適正な在庫数を保つには、正確な在庫管理が重要になります。そのために欠かせないものが、在庫管理表です。
在庫管理表は、在庫数を可視化し社内に共有するのに役立ちます。在庫管理表はweb上でも無料のテンプレートがダウンロードできますが、Excelで自作したりソフトを使用するとさらに効率的に運用できます。
しかし在庫管理表には様々なタイプがあり、自社の在庫状況に適したものを使用しなければスムーズな運用が難しくなります。
ここでは、3つのタイプの在庫管理表を見本とともに紹介します。さらに、在庫管理表の作成方法や運用のポイントについても詳しく解説していきます。
目次
在庫管理表の見本をタイプ別に紹介
在庫管理表には、次の3つのタイプがあります。
- 単票タイプ
- シンプルタイプ
- 在庫移動表タイプ
ここではそれぞれの見本を紹介し、タイプ別のメリットやデメリットについて解説します。
単票タイプ
単票タイプは、物品一種類につき一つの表で管理します。出入庫の履歴を下へ順番に記入していくことから、「吊り下げタイプ」とも呼ばれます。
作成するときの必要項目としては、「日付」と「入庫数」、「出庫数」、「残高」、「担当者」があれば十分ですが、自社の状況によって「概要」や「メモ」の項目もあれば便利です。
単票タイプの一番のメリットは、作成が簡単で扱いやすいことです。例えばパソコンで作成した単票タイプの在庫管理表に入力する場合でも、手書きの管理表の場合と基本的な書き方が変わらないのでパソコンの操作が苦手な人でも問題なく取り扱えるでしょう。
一方デメリットとしては、扱っている物品数が多い場合には管理が複雑になる点があります。単票タイプは一つの表に付き一つの商品を扱うので、物品数が多いほど在庫管理表が多くなり、一つずつ記入やチェックを行うのが大変になります。そのため、記入漏れなど人的ミスを誘発する可能性も高くなるでしょう。
シンプルタイプ
シンプルタイプは、少量の物品の在庫を一元管理するのに適している表です。単票タイプと同様に、日付の古いものから順番に下へと記入していきますが、複数の物品について記録できます。
項目も単票タイプと同様に、「日付」、「物品名」、「入庫数」、「出庫数」、「残量」、「担当者」、「備考」まであれば十分です。
シンプルタイプのメリットとしては、物品の種類が少なく、少量であれば最も簡単で管理がしやすいことが挙げられます。所有している物品全ての在庫状況がひと目でわかるため、在庫全体をすぐ把握できます。
しかし単票タイプと同様、物品の種類が多い場合には複雑になり、全体の把握は返って難しくなることがデメリットです。
在庫移動表タイプ
在庫移動表タイプは、複数にわたる物品の在庫を一元管理するのに適しています。取り扱う物品の種類や数量が多い場合によく使われます。
項目としては「品名」、「在庫数」、「出入庫数の合計」、「日付」が必要です。縦に物品が連なり、横軸で物品の在庫数の変動を記録していきます。
物品の種類が多くても、在庫の状況をまとめて把握できるところが大きなメリットです。しかし、出入庫の詳細や概要、担当者の記入ができず数の変動のみで細かい箇所がすぐわからないのがデメリットになります。
また、物品の種類が多くなればそれだけデータ量も膨大になるので、ファイルが重くなるのもデメリットです。パソコンのキャパシティによっては、作業中にフリーズしてしまうなど不具合が生じやすくなります。
在庫管理表を作成する手段は？
様々な在庫管理表のタイプを例に挙げて紹介しましたが、自社の在庫管理に適しているタイプは見つかったでしょうか。在庫管理表を作成するには、次のような方法があります。
- 無料テンプレートをダウンロードする
- ExcelやGoogleスプレッドシートで作成する
在庫管理表の無料テンプレートは、web上で様々な種類のものが配布されています。検索ウィンドウで「在庫管理表 テンプレート 無料」と入力して検索すれば、すぐに探せます。
作成するには無料テンプレートの使用が一番手軽な方法ですが、より自社の様子に合う在庫管理表を求めるならばExcelやGoogleスプレッドシートで作成するのも良いでしょう。
無料テンプレートでも項目の追加や変更ができるものもありますが、より自分で作成した方がより使いやすくカスタマイズできます。
在庫管理表をExcelで作成する方法
ここでは上記で紹介したタイプのうち「シンプルタイプ」を例として、在庫管理表をExcelで作成する方法を説明します。
- はじめに、任意のセルにタイトルや月を入力します。
- 横へ順番に「日付」「商品名」「商品コード」「出庫数」「入庫数」「残数」「備考」を入力します。必要であれば「担当者」を付け加えてもよいでしょう。
- 右上のツールバーにある罫線のマークをクリックし、罫線を付けます。項目と記入欄の間は、二重線などにしたほうがわかりやすくなります。
- 集計期間を入力する箇所を作ります。
以上が、Excelでの一番シンプルな在庫管理表の作成方法です。
シンプルタイプは数種類の在庫を一元化できることがメリットですが、残数（在庫数）のセルに数式を入力して、出庫数や入庫数の入力から残数を自動で計算するように設定するには向いていません。
