倉庫の棚卸を任されているものの、「品目が多くて時間がかかる」「帳簿と数が合わない」といった課題を抱えている場合もあるかもしれません。
倉庫の棚卸にはいくつかの方法があり、自社の規模や扱う品目に合った方法を選べるかどうかで、作業の効率や精度が大きく変わってきます。
倉庫の棚卸方法を整理し、倉庫の棚卸方法の種類ごとの特徴から精度を高めるコツを解説します。
倉庫の棚卸方法を知る前に押さえる基礎知識
倉庫の棚卸とは、帳簿上の在庫数と実際に倉庫にある在庫数を照らし合わせ、数量を確定させる作業です。
倉庫の棚卸方法を具体的に見ていく前に、まずは棚卸そのものの目的と対象を押さえておきましょう。
棚卸の主な目的は、手元にある棚卸資産の数量と金額を正確に把握し、帳簿との差異を見つけることにあります。
ここでいう棚卸資産とは、商品や製品、原材料、仕掛品など、販売や生産のために保有している在庫のことです。
法人税法上も、事業年度ごとに実地棚卸を行って在庫を確定させることが求められており、決算には欠かせない手続きといえるでしょう。
また、倉庫の棚卸には複数のやり方があり、1つの正解があるわけではありません。
ここからは、「在庫の把握の仕方」「実施タイミングと範囲」「現物の数え方と記録のやり方」「集計に使うツール」という切り口に分けて、倉庫の棚卸方法を整理していきます。
倉庫の棚卸方法：在庫の把握の仕方
在庫を把握する方法は、帳簿を使う方法と現物を直接数える方法に大別されます。
倉庫の棚卸方法の中から在庫の把握の仕方について確認していきましょう。
帳簿棚卸
帳簿棚卸とは、入庫伝票や出庫伝票などの記録をもとに、帳簿上で在庫数量を算出する方法です。
日々の入出庫データを積み上げて計算するため、倉庫内の作業を止めずに在庫数を確認できます。
一方で、帳簿棚卸はあくまで記録ベースの計算であり、入力ミスや記録漏れがあれば実際の在庫数との乖離が生じます。
そのため、帳簿棚卸だけで在庫管理を完結させることは難しく、次の実地棚卸と組み合わせて運用するのが一般的です。
実地棚卸
実地棚卸とは、倉庫内の商品を実際に目で見て数え、現物の数量を確認する方法です。
帳簿上の数字では見えない破損品や期限切れ品、所在不明の在庫なども把握できるため、在庫の実態をより正確につかめます。
ただし、実地棚卸には人手と時間がかかり、棚卸中に入出庫を止める必要が出てくるケースもあります。
そのため、効率的な進め方やカウント方法を事前に計画しておくことが重要です。
倉庫の棚卸方法：実施タイミング・範囲
倉庫全体を一度に数えるか、エリアを区切って順番に数えるかによって、一斉棚卸と循環棚卸に分けられます。
倉庫の棚卸方法の中から実施タイミングや範囲について確認していきましょう。
一斉棚卸
一斉棚卸とは、特定の日時を決めて倉庫内のすべての在庫を一度に数える方法です。
決算期末や月末などに実施されることが多く、特定の時点における在庫の全体像を正確に把握できます。
すべてのアイテムを同じタイミングで数えるため、カウントの漏れや重複が起きにくいメリットがあります。
一方で、棚卸中は入出庫を停止しなければならず、倉庫の通常業務が止まってしまうほか、大規模な倉庫では多くの人員を動員する必要があり、コストや負担も大きくなりがちです。
循環棚卸
循環棚卸とは、倉庫内のエリアや品目カテゴリーを分けて、ローテーションで少しずつ棚卸を進める方法です。
例えば、今週はAエリア、来週はBエリアのように計画を立て、一定期間で倉庫全体をカバーします。
通常業務を止めずに棚卸ができるため、出荷や入荷のスケジュールに影響を与えにくい点がメリットです。
一方で、棚卸のタイミングがエリアごとに異なるため、倉庫全体の在庫を同じ時点で把握することが難しく、計画の管理と記録の正確性がより重要になります。
倉庫の棚卸方法：現物の数え方・記録のやり方
棚卸時の現物の数え方・記録のやり方は、大きく棚札（タグ）方式とリスト方式に分けられます。
倉庫の棚卸方法の中から現物の数え方・記録のやり方について確認していきましょう。
棚札（タグ）方式
棚札（タグ）方式とは、倉庫の棚や保管場所ごとにタグを取り付け、そこに在庫のカウント結果を記入していく方法です。
数え終わった場所のタグを回収することで、どこまで棚卸が完了したかが一目でわかります。
カウント漏れや二重カウントを防ぎやすく、作業の進捗管理がしやすい点がメリットです。
ただし、タグの準備や回収に手間がかかるほか、記入ミスが起きた場合に修正がしにくいというデメリットもあります。
リスト方式
リスト方式とは、あらかじめ品目名や品番を一覧にしたリスト（棚卸表）を用意し、それに沿って数量を記入していく方法です。
帳簿上の情報と照合しやすく、棚卸後の差異分析がスムーズに進められます。
また、品目の抜け漏れが起きにくく、大量のアイテムを扱う倉庫に適しているでしょう。
一方で、仮置き品や未登録品などのリストに載っていない在庫を見落とすリスクがある点には注意が必要です。
