オフィスや工場、店舗などで日々使用される文具や清掃用品、作業資材などの「消耗品」が必要になるシーンは多いでしょう。
消耗品の管理は後回しにされがちですが、適切に管理されていないと、業務の停滞や無駄なコスト発生の原因になってしまいますので、消耗品管理を「見える化」して適切に把握することが求められます。
消耗品管理の見える化で得られるメリットから役立つツール・システム、消耗品管理の見える化のステップ、注意点などを確認していきましょう。
消耗品管理の見える化とは
消耗品管理の見える化とは、オフィスや工場、店舗内で使用する文具や清掃用品、作業資材などの消耗品の在庫状況や使用状況を正確かつ迅速に把握できる状態にすることです。
具体的には、「いつ」「何が」「どれくらい」あり、「誰が」「いつ」「どれくらい」使用したのかを明確にします。
消耗品管理の見える化により、感覚や経験に頼りがちだった消耗品管理から脱却し、データに基づいた効率的な管理が可能です。
消耗品管理を見える化するメリット
消耗品管理の見える化により、企業はさまざまなメリットを受けられます。
消耗品管理を見える化するメリットを確認していきましょう。
リアルタイム在庫把握による業務効率化
消耗品の在庫数をリアルタイムで把握できれば、都度確認の手間が省け、補充のタイミングを逃すこともありません。
これにより、消耗品切れによる業務の中断を防げるだけでなく、発注業務の効率化にもつながります。
現場からの問い合わせ対応も減り、消耗品の管理担当者の負担軽減にも効果的です。
無駄の排除によるコスト削減
消耗品管理を見える化することで、実際の使用量に基づいた発注が可能となり、不要な発注や二重発注などの無駄を省くことが可能です。
これにより、在庫スペースの無駄遣いや廃棄コストの削減が実現します。
また、消耗品ごとの使用傾向の分析により、まとめ買いや発注先の見直しなどコストダウンのための購買戦略も立案しやすくなるでしょう。
紛失・盗難リスクの軽減
消耗品は単価が低いものが多いため、管理が甘くなりがちで、知らぬ間に紛失や盗難が発生しているケースも少なくありません。
見える化により、「誰が」「いつ」「どれだけ」消耗品を持ち出したかを記録でき、不正利用や持ち出しの抑止につながります。
また、異常な消耗や不自然な在庫減少を早期に発見できるため、問題発生時の原因究明や再発防止策の策定にも役立つでしょう。
消耗品管理の見える化に役立つツール・システム
消耗品管理の見える化を実現するためには、適切なツールやシステムの導入が欠かせません。
消耗品管理の見える化に役立つツール・システムについて確認していきましょう。
エクセルによる簡易的な管理
少量の消耗品や、限定的な範囲での管理であれば、エクセルなどの表計算ソフトを用いた簡易的な管理が可能です。
エクセルで管理台帳を作成し、品名や数量、入庫日、出庫日、使用者などの項目を設定して手入力で記録します。
コストをかけずに手軽に始められる点がメリットですが、リアルタイム性や正確性の確保には限界があり、入力ミスや入力漏れが発生しやすいというデメリットがあります。
クラウド在庫管理システムの活用
より高度な消耗品管理の見える化を目指すのであれば、クラウド在庫管理システムの導入が有効です。
クラウド在庫管理システムは、インターネット経由で利用できる在庫管理に特化したシステムです。
リアルタイムでの在庫状況の把握や入出庫履歴の自動記録、発注点の通知など、消耗品管理を効率化するためのさまざまな機能を備えています。
導入時の初期コストを抑えられ、システム運用の手間もかからない点がメリットです。
バーコード・QRコードによる管理
消耗品にバーコードやQRコードを付与し、スキャンすることで入出庫を管理する方法も有効です。
バーコードリーダーやスマートフォンのカメラでコードを読み取るだけで、在庫の増減をシステムに自動で反映できます。
これにより、手入力によるミスをなくし、正確でスピーディーな消耗品管理が可能です。
特に消耗品の品目数が多く、頻繁に入出庫が発生する場合には、大幅な効率化が期待できます。
消耗品管理を見える化するためのステップ
実際に消耗品管理の見える化を進める際には、どのようなステップを踏めば良いのでしょうか。
消耗品管理を見える化するためのステップを確認していきましょう。
