「いつの間にかストックがなくなっていた」「どこに何があるか分からない」「無駄な発注でコストがかさんでいる」、このような消耗品管理の課題が生じているケースは少なくありません。
消耗品管理は、オフィスや工場、店舗などさまざまな現場に欠かせません。
煩雑な消耗品管理を、もっとスマートに、効率的に行いたいときに役立つのが消耗品管理アプリです。
消耗品管理アプリのメリットや主な機能、消耗品管理アプリの選び方、消耗品管理アプリの導入の注意点を確認していきましょう。
消耗品管理はアプリでできる？
結論からいえば、消耗品管理はアプリで十分に対応可能です。
従来の紙台帳やエクセルによる管理では、手作業による入力ミスやリアルタイム性の欠如、複数人での共有の難しさなど、多くの課題がありました。
スマートフォンの普及とともに、現場での入力や確認を格段にスムーズに行える消耗品管理アプリが多数登場しています。
PCブラウザ版の在庫管理システムが主にデスクワークでの利用を想定しているのに対し、消耗品管理アプリは、まさに現場で働く担当者の「手足」となるツールといえるでしょう。
消耗品管理をアプリでするメリット
消耗品管理アプリは、アプリならではの手軽さや、デバイスに搭載された機能を最大限に活用できる点がメリットです。
消耗品管理をアプリでするメリットを確認していきましょう。
現場で即時入力できる
消耗品は、使用される場所が多岐にわたります。
オフィスであれば各部署、工場であれば各製造ライン、病院であれば各病棟や診察室など、実際に消耗品が使われる「現場」で、その場で在庫の出入りを記録できる点がアプリの大きな強みです。
これにより、入力漏れや入力遅延を防ぎ、常に最新の在庫状況を把握することが可能になります。
導入・運用コストを抑制できる
消耗品管理アプリの多くは、クラウドベースで提供されています。
これにより、自社でサーバーを構築する必要がなく、既存のスマートフォンやタブレットを活用できるため、初期導入コストを抑えることが可能です。
また、月額課金制のサービスが多く、必要な機能や利用者数に応じてプランを選択できるため、無駄な出費を削減できます。
カメラやプッシュ通知機能を活用できる
スマートフォンやタブレットが標準で搭載している機能を活用できるのも、アプリならではの大きなメリットです。
例えば、カメラ機能を使ったバーコード・QRコードのスキャンや、プッシュ通知機能を使った数量（発注点）を下回った際の自動アラートが利用できます。
これらの機能の活用により、日常業務でのミスの防止や効率向上が期待できるでしょう。
シンプルで直感的に操作できる
消耗品管理アプリは、タッチ操作に最適化されたシンプルで直感的なユーザーインターフェースが提供されています。
PCのマウス操作やキーボード入力と比べて、画面をタッチするだけで操作が完了するため、ITに不慣れな従業員でも簡単に使いこなすことが可能です。
複雑な操作マニュアルを読み込む必要がなく、直感的に使えるデザインは、業務効率化につながります。
消耗品管理アプリの主な機能
消耗品管理アプリには、日々の業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。
消耗品管理アプリの主な機能を確認していきましょう。
在庫の登録・編集・履歴管理
在庫の登録・編集・履歴管理は、消耗品管理の最も基本的な機能です。
管理したい消耗品の品名、型番、保管場所、JANコード、現在の在庫数などの詳細情報を登録・編集できます。
アプリによっては、消耗品の写真を登録することも可能です。
また、補充の履歴データは、消耗品の使用パターン分析や、適正在庫量の算出に活用でき、より効率的な調達計画の策定につながります。
バーコード・QRコードのスキャン
膨大な数の消耗品を一つひとつ手入力で管理するのは、非常に手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。
そこで役立つのが、バーコードやQRコードのスキャン機能です。
多くの消耗品管理アプリでは、スマートフォンのカメラでバーコードやQRコードを読み取ることで、入出庫処理を行う機能が搭載されています。
これにより、入力の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
補充アラート通知
「気づいたときには在庫がゼロだった」という事態は、業務の遅延に直結する深刻な問題です。
補充アラート通知機能は、こうした欠品リスクを防ぐためのセーフティネットとして機能します。
品目ごとに「安全在庫数」や「発注点」と呼ばれる基準値を設定しておくと、在庫数がその値を下回ったときに、担当者に自動で通知が届き補充を促すことが可能です。
消耗品管理アプリの選び方
市場には数多くの消耗品管理アプリが存在し、どれを選べば良いか迷ってしまうかもしれません。