倉庫の棚卸方法：集計・データ化に使うツール
数え方とは別に、数えた結果を何で集計・データ化するかによっても、倉庫の棚卸方法は変わってきます。
倉庫の棚卸方法として使える紙からデジタルまでの代表的なツールを確認していきましょう。
紙
最もシンプルな方法が、紙の棚卸表に手書きで記録するやり方です。
特別なシステムや機器が不要で、コストを抑えて始められます。
しかし、記入ミスや読み間違いが発生しやすく、集計作業にも多くの時間が必要です。
データ化する際に転記ミスが起きるリスクもあるため、少量の在庫を扱う小規模倉庫向けの方法といえるでしょう。
エクセル
エクセルを使えば、紙に比べて集計作業を効率化できます。
関数やピボットテーブルの活用により、差異の自動計算やデータの並べ替えも簡単です。
エクセルは多くの企業ですでに導入されているため、新たなコストをかけずに始められます。
ただし、複数人で同時に編集しにくいことや、管理が属人化しやすいという課題があり、規模が大きくなると管理が煩雑になるため、中小規模の倉庫に向いている方法です。
在庫管理システム
在庫管理システムを導入すれば、入出庫から棚卸までを一元的に管理できます。
バーコードやQRコードをスキャンするだけで在庫データが自動更新されるため、手入力によるミスの大幅な削減にもつながる点が強みです。
リアルタイムで在庫状況を確認できるので、帳簿と実在庫の差異にも素早く気づけます。
導入コストや運用コストがかかる点はデメリットですが、在庫の規模や種類が多い倉庫では、長期的に見て効率化が期待できるでしょう。
RFID
RFIDは、電波を使って商品に付けたタグの情報を非接触で読み取る技術です。
バーコードのように1つずつスキャンする必要がなく、複数のタグを一括で読み取れるため、棚卸のスピードが飛躍的に向上します。
また、棚や箱の中にある商品もそのまま読み取れるので、作業者の負担も軽減されます。
ただし、タグの単価がバーコードに比べて高いことや、金属や液体の近くでは読み取り精度が下がる場合がある点に注意が必要です。
大量のアイテムを高速で棚卸する必要がある大規模倉庫で高い効果が期待できます。
倉庫の棚卸方法を改善し精度を高めるコツ
倉庫の棚卸をスムーズに進めるには、自社に合った方法を選ぶと同時に、精度と効率を高める工夫を行うことが大切です。
倉庫の棚卸方法を改善し精度を高めるコツを紹介します。
入出庫をその都度記録して帳簿と実在庫の差異を小さくする
棚卸の精度を高める基本は、日々の入出庫の正確な記録です。
入庫や出庫が発生したタイミングでリアルタイムに記録すれば、帳簿上の数字と実在庫の差異が小さくなります。
「後でまとめて入力しよう」という運用は記録漏れの温床になるため、その都度の記録を徹底することが大切です。
棚卸の前に倉庫を整理し仮置き品や不要在庫を減らす
棚卸の前に倉庫を整理整頓しておくと、カウント作業がスムーズに進みます。
通路に仮置きされた商品や、使う予定のない不要在庫が多い状態は、数え間違いや二重カウントを招く原因です。
事前に仮置き品を所定の棚に戻し、不要在庫を処分しておけば、正確かつ効率的な棚卸を実現しやすくなるでしょう。
2人1組のダブルチェック体制で数え間違いを防ぐ
棚卸作業を1人で行うと、数え間違いや記入ミスに気づきにくくなります。
2人1組で「読み上げ役」と「記録役」を分担すれば、ヒューマンエラーを大幅に減らせる点が大きなメリットです。
また、作業負担の分散にもなり、長時間の棚卸でも集中力を維持しやすくなるでしょう。
さらに、可能であれば担当エリアを入れ替えてクロスチェックを行うと、精度がいっそう高まります。
棚卸差異率で精度を「見える化」する
棚卸差異率とは、帳簿上の在庫数と実地棚卸で確認した在庫数のずれを数値化した指標です。
差異率を毎回計算して記録しておけば、棚卸精度の推移を客観的に把握できます。
差異率が高いエリアや品目を特定すれば、原因の分析と改善策の立案を具体的に進められるでしょう。
また、数値で管理することで、現場の意識向上にもつながります。
倉庫の棚卸方法の改善にzaico
倉庫の棚卸方法には、在庫の把握の仕方や実施範囲、記録方法、使用するツールによってさまざまな種類があります。
自社の倉庫規模や取り扱う品目数、業務体制に合った方法を選ぶことが、正確で効率的な棚卸の第一歩です。
倉庫の棚卸方法で紙やエクセルでの棚卸に限界を感じているなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマホでバーコードやQRコードをスキャンするだけで在庫を登録・棚卸でき、手書きの転記や集計の手間を減らせます。
帳簿棚卸と実地棚卸の差異もリアルタイムで把握できるため、棚卸精度の向上も可能です。
倉庫の棚卸方法に在庫管理システムの利用をご検討であれば、お気軽にzaicoまでご相談ください。
