棚卸しは企業にとって欠かせない業務の一つですが、時間と労力がかかる作業でもあります。
棚卸しに何日かかるかを把握し、効率化のポイントを押さえることで、業務の負担を大きく軽減できます。
棚卸しに何日かかるのか日数の目安や、棚卸し作業を短縮するための具体的な方法を紹介します。
棚卸しは何日かかる？
棚卸しに何日かかるかは、企業規模や在庫の量、作業方法によって大きく異なります。
小規模な事業所や店舗であれば半日から1日で終わるケースもありますが、複数の倉庫を持つ製造業や物流業では、3日から1週間以上かかる場合もあります。
規模だけでなく手法にもよる部分があり、日次、週次、月次で棚卸しをやっているという場合もあり、決算棚卸以外に何日も作業をしているケースもあるからです。
また、手作業中心かシステムを導入しているかによっても所要時間は大きく変わりますので、棚卸しに何日かかるかは一概に言えませんが、適切な日数であったり、短縮できる余地はないかということを考えることが重要です。
棚卸しは何日かかる？：日数が長くなる主な要因
棚卸しの日数は長くなりがちですが、それはなぜでしょうか。
棚卸しに何日かかるかを考えるのに重要な棚卸しの日数が長くなる主な要因を解説します。
在庫量が多く倉庫が広い
在庫点数が多く、複数の倉庫にまたがっている場合、棚卸しにかかる時間は自然と長くなります。
倉庫間の移動や、似たような商品の区別にも時間がかかるため、あらかじめエリアごとに担当を決めて作業を分担することが重要です。
手作業によるカウントや記録をしている
紙に数量を記入して後で入力する手作業では、入力ミスや集計ミスが起こりやすく、確認作業にも時間がかかります。
記録がアナログ中心の現場では、作業時間が倍以上になるケースもあります。
整理整頓が不十分で探す時間がかかる
在庫の配置が乱雑だったり、ラベルや品番表示が不明確だったりすると、探す時間が増えて作業が滞ります。
棚卸し前に整理整頓を行うことで、数時間単位の短縮が可能です。
作業担当者の経験や人数が不足している
棚卸し経験の浅いスタッフばかりだと、チェックに時間がかかりやすくなります。
また、担当者の人数が足りない場合は、1日で終わる作業が2日、3日とかかることもあります。
棚卸しは何日かかる？：短縮するための準備
棚卸しの日数を短縮するためには何をしたら良いでしょうか。
棚卸しに何日かかるかを改善するために棚卸しの日数を短縮するための準備を解説します。
棚や倉庫の整理整頓を事前に行う
棚卸し前に商品の配置やラベルを整理することで、探す手間が省け、作業がスムーズに進みます。
定期的な整理整頓を習慣化しておくと、棚卸し当日の負担を軽減できます。
棚卸リストを最新の状態に更新しておく
古いデータを基に棚卸しを行うと、在庫とリストの不一致が多発します。
システムやスプレッドシートの在庫リストを最新の状態に更新しておくことが正確な棚卸しの第一歩です。
担当者の割り当てと作業手順を明確にする
どのエリアを誰が担当するか、チェックと記録を誰が行うかを明確にすることで、無駄な動きや重複作業を防げます。
マニュアルやチェックリストを共有しておくと効果的です。
動きの多い在庫を事前に確認しておく
頻繁に出入りする在庫は誤差が出やすいため、棚卸し前に数を確認しておくと差異を減らせます。
特に季節商品や出荷直前の在庫には注意が必要です。
棚卸しは何日かかる？：日数短縮のための仕組みづくり
棚卸しの日数を短縮するためにまずは仕組みを改善することから検討しましょう。
棚卸しに何日かかるか把握できたら行いたい棚卸しの日数を短縮するための仕組みづくりを紹介します。
ダブルチェックのルールを統一する
二重チェックは重要ですが、やり方が統一されていないと逆に時間がかかります。
チェックの流れや担当を明確にして、効率的に進めるルールを決めましょう。
作業記録のフォーマットを統一する
各担当者がバラバラの形式で記録すると、集計の際に混乱が起きます。
