循環棚卸と一斉棚卸の違いやメリット・デメリットを徹底解説

 

 
「実地棚卸」という言葉は在庫を抱える事業をしていると日頃からよく耳にするのではないでしょうか?

実地棚卸とは商品や製品の在庫を実際に数え確認し、棚卸資産の残高を確定させることを指します。
なぜなら実際の在庫と帳簿上の在庫を照合し、資産の適正化を図らなければならないからです。

その実地棚卸には2種類の棚卸方法があり、「循環棚卸」と「一斉棚卸」と言います。

それぞれの棚卸方法にはメリットとデメリットがあるため、この記事では各々の方法を徹底解説し比べることで、皆様の実地棚卸の参考にして頂ければと思います。

 

循環棚卸とは?

循環棚卸とは、在庫を場所や種類ごとで分け、毎日、3日に1回など、短いサイクルに準じて棚卸を実施していく方法です。こまめに実施する棚卸方法で、迅速・簡単で精度自体も高いため、倉庫管理では一般的に用いられている比較的新しい方法です。

一般的には物品をスキャンして実施するため、在庫管理ソフトなどを導入しシステム化されている倉庫や店舗に向いている棚卸方法でもあります。例えばコンビニエンスストアや工場など24時間稼働しつづけるという条件下では、棚卸のために業務をストップし保管場所をクローズして棚卸を実施することは難しいため、この循環棚卸の方法を使ってるところがほとんどです。

 

循環棚卸の実施方法

循環棚卸の具体的な実施方法ですが、上で述べたように物品を場所や種類毎に分けて実施することが前提となるので、スケジュール上決定した対象エリア or 種類以外の場所は稼働していても問題ありません。

循環棚卸の流れとしては以下のようになります:

①在庫管理を実施すると決められた対象エリアで棚卸を実施する。その際、対象となるエリアへの物品の入出庫はストップさせる

②対象となる物品の数が揃うまで棚卸を実施する

③対象エリアの在庫に差異がなければ業務を再開する

このような流れで、対象エリア、各種類毎にスケジュールに沿って日々実施していきます。

 

循環棚卸のメリット・デメリット

迅速・簡単・精度が高いとご紹介した循環棚卸の方法ですが、メリット・デメリットはあります。次にそのメリット・デメリットについて具体的に説明していきます。

 

業務を止めずに行える

循環棚卸の最も大きなメリットの一つとしては、業務を止めることなく棚卸を実施できることです。
棚卸を実施している対象エリアに関してのみ在庫を数えている間は作業をストップする必要はありますが、限定的なものなので倉庫内、もしくは売り場内でも事前に調整しながら実施することが可能でしょう。

また、業務を止める必要が無いということは、売上に大きな影響を与えません。通常では丸一日店舗や工場を閉めて棚卸のみに集中する時間を捻出するので、棚卸作業の為に売り上げが減ってしまうということは防ぐことができます。

 

少人数で対応可能

通常棚卸はスタッフ総出で実施するイメージを持つ方が多いと思いますが、循環棚卸の方法は限定的な棚卸の方法なので、そのために多くの人的リソースを割く必要がありません。棚卸に多くの人を配置しなくていいので、それ以外の業務に支障も出づらく、日々の業務の維持にもつながりますし、何よりも棚卸の効率アップと人件費の削減にもなります。

 

ずれが生じやすい

次に循環棚卸のデメリットですが、営業を止めずに実施できることはメリットである反面、その他の商品が流動する中で作業を実施します。
よって、作業場の整理整頓がなされ、担当者が集中して実施できるなど、しっかりと循環棚卸ができる環境が整えられていなければ、在庫のカウントミスなどどにつながりやすいです。

また、対象エリア及び種類毎に順々に実施していくため、必然的に在庫管理の作業と作業の間隔が空いてしまい、ずれが生じやすいということもあります。

 

一斉棚卸とは?

