「新しく発注書を作りたいけれど、どんな項目を入れればいいのか分からない」とお悩みの場合、発注書テンプレートを活用してカスタマイズすれば、ニーズに合った発注書が作れるかもしれません。
発注書テンプレートの入手方法や作り方、発注書テンプレートの使い方、メリット・デメリット、発注書テンプレートよりも発注管理を効率化するためのステップアップ方法をわかりやすく解説します。
発注書のテンプレートとは
発注書とは、商品や外注サービスを取引先に依頼する際に発行する書類です。
発注する品目・数量・単価・納期・支払条件などを明記することで、取引内容を正式に記録し、発注ミスや取引先との認識齟齬を防ぐ役割を担います。
発注書テンプレートは、この発注書をすぐに作成できるよう、記載項目と基本的なレイアウトをあらかじめ設定したひな形です。
エクセルやGoogleスプレッドシートで利用できるテンプレートが多数公開されており、自社情報を入力するだけで実務に使える書類を簡単に用意できます。
発注書テンプレートを使用するのはもちろん、発注書テンプレートを参考に自社に適したものを作成する参考にするのもいいかもしれません。
発注書のテンプレートの入手方法
エクセル形式の発注書テンプレートは、インターネット上で無料で入手が可能です。
Microsoftの公式テンプレートサービスをはじめ、会計・業務ツールが運営するビジネス書式サイトなどでも、用途別の発注書テンプレートが多数公開されています。
物品の発注とサービスの外注では記載すべき項目が異なる場合があるため、自社の主な発注形態に合ったフォーマットを選ぶことが重要です。
複数のテンプレートをダウンロードして比較し、記載項目やレイアウトが自社の取引に合っているものを選ぶとよいでしょう。
発注書テンプレートの簡単な作り方
既製の発注書テンプレートが自社の業務に合わない場合や、自社独自のフォーマットが必要な場合は、エクセルやGoogleスプレッドシートで自作することも可能です。
まず、発注書テンプレートの作成に必要な基本項目を洗い出しましょう。
最低限押さえておきたい必須項目は以下のとおりです。
- 発注元
- 発注先
- 発注日
- 発注番号
- 品目
- 数量
- 単価
- 合計金額
- 納期
- 支払条件
次に、これらの項目をセルに配置し、合計金額と消費税の自動計算式を設定します。
罫線や文字サイズを整えて見やすいレイアウトにしておくと、取引先に送付する際の印象もよくなります。
既存の発注書テンプレートを参考にしながら自社専用のフォーマットを整えると、ゼロから設計するよりも効率的です。
発注書のテンプレートの使い方
このように、インターネット上での入手や自作できる発注書のテンプレートですが、実際に業務で活用するまでには、押さえておくべきステップがあります。
発注書テンプレートの使い方をステップごとに解説します。
自社に合ったテンプレートの選定
テンプレートを選ぶ際は、自社の発注業務の特性をあらかじめ整理しておくことが重要です。
物品の発注か業務の外注かの取引形態や記載したい項目の多さなどを基準に、複数のテンプレートを比較すると選定がスムーズです。
ダウンロードして使う場合はレイアウトと記載項目の過不足を確認し、自作する場合は取引先から受け取った発注書を参考に必要な項目を洗い出すところから始めるとよいでしょう。
テンプレートのダウンロードと初期確認
テンプレートをダウンロードしたら、使用前に必須記載項目が網羅されているかを確認します。
必須記載項目が含まれているかを確認し、合計金額や消費税の計算式が正しく動作するかも確かめましょう。
自社の取引で必要な項目が不足している場合は、この段階でカスタマイズの方針を決めておくとスムーズです。
自社情報・項目のカスタマイズ
初期確認の結果をもとに、テンプレートの項目構成を自社の業務に合わせて調整します。
不要な項目の削除や、社内管理番号欄・承認欄など自社固有の項目の追加を行い、実際の発注フローに沿ったフォーマットに仕上げましょう。
ただし、テンプレートには業界で広く使われている標準的な項目配置が反映されているため、項目やレイアウトを変えすぎるとかえって使いにくくなる点には注意が必要です。
社内への展開と運用ルールの設定
完成したテンプレートは、共有フォルダやクラウドストレージに保存し、社内に展開します。
ファイルの命名規則や保存場所のルールを事前に決めておくと、ファイルの乱立や古いバージョンの使用を防げるでしょう。
テンプレートの更新時には関係者へ通知するルールも併せて設けておくと、担当者が変わっても同じ運用を維持できます。
発注書のテンプレートを使うメリット
発注書のテンプレートの利用には、コスト面や業務の効率・正確性の面で多くのメリットがあります。
発注書テンプレートを使うことで得られるメリットを解説します。
無料・低コストで即日入手できる
発注書テンプレートの大きなメリットは、さまざまな書式をインターネット上で無料で入手できる点です。
発注管理システムなどを導入するコストをかけることなく、今日から業務に使えるフォーマットをすぐに準備できます。
エクセルやGoogleスプレッドシートで自作する場合も追加コストはほぼかからないため、導入のハードルが低い点が大きなメリットです。
フォーマット設計の手間を省ける
テンプレートを使えば、レイアウト設計や計算式の設定、必須項目の洗い出しをゼロから行う必要がありません。