エクセルやクラウド上で統一フォーマットを使うことで、転記作業を削減できます。
差異が出た際の確認方法を決めておく
数が合わない場合の対応をその場で決めると作業が滞ります。
差異が出たら誰が確認するか、どのように報告するかをあらかじめ決めておくとスムーズです。
進捗をリアルタイムで共有できる体制を作る
棚卸しがどこまで進んでいるかを共有できると、チーム全体の作業効率が向上します。
チャットツールや棚卸しアプリを使ってリアルタイムで情報共有しましょう。
棚卸しは何日かかる？：改善するためのシステム活用
棚卸しの日数を短縮するためにシステムを活用することも有効です。
棚卸しに何日かかるかという課題を改善するためのシステム活用を紹介します。
バーコード・QRコードでスキャン入力を行う
バーコードやQRコードを活用すれば、商品情報を一瞬で読み取れるため、手書きや目視確認のような人的ミスを大幅に削減できます。
在庫ごとにラベルを貼り付け、スマホやハンディターミナルでスキャンするだけで、数量や品番が自動でデータベースに反映されます。
また、スキャン履歴が残るため、誤計上が発生した場合も、どの時点で入力したかを簡単に追跡できます。
スマホ・タブレットでその場で登録する
棚卸しを効率化するには、現場で直接入力できる仕組みが重要です。
紙に数量をメモして後からエクセルに入力する方法では、転記作業に時間がかかるうえ、入力漏れや誤記録が発生しやすくなります。
スマホやタブレットでその場入力できるようにすれば、リアルタイムでデータを反映でき、集計作業も自動化されます。
さらに、撮影機能を活用すれば、商品やロット番号を写真で記録して照合することも可能です。
現場の確認作業が簡単になり、棚卸し後の差異確認もスムーズになります。
クラウド棚卸しシステムで自動集計する
クラウド型の棚卸しシステムを導入すると、担当者が入力したデータが瞬時にサーバー上で集計されます。
全拠点の棚卸しデータを一括で把握でき、進捗状況もリアルタイムに確認できます。
紙やエクセル管理では集計後にミスが発覚することも多いですが、クラウドシステムなら入力段階でエラーを検知できるため、再確認の手間が省けます。
また、履歴データが自動保存されるため、次回の棚卸し準備や差異分析にも活用できます。
在庫推移や担当者ごとの作業スピードを可視化することで、業務改善にもつなげられます。
複数人で同時に棚卸しを進める
クラウドシステムを導入すれば、複数の担当者が同時に棚卸し作業を行っても、データが自動的に統合されます。
従来のようにAチームが終わるまでBチームは待つといった待機時間がなくなり、全員が並行して作業を進められます。
さらに、担当エリアごとに進捗を可視化すれば、遅れている箇所にサポートを入れるなど、柔軟な対応も可能になります。
このように同時進行できる仕組みを整えることが、棚卸し全体の時間短縮に直結します。
リアルタイムで差異を確認して修正する
棚卸し後に差異をまとめて確認すると、原因の特定に時間がかかります。
しかし、リアルタイムで差異を可視化できるシステムを使えば、カウント中にその場で確認・修正が可能です。
棚卸し当日に修正を完了でき、後日の再集計作業を大幅に削減できます。
リアルタイムでの差異確認は、棚卸しの精度を高めるだけでなく、最終的な締め処理までの時間短縮にもつながります。
棚卸しの日数を短縮するシステムならzaico
棚卸しにかかる日数は、作業方法や在庫管理体制によって大きく変わります。
手作業中心の棚卸しでは数日かかることもありますが、事前準備とシステム活用によって1日以内に短縮することも可能です。
クラウド在庫管理システムを使えば、スマホやタブレットでスキャン入力ができ、棚卸し時間を大幅に削減できます。
効率的な棚卸しを実現することで、日々の在庫管理の精度も向上し、経営判断のスピードアップにもつながります。
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