現状の消耗品管理状況を把握する
まずは消耗品管理の現状を正確に把握することが重要です。
現場でどのような管理方法が取られているのか、在庫管理の課題やトラブル事例、発注・補充の流れなどを確認し、現状分析を行いましょう。
最初の段階で課題を明確にできれば、見える化の目的や施策がより具体的になります。
管理対象となる消耗品リストを整備する
次に、見える化の対象となる消耗品のリストを整備します。
消耗品の品名や型番、保管場所、最低在庫数、発注点などの情報を整理し、漏れや重複がないようにしましょう。
このリストが以降の管理台帳やシステム設定の基礎データとなるため、正確かつ網羅的に整備することが大切です。
ツール・システムを導入する
整備した消耗品リストに基づいて、具体的なツール・システムを導入します。
手軽に始める場合はエクセルで管理台帳を作成し、本格的に取り組む場合はクラウド型在庫管理システムやバーコード・QRコード管理システムなどを検討しましょう。
ツールの選定段階で、実際に運用する担当者の意見も取り入れると、導入後の定着がスムーズになります。
運用ルールを策定し社内に周知する
ツールやシステムの導入だけでなく、運用ルールの策定と社内周知も不可欠です。
例えば、「在庫数が〇個以下になったら発注する」「入出庫時には必ず記録する」などのルールを明文化し、関連する従業員に周知徹底しましょう。
また、定期的な棚卸しや管理状況のチェック体制も構築し、ルールが形骸化しないように運用することが重要です。
運用を開始し効果測定・改善サイクルを回す
策定した運用ルールと導入したツール・システムを活用し、消耗品管理の見える化を本格的に開始します。
運用開始後は、定期的にその効果を測定し、改善サイクルを回していくことが見える化成功の鍵です。
課題が見つかれば、運用ルールやシステムの活用方法を見直すなど、継続的に改善していくことで、より精度の高い消耗品管理を実現できます。
消耗品管理を見える化する際の注意点
消耗品管理の見える化は便利な反面、導入・運用には注意すべきポイントも存在します。
消耗品管理の見える化に失敗しないための注意点を確認していきましょう。
コストと効果のバランスを見極める
見える化のために高額なシステムを導入しても、実際の運用効果が見合わなければ意味がありません。
自社の業務規模や管理対象数、予算に応じて、適切なツールや運用方法を選定しましょう。
初期投資やランニングコストだけでなく、運用負担や教育コストの考慮も重要です。
従業員の理解と協力体制を構築する
見える化の仕組みを導入しても、現場の従業員が正しく運用しなければ効果は半減します。
導入時には、目的やメリットを分かりやすく説明し、協力体制を築くことが欠かせません。
また、現場の意見を取り入れた運用ルールの策定や、定期的な研修・フォローアップも効果的です。
過剰な見える化の追求による負担増に注意する
見える化は重要ですが、過剰な見える化を追求しすぎると、かえって従業員の負担が増大してしまう可能性があります。
例えば、すべての消耗品にバーコードを貼り付け、ひとつずつ入出庫を記録するような厳密すぎる管理は、手間がかかりすぎて業務を圧迫する恐れがあります。
対象を高価な消耗品や紛失しやすいもの、頻繁に使用するものに絞り、それ以外は簡易的な管理にとどめるなど、メリハリをつけた管理を心がけましょう。
消耗品管理の見える化にzaico
消耗品管理の見える化は、オフィスや工場、店舗内で使用する消耗品の在庫状況や使用状況を適切に把握できるようにする取り組みです。
消耗品管理の見える化により、業務効率化やコスト削減、紛失・盗難リスク低減など多くのメリットを得られます。
効果的な見える化を実現するには、現状把握からツール選定、ルールの策定、従業員の協力体制構築まで、段階的かつ継続的な取り組みが必要です。
在庫管理システムを活用した消耗品管理の見える化をお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンでのバーコード・QRコード読み取りによる簡単な在庫管理やリアルタイムでの状況確認、自動発注アラートなどが可能です。
消耗品管理の見える化に取り組みたい、消耗品管理を見える化できる在庫管理システムを探しているのであれば、まずはzaicoまでお気軽にご相談ください。