「発注書に何を書けばいいかわからない」という方でも、テンプレートの枠に沿って入力するだけで書類を完成させられます。
自作する場合は項目の設計に一定の時間がかかるため、まずは既存テンプレートを参考にしてから着手するアプローチが効率的でしょう。
実績あるフォーマットで記載漏れ・ミスを防げる
多くの企業で実際に使われてきたテンプレートには、発注書に必要な記載項目が一通り網羅されています。
担当者がゼロから作成するよりも記載漏れが発生しにくく、取引先との認識齟齬を防ぎやすい点は大きなメリットです。
自作する場合も、実績あるテンプレートを参考に必要項目を確認してから作成することで、発注ミスを減らす効果が期待できます。
発注書のテンプレートを使うデメリット
発注書テンプレートは手軽に活用できる一方で、いくつかのデメリットもあります。
発注書のテンプレートを使うことによるデメリットを見ていきましょう。
自社業務への完全なカスタマイズに限界がある
汎用テンプレートは幅広い業種・取引形態に対応するよう設計されているため、自社固有の業務フローを完全に反映させることが難しいことも少なくありません。
例えば、拠点ごとに異なる承認フローを組み込みたい場合や、発注と同時に在庫データと連動させたい場合など、エクセルのセルやレイアウトの調整だけでは実現できない要件が出てきます。
テンプレートはあくまで「書類の型」であるため、業務プロセス全体を支える仕組みとしては限界がある点を理解しておきましょう。
法令改正・社内ルール変更への対応が遅れやすい
無料で入手したエクセルテンプレートは、消費税率の変更や下請法の改正のような法令改正に自動で追随しません。
「消費税率が変わったのにテンプレートが旧税率のままだった」「下請法の改正で必要になった記載項目が漏れていた」というケースは、実務でも起きがちなリスクです。
法令改正のたびに自社でのテンプレート確認・更新作業が必要になる点を、あらかじめ把握しておきましょう。
発注件数が増えると管理・追跡が煩雑になる
テンプレートをもとにしたエクセルでの発注では、発注件数や取扱商品数が増えるにつれてファイルが増え、「どのファイルが最新か」「あの商品はいつ発注したか」という確認に手間がかかるようになります。
取引規模が大きくなると、エクセルテンプレートでは、発注履歴の追跡や発注ステータスの管理に対応しきれなくなる時期が訪れるでしょう。
そのような状況が続くようなら、エクセルテンプレートからのステップアップを検討するタイミングです。
発注書のテンプレートからステップアップする方法
エクセルテンプレートの限界を感じたときには、専用システムの活用が選択肢になります。
発注書のテンプレートからステップアップする方法を紹介します。
会計・業務管理ソフトの発注書機能への移行
会計・業務管理ソフトには、発注書を作成・管理する機能が付属しているものがあります。
取引先マスタとの連携により入力の手間を省けるほか、発行した発注書のクラウド上での一元管理や、請求書との突合も可能です。
すでに会計ソフトを導入している企業にとっては、追加の初期費用を抑えながら移行できる、ハードルが低い選択肢といえるでしょう。
購買管理・調達管理システムの導入
発注業務に特化した購買管理・調達管理システムでは、見積依頼から発注書発行・納品確認・請求照合まで、発注業務全般の一元管理が可能です。
承認ワークフローの電子化や複数拠点への対応に加え、法令改正への対応がシステムのアップデートで反映されるものも多く、テンプレートの手動更新によるリスクを軽減できます。
発注件数が多い企業や承認フローが複雑な企業に向いている選択肢です。
クラウド在庫管理システムによる発注管理との連動
在庫を抱える企業であれば、クラウド在庫管理システムに搭載されている発注管理機能を活用する方法もあります。
在庫数をリアルタイムで把握したうえで発注の要否を判断できるため、エクセルで在庫表と発注書を別々に管理する手間がなくなり、発注タイミングの見逃しや過剰発注を防ぎやすくなります。
在庫管理と発注管理を1つのシステム上でつなげられる点が、テンプレート運用にはないメリットです。
発注書のテンプレートを活用したらzaico
発注書テンプレートの活用により、書類作成の効率化や記載漏れの防止が実現できます。
しかし、「いつ・何を・何個発注すべきか」という発注判断を正確に行うためには、在庫数をリアルタイムで把握できている状態が前提です。
在庫管理と発注管理を連動させて業務を効率化させたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、バーコードやQRコードをスマートフォンでスキャンするだけで在庫の入出庫を記録でき、在庫数をリアルタイムで一元管理できます。
さらに、在庫ごとに「発注点」を設定しておけば、在庫数が基準を下回った際にアラートやメールで通知を受け取れるため、発注タイミングの見逃しを防げます。
過去のデータをもとにしたおすすめの発注数量の提案機能も備えており、経験や勘に頼らない客観的な発注判断が可能です。
zaico上から発注書をメールやFAXで直接送信する機能を使えば、テンプレートで作成した発注書をPDFに変換して送付する手間も省けます。
エクセル等の発注書テンプレートからのステップアップを検討している方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
