入出庫をリアルタイムで記録する
欠品を防ぐには、ノベルティの入庫・出庫があるたびに記録を更新する仕組みが欠かせません。
イベント直前に慌てて在庫数を確認するのではなく、日常的に在庫数が最新の状態に保たれていれば、欠品の兆候を早い段階でつかめます。
特にバーコードやQRコードを活用したスキャン入力を導入すれば、手入力の手間と入力ミスを同時に減らせるため、現場の負担を抑えながら記録の精度を高められるでしょう。
在庫管理システムで一元管理する
手書きやエクセル管理の限界、そして担当者交代時の引き継ぎ課題を根本から解決するには、在庫管理システムによる一元管理が有効です。
クラウド型ならインターネット経由でどこからでもリアルタイムに在庫状況を確認・更新でき、複数拠点や複数担当者の間で同じデータを共有できます。
在庫の動きや発注の履歴もシステム上に自動で蓄積されるため、情報の属人化も防げます。
ノベルティの在庫管理をシステムで効率化するには？
ノベルティの在庫管理に在庫管理システムを導入しても、運用が定着しなければ期待した効果は得られません。
導入を成功させ、ノベルティの在庫管理をシステムで効率化するためのポイントを解説します。
自社のニーズに合ったシステムを選ぶ
ノベルティ管理に活用できる在庫管理システムには、クラウド型やパッケージ型、販促物専用システムなどさまざまな選択肢があります。
自社の運用規模や拠点数、予算に応じて、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。
特にノベルティは、単品で配布するものもあればイベントでセット配布するものもあるため、品名や配布単位、紐づくイベントなどの管理項目を柔軟に設定できるかどうかも、確認しておきましょう。
販促部門と現場担当者の双方で使える仕組みにする
ノベルティ管理は、販促部門が企画・発注を担い、営業担当者やイベントスタッフなどの現場担当者が出庫・配布を担う形で運用されます。
両者が同じシステム上で情報を共有できないと、せっかく導入しても効果が限定的になりかねません。
モバイル端末から操作できるか、役割ごとに権限を細かく設定できるかといった点を確認しましょう。
スモールスタートで導入して運用を定着させる
在庫管理システムの導入は、最初から全品目・全拠点を対象にするのではなく、一部の品目や拠点から段階的に進めるスモールスタートがおすすめです。
試験的な運用を経ることで、現場の負担を抑えながら、実際の業務で発生する課題や運用上の改善点を洗い出せます。
小さく始めて成功体験を積み重ねながら対象を広げていくことが、システムの最終的な定着につながるでしょう。
ノベルティの在庫管理の効率化にzaico
ノベルティの在庫管理は、イベントや季節、キャンペーンに連動して数量が動くため、通常の商品在庫にはない難しさのある業務です。
過剰在庫や欠品、属人化などの課題を解決するには、リアルタイムな在庫把握とデータの一元管理が鍵となります。
複数拠点や複数担当者でノベルティの在庫管理を効率的に管理したい方は、「クラウド在庫管理システムzaico」の活用をご検討ください。
zaicoでは、バーコードやQRコードを使ったスキャン入力で入出庫を簡単に記録でき、ノベルティ1点ごとの在庫数や履歴をリアルタイムで把握できます。
クラウド型のため複数拠点や担当者間でのデータ共有もスムーズに行え、棚卸しや配布実績の確認も効率化できます。
ノベルティの在庫管理の効率化をお考えの方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