自社にとって最適なアプリを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを確認する必要があります。
消耗品管理アプリの選び方のポイントを確認していきましょう。
利用規模と料金体系はマッチしているか？
消耗品管理アプリは、提供されるサービスや機能、利用ユーザー数などによって料金が異なるのが一般的です。
小規模なオフィスであれば無料プランや安価なプランで十分な場合もありますが、利用規模が大きくなるにつれて料金も高くなります。
まずは、自社の現在の利用規模（利用者数、管理品目数、拠点数など）を明確にし、それに見合った料金プランを提供しているかを確認しましょう。
ITが苦手な人でも直感的に使えるか？
どんなに高機能なアプリでも、実際に利用する従業員が使いこなせなければ意味がありません。
特に消耗品管理は、さまざまな部署の従業員が日常的に関わる可能性があるため、ITが苦手な人でもストレスなく使える「直感的な操作性」は重要です。
従業員が積極的に使いたくなるようなアプリを選ぶことが、導入後の定着率を高めることにつながります。
導入後のサポート体制は充実しているか？
アプリを導入した後も、使い方が分からない、不具合が発生した、連携設定で困っているなど、さまざまな疑問や課題が出てくる可能性があります。
そのようなときに、迅速かつ丁寧なサポートが受けられるかどうかは、アプリ選びの重要なポイントです。
電話やメール、チャット、など、どのようなサポートチャネルが用意されているかを事前に確認しておきましょう。
既存システムと連携できるか？
すでに会計システムや購買システムなどを導入している企業の場合、消耗品管理アプリが既存システムと連携できるかどうかは、業務効率化の観点から重要です。
例えば、消耗品の発注情報や購入データを会計システムに自動連携できれば、二重入力の手間を省き、経理処理をスムーズに行えます。
API連携に対応しているか、CSVファイルでのインポート・エクスポートが可能かなど、連携の方法や範囲を確認しましょう。
消耗品管理アプリを導入する際の注意点
消耗品管理アプリの導入は、業務効率化に大きなメリットをもたらしますが、効果を最大限に引き出すためには、いくつかの注意点を押さえておく必要があります。
消耗品管理アプリを導入する際の注意点を確認していきましょう。
消耗品リストの事前整備に時間がかかることもある
アプリを使い始める前の最初のステップとして、管理したい消耗品をすべてアプリに登録する作業が必要です。
品名、型番、保管場所、現在の在庫数などをひとつずつ確認し、リスト化していくこの作業は、思った以上に時間と労力がかかる場合があります。
これまで整理されたリストが存在しない場合には、棚卸しを兼ねた大がかりな作業になることも覚悟しておきましょう。
運用ルールを策定して周知する
アプリを導入しただけでは、消耗品管理が自動的に改善されるわけではありません。
誰が、いつ、どのようにアプリにデータを入力するのか、品切れのアラートが出た際に誰が発注するのかなど、具体的な運用ルールを策定し、関係者全員に周知徹底することが重要です。
ルールが曖昧だと、入力漏れや誤操作が発生しやすくなり、十分に活用されない可能性があります。
ルールに基づいた正しい運用が、アプリ導入効果を最大化させるポイントです。
無料トライアルで使い勝手を確認する
多くの消耗品管理アプリは、無料トライアル期間を提供しています。
導入前にいくつかのアプリの無料期間を有効活用し、使い勝手や機能が自社のニーズに合っているかを比較検討しましょう。
実際の消耗品を登録し、現場の担当者にも使ってもらって、フィードバックを収集することをおすすめします。
これにより、導入後のミスマッチを防ぎ、後悔のない選択ができます。
消耗品管理アプリならzaico
消耗品管理は、業種や業界を問わず、どんな企業にも必要な業務です。
手書きやエクセルでの管理に限界を感じているなら、消耗品管理アプリの導入を検討しましょう。
消耗品管理アプリは、即時入力や直感的な操作性が可能で、多種多様な消耗品を扱う企業に多くのメリットをもたらします。
スマートな消耗品管理を実現したいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、PC版に加えて、スマートフォン・タブレット向けに、誰でも簡単に直感的に使えるアプリも提供しています。
カメラでバーコードやQRコードをスキャンするだけで、瞬時に在庫情報の登録・更新が可能です。
また、エクセルからのデータ一括取り込みにも対応しており、既存の消耗品リストをスムーズに移行できます。
消耗品管理にアプリの利用をご検討であれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