在庫管理表を運用するポイント
自社の状況にあった在庫管理表を作成できたら、うまく在庫を適正状態に保つためにも上手に運用していかなければなりません。
ここでは、在庫管理表を運用していくポイントについて解説します。
管理者を決める
在庫管理表を実際に記入するのは複数の社員で行うとしても、定期的に在庫管理表をチェックする管理者が必要です。
在庫管理表の所在を把握していることはもちろん、後に説明する運用のルールがきちんと守られているか確認する責任者がいることで在庫管理表の秩序が保たれます。
運用ルールを決める
複数人で在庫管理表を扱う場合、ルールの設定は欠かせません。
また在庫管理表に関する業務は、属人化しやすいものです。担当者が不在になると在庫の状況がわからなくなるというのでは困るため、担当者以外の人が見てもわかりやすいような運用ルールを決めることがポイントです。
記入・管理しやすいように、表記方法などのルールはできるだけシンプルなものが良いでしょう。あまり複雑なルールを設定すると、記入が億劫になり運用が難しくなります。
運用ルールを周知する
運用ルールが決定したら、必ず担当者に周知して共有しておきましょう。周知が徹底してなければ、独自の表記ルールで記入する、データ入力そのものを忘れるなどの事態が起こりやすくなります。
バックアップは定期的に取る
在庫管理表のデータは、1ヶ月ごとや棚卸時など期間を決めて定期的にバックアップを取りましょう。
停電や突然の事故で、急に今までのデータが消去してしまうことも起こりえます。蓄積されたデータ量が多ければ多いほど復元が困難になるので、こまめにバックアップを取って思わぬ事故に備えておくことが重要です。
クラウド在庫管理ソフト「zaico」を使った管理方法
これまで、無料テンプレートやExcelを使用して在庫管理表を作成する方法を紹介してきましたが、クラウド在庫管理ソフト「zaico」を使えば在庫管理がもっと手軽に行えます。zaicoにはWeb版、iOS版、Android版の3種類が用意されていますが、ここではiOS版を例に挙げて、物品の登録から出庫数の入力までの管理方法の手順を簡単に説明します。
- zaicoアプリのメニュー画面で「新規作成」をタップします。
- 物品名、保管場所、数量など必要な項目を入力し「保存」をタップします。
- メニュー画面で「出庫スキャン」をタップします。
- 出庫する（数を減らす）物品のQRコードかバーコードをスキャンします。
- コードと一致するデータの物品名が画面に表示されるので、合っているか確認します。
- 出庫数に出庫したい数を入力し、「出庫」をタップします。
- 対象の物品を出庫リストに入れたら「完了」をタップします。
詳しくは、zaicoの使い方紹介を見てみてください。 → STEP1 実際にzaicoに物品を登録をしてみよう！【iOS】
ここでは、1種類の物品の出庫数を登録する方法を紹介しました。複数の物品であっても、まとめて出庫リストに加えることができます。出庫したい物品が全て正しく登録されているか確認するには、スキャン画面の下に表示されている「対象確認」をタップすると出庫リストが表示されます。
また、出庫データからそのまま納品データ作成も可能です。
zaicoは物品のバーコードやQRコードを読み取るだけで、在庫数の入力を簡単に行えます。バーコードやQRコードがついていない物品にもQRコードを作成する機能があるため、あらゆる物品に対応できます。また、特別な器具を導入する必要はなく、お手持ちのスマートフォンやタブレット、パソコンからも操作が簡単に行えるため誰でも抵抗なく使用できるというメリットがあります。
その他、次のようなメリットもあります。
- データをクラウドで一元管理できるので、社内共有が簡単に行える
- 在庫数の下限を設定し、下回るとメールで知らせる機能がある
- データのインポート・エクスポート機能があり、他の会計システムなどとも連携可能
このようにzaicoには、Excelで作成した在庫管理表にはない便利な機能が多数搭載されています。
在庫管理・棚卸をカンタンに！「クラウド在庫管理ソフトzaico」
在庫管理表には、大きく分けて単票タイプ、シンプルタイプ、在庫移動表タイプの3つのタイプがあります。それぞれメリット・デメリットがあるため、自社に適しているタイプを選ぶことが重要です。
在庫管理表は、web上で検索すると無料テンプレートを配布しているサイトが数多く見つかるため、これらを利用するのが一番手軽です。もし自社の在庫状況に合った管理表を作成するならば、ExcelやGoogleスプレッドシートでも作成できます。
しかし、在庫管理表を作成し、運用していくのは大変なものです。在庫管理ソフトzaicoならば、データ入力から社内共有、バックアップまでお手持ちのパソコン・スマートフォン・タブレットで対応でき、簡単に使用できるのがメリットです。
使いやすい在庫管理表や効率的な在庫管理の方法をお探しの方は、ぜひクラウド在庫管理ソフトzaicoをご検討ください。
