属人化が進む職場では、情報やノウハウが特定の個人に依存し、属人化された中で退職が起きると業務に支障が生じることがあります。
特に在庫管理のような重要な情報を扱う業務が属人化されている場合、該当する人物が退職することで企業運営に影響する場合もあるでしょう。
属人化した業務の担当者の退職で起こる問題やリスク、属人化で退職が起きた際の対策法を解説します。
目次
退職につながる属人化とは？
属人化とは、特定の業務の情報・ノウハウ・スキル・知識などが一人または少数の個人に集中してしまい、その人がいないと業務が滞る状態のことです。
属人化が進んだ職場では、該当する業務の情報やスキルが組織で共有されず、個人に依存する形になります。
特定の個人への過度な依存は、その人が休暇を取得したり、退職したりした場合に業務が停滞するリスクを招きます。
属人化した業務を担っている担当者の立場になれば、自分しかできない仕事があると、休みを取りづらい環境や長時間労働の温床になるでしょう。
加えて、特定の個人に依存する状況は、チーム内のコミュニケーション不足を招く要因にもなり、組織全体の成長の妨げにもなり得ます。
属人化した業務の担当者が退職すると起こる問題
業務の属人化は、特に何もない日常では、表面上の問題は起こりません。
むしろ業務を熟知した担当者が効率的に進めているように見えるでしょう。
しかし、そのキーパーソンが退職することになった場合、状況は一変します。
属人化した業務の担当者が退職すると起こる問題を見ていきましょう。
膨大な引き継ぎが発生する
属人化した業務の担当者が退職する際には、その人に依存していた業務や専有していた知識・ノウハウを、後任に引き継ぐ必要があります。
属人化の範囲が広いほど、その引き継ぎには時間と労力がかかり、一時的に業務に支障をきたすでしょう。
また、属人化している業務や知識・ノウハウはその人の頭の中にあってドキュメント化や資料化されていないことが多く、スムーズな引き継ぎができないことも少なくありません。
その結果、業務の遅延や質の低下の問題につながります。
業務の遅延や質の低下
属人化していた業務が別の担当者に移管された場合、新たな担当者が前任者と同じレベルの効率や正確さで業務を行えるようになるまでには時間がかかります。
その間は、業務の遅延や質の低下が発生する可能性が高いでしょう。
業務の遅延や質の低下をサポートするために別のメンバーが助けに入ってほかの業務にも影響が出たり、質の低下が顧客満足度の低下につながったりする場合も少なくありません。
このように業務を熟知した担当者がいなくなった途端に、業務がうまく回らなくなるリスクが顕在化してきます。
スキルやノウハウの消失
属人化した業務や知識は、担当者の頭の中に入っていることがほとんどです。
長年の経験に基づいて行なっている業務は、すべてを言語化して後任に引き継げる訳ではありません。
平常時の業務は引き継げても、レアケースの対応や問題発生時の対処などは引き継ぎ漏れが発生しがちです。
そうしたスキル・ノウハウが、前任者の退職によって組織から失われた場合、後任者が時間と労力をかけて新たに構築したり、新たな人材を採用したりしてカバーが必要になります。
属人化した業務の担当者の退職は、企業や組織にさまざまな問題を引き起こします。
属人化が退職を促す原因にもなる
属人化は、退職したときに困るだけでなく、属人化自体が退職を促す原因にもなり得ます。
属人化は、担当者に業務が集中し、負担がかかる状態です。
担当者は業務の責任とリスクをすべて背負うことになり、精神的な負担が大きくなります。
ほかにできる人がいない状況は長時間労働の温床にもなり、ワークライフバランスにも悪影響を与えるでしょう。
また、特定の業務に集中することでほかの業務経験を積む機会が減り、キャリアアップの選択肢も狭くなります。
将来的な成長やスキルアップに不安を感じるようになることも多いでしょう。
このような状態が長期化すると、属人化した業務を背負う担当者の職務満足度は低下します。
その結果、優秀な人材はより良い業務環境を求めて転職を考えるようになり、属人化による退職の問題につながってしまうのです。
属人化による退職を防ぐ対策方法
属人化は、当事者が一人で解消しようとしても、できるものではありません。
属人化した業務担当者の退職によるリスクが顕在化する前に、組織的な対策が必要です。
属人化による退職を防ぐ対策方法を確認していきましょう。
現状把握と業務の標準化を行う
属人化を解消する第一歩は、現状の業務の分担や偏りの把握です。
まずは、業務プロセスと担当者を洗い出し、属人化している業務を特定しましょう。
次に、手順書やマニュアルを整備して、業務を標準化します。
業務を標準化することで、誰が担当しても同じ品質のアプトプットを出すことが可能です。
業務の標準化により、担当者の休暇や退職時に問題が発生するリスクを軽減できます。
組織的な情報共有を促進する
業務の標準化ができたら、組織全体で情報共有の重要性を認識し、積極的に取り組む風土を醸成することが重要です。
情報共有が不十分だと、属人化の解消が一時的なものに終わってしまい、時間とともに再び属人化が進みかねません。
例えば、継続的な情報共有の重要性に関する研修や、定期的な情報共有のミーティングの開催などが挙げられるでしょう。
こうした取り組みにより、メンバーに情報共有の意識が根付き、属人化を根本的に防ぐことにつながります。
情報共有ツールの活用
情報共有ツールの積極的な活用も、属人化の防止に有効です。
例えば、社内ポータルを導入して業務マニュアルや各種資料を共有すると、誰でも簡単に情報へのアクセスが可能になります。
また、チャットツールやタスク管理ツールを導入してコミュニケーションの活性化やタスク内容のオープン化を図ることで、情報共有が促進されるでしょう。
こうした環境を整えることで、業務の属人化を解消し、キーパーソンの退職による問題の発生を防ぐことにつながります。
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属人化は、個人で解消を図ることは難しいため、組織全体での継続的な対策が重要です。
属人化した業務の担当者が退職して慌てることがないよう、日頃から情報共有の風土や環境を整えていきましょう。
在庫管理業務は、担当者の経験や知識に頼ることが多く、属人化に陥りやすい業務の一つです。
特に紙ベースやExcelでの管理は作成や管理のノウハウが人に依存します。
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