一斉棚卸は全業務を完全ストップして実施するため、棚卸の為だけに作業を集中することができます。作業中は循環棚卸と違い在庫の入出庫も発生することなく、作業現場も棚卸の為だけに稼働し、一気に実施するため、循環棚卸よりもさらに精度高い結果となる特徴があります。また、いちどにまとめて棚卸を実施するため、帳簿と在庫が合致しない場合でも、その間違いと原因をその場で見つけやすいというメリットがあります。

 

 

一斉棚卸の実施方法

一斉棚卸の具体的な実施方法ですが、一般的な棚卸と思っていただいて大丈夫です。基本的な棚卸の順序にしたがって実施しますが、業務を完全にストップさせ実施するため、大規模な棚卸になればなるほど事前の準備と周知が必要となってきます。一斉棚卸はプロジェクト化させ、責任者を中心に運営チームを立て進めていきましょう。事前の準備次第で効率と精度に大きな差が生まれてしまうため、一斉棚卸も現在ではシステム化が進んでいて、より現場に負担の無い棚卸の方法に進化しています。

 

 

一斉棚卸のメリット・デメリット

昔からある一斉棚卸の方法ですが、そこにはメリットもデメリットもあります。次では、そのメリット・デメリットについて具体的に説明していきます。

 

棚卸の精度が高い

一斉棚卸は業務を完全ストップして実施するため、棚卸の為だけに集中することができる環境を担保できます。作業中は循環棚卸と違い在庫の入出庫も発生することなく、また作業現場も棚卸の為だけに稼働し一度に実施するため、循環棚卸よりもさらに精度高い結果となる特徴があります。また、いちどにまとめて棚卸を実施するため、帳簿と在庫が合致しない場合でも、その間違いと原因を見つけやすいという大きなメリットがあります。

 

リソースが必要

次は一斉棚卸におけるデメリットです。一斉棚卸は人的リソースもそれなりに割かなければなりません。なぜなら、一斉棚卸は規模も店舗丸ごと、倉庫毎など大きくなりがちで、棚卸に関わる人員が増えれば増えるほどその人員管理業務も増えてしまいます。棚卸に慣れていない人の教育なども事前に実施しなければなりません。

 

半日~1日分業務が止まる

一斉棚卸において最も影響の大きなデメリットのひとつは、全業務が完全にストップしてしまうことです。その期間は棚卸の規模によりけりですが、半日~1日にかけて実施することがほとんどでしょう。また、日中の業務稼働を必須とする場合には、通常業務が終了した後、夜通しで棚卸業務を実施したり、スタッフが休日出勤により対応している場合もあります。このように一時的ではあるもののスタッフに激務を強いてしまうと、肉体的・精神的負担からミスが多くなってしまい、棚卸自体の精度と効率性にも影響を与えるだけでなく、見直しが進んでいる働き方改革の観点からもこの状況は逆行していると言わざるを得ません。

 

循環棚卸を効率的に行うポイント

このように二つの棚卸方法をご紹介してきましたが、より一般的になってきている循環棚卸に関してポイントをまとめました:

 

・責任者やリーダーを立て、マニュアルやルールに従って実施する
循環棚卸は実施スパンが短いことから、責任者やリーダーを決め、マニュアルを作成し、しっかりとしたスケジュールを立てて実施をすることが重要です。営業を止めずに実施することがメリットである以上、事業スケジュールと人員配置を考慮した棚卸スケジュールをまず立てましょう。そして、途中で新しい人が棚卸に参加してもルールを理解しやすいようにマニュアルを作成し、引継ぎ手順を明確にし定期的な講習会を実施しましょう

 

・在庫管理システムの活用
棚卸は在庫管理の業務のひとつであり、その大きな目的は「現場を円滑に回し、キャッシュフローをよくして、経営状態をよくする」ことにあります。すなわち、在庫管理は資産管理でもあるので、在庫にずれが生じることは会社の経営状態にも直接的に影響を与えます。そこで循環棚卸では在庫管理システムやスキャナーを積極的に使用し、より精度高い結果をもたらす方法を採用して実践し、棚卸業務自体の効率性の向上のみならず棚卸による在庫(資産)の適正化を実現しましょう

 

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