エクセルは表計算用のツールですが、関数を利用すれば期限管理などにも使えます。
しかし、エクセルはあくまでも表計算ツールであり、期限管理に適した方法ではなく、エクセルよりはシステムを活用して期限管理を行ったほうがよいでしょう。
期限管理をエクセルでする方法と期限管理はエクセルよりもシステムを利用した方が良い理由やポイントについて確認していきましょう。
期限管理はエクセルでも可能？
たとえば発注する期限や、消費期限がなくなる備品の期限管理などを、エクセルで管理することは可能です。
エクセルは表計算ツールなので、エクセルのファイル内で表を作成し、関数で日付を設定したりなどすれば、簡易的な期限管理表を作成できます。
しかし、簡単な管理はできる一方、エクセルは共同編集ができなかったり、簡単に期限の設定を変更できるので改ざんされる恐れがあったりなど、適した方法ではないかもしれません。
また、期限管理なのに通知の設定ができないなど、エクセルのファイルを開くことを忘れてしまえば期限が過ぎてしまうなどのリスクも高いでしょう。
エクセルは普段から使っているツールである人も多いとは思いますが、あくまでも簡易的な管理程度と考えておいたほうがいいかもしれません。
期限管理をエクセルでする方法
エクセルで期限管理をするには、どうすれば良いのでしょうか。
期限管理をエクセルで行う方法について確認していきましょう。
在庫数に限らず日付で管理する
在庫数が残りいくつなのかに限らず、特定の日付を超えたら分かるように設定する方法があります。
以下の通りに設定しましょう。
1エクセルの表のどこかにToday関数を使用して、今日の日付が常に表示されるように設定
使用期限や消費期限などの期限を品目の隣に羅列していく
期限日が書かれている表全体を選択し条件付き書式>セルの強調表示ルール>指定の範囲内を選択する
ポップアップ画面が表示される
左の欄にTODAY関数を使ってるセルを記入
下図のように数字を記入
okを押すと、期限切れのセルは赤い背景で表示される
上記の設定をすることで、期限を超えたらセルを色で示して、期限が超えているものを知らせてくれます。
また、上記の設定を応用すれば、期限日から一か月前など前もってセルを表示してくれる設定にすることも可能です。
在庫数が少なくなったら分かるように管理する
在庫数が少なくなったら分かるように管理する場合は、以下の方法で設定すると良いでしょう。
最低数や項目を書いた表を用意する
在庫数が書かれているセルを選択しながら、条件付き書式を選択>新しいルールを選択
指定の値を含むセルだけを書式設定を選択
「次のセルのみを書式設定」内の次の値以下を選択
右の欄に、最低数が書かれたセルを選択する
表示させたい文字の書式を変えるには、書式をクリック
スタイルや色を選択する
色がきまったらOKを押す
以下のように、最低数以下のものは色で示される
上記の方法であれば、最低数よりも少ない在庫数のセルを色をつけて表示させることができるようになります。
期限管理をエクセルでするデメリット
期限管理をエクセルで行う場合、どのようなデメリットがあるでしょうか。
期限管理をエクセルでするデメリットについて確認していきましょう。
確認が必要になる
エクセルで期限管理したところで、通知が来るわけではありません。
結局は、毎日エクセルを開いて、中を確認する必要があるので手間はかかってしまいます。
また、業務が忙しい場合は、折角設定していても忘れてしまうこともあるでしょう。
このように、自分から動いて確認しなければならない点が、期限管理をエクセルでするデメリットです。
誰かが開いてれば確認できない
エクセルは共同で編集ができないツールなので、誰かが開いている時は自分は確認できません。
そのため、いますぐ在庫数を確認したいのに開けないからという理由で確認できず、結局発注期限を過ぎてしまうという事態を引き起こす可能性もあります。
このように、いつでも確認できないところがエクセルのデメリットです。
見逃してしまう恐れがある
エクセルは通知が来ないだけではなく、閲覧できる媒体が限られているため、単純に見逃してしまう可能性も高いです。
たとえば、スマホで確認できれば休みの日でも在庫切れを察知し、週明けに間に合うように発注することができます。
しかし、エクセルだと出勤しなければ確認できないので、土日や休みの間に在庫切れを起こしてしまうこともあるでしょう。
このように、エクセルだと簡単に見逃してしまい、期限管理を行っているにも関わらず期限切れが発生する可能性もあります。
改ざんされる恐れがある
エクセルは誰でも簡単に編集できてしまうので、改ざんされる恐れもあるでしょう。
たとえば、有効期限を違う日に改ざんし、まだ期限切れが発生していないように見せることもできてしまいます。
インクなどの使用期限であればそこまで問題にはならないかもしれませんが、食品や医薬品など、人の健康を害する恐れのあるものの期限を改ざんされてしまうのは問題です。
このように、改ざんされてしまう恐れがあることは、会社全体のトラブルにも発展してしまうので、エクセルで期限管理したい場合は注意しましょう。
期限管理はエクセルよりもシステムが良い理由
期限管理をしたい場合は、エクセルよりもシステムを利用しましょう。
期限管理はエクセルよりもシステムが良い理由について確認していきましょう。
通知が来るので気づきやすい
システムで期限管理すれば、通知を設定できるのですぐに気づくことができます。
たとえば、システムを使えばスマホで確認もできるので、通知に気づきやすいでしょう。
通知が来ればすぐに確認できるので、期限がきれている在庫にもすぐに気づけて、見逃さなくなります。
運用を続けやすい
エクセルだと人によって管理方法がかわったり、管理担当者がやめてしまうと引継ぎなどが発生してしまいます。
また、職場の環境によっては属人化している可能性もあり、運用が滞ることもあるでしょう。
しかし、システムであれば運用が続けやすく、属人化も防ぐことができます。
操作方法や管理方法も人によって変わることがないですし、そもそも自分達ですべてカスタマイズする必要がないので、管理に時間を費やすことがありません。
リアルタイムで確認できる
システムを使えば、誰が開いていてもすぐに開くことができるので、リアルタイムで確認作業が行えます。
誰かが閉じるのを待機する時間も必要なくなるので、見逃すことがなく、思い立ったときにすぐに確認できるでしょう。
期限管理はその日の一度でも確認できれば、発注すべきかどうかの把握ができます。
エクセルだと、確認したいときに確認できませんが、システムであれば確認したいときにすぐに確認できるので、スムーズな運用ができるでしょう。
職場以外でも確認できる
システムを使えば、アプリとしてスマホやタブレットなどにダウンロードできます。
その結果、職場以外の場所でも簡単に確認できるので、もしも期限切れのものがあると発覚すれば、職場以外の場所からでも発注ができるでしょう。
休み中に期限が切れてしまったものでも、休み明けに間に合うように発注ができるようになります。
期限切れを起こさずに運用できるようになるので、休みの日でも安心して管理可能です。
期限管理にはエクセルよりもzaico
期限管理をしたい場合、ビジネスツールでもあるエクセルを使いたいと考える人も多いでしょう。
エクセルなら使い慣れている人もいるかもしれませんが、エクセルで期限管理をすると見逃してしまったり、期限を改ざんされたりなど、さまざまなリスクが引き起こされる可能性も高いです。
そうならないためにも、エクセルではなくシステムで期限管理をするようにしましょう。
期限管理に使えるシステムを導入するのであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」を検討してみてください。
zaicoはさまざまな業種・業界で利用されてる在庫管理システムで、期限管理が必要な物品の管理にも活用されています。
期限管理をエクセルから脱却したい、期限管理に使える在庫管理システムをお探しであれば、お気軽にzaicoにご相談ください。
