特定の従業員やチームが持つ知識や情報がなければ業務を進めることができない、というようなことが起きているとしたら、「知識の属人化」と呼ばれる状態かもしれません。
知識の属人化とはどのような状態でどのような影響があるものなのでしょうか。
知識の属人化が企業に与えるリスクや知識の属人化が起きてしまう原因と対策方法について解説します。
目次
知識の属人化とは？
知識の属人化とは、組織や業務における重要な知識やスキルを特定の個人や少数のメンバーが独占する現象を指します。
知識やスキルが個人に依存するため、業務の重要なプロセスや意思決定を個人に頼らなくてはいけない状態になります。
そのため、知識の属人化は業務の遂行を困難にする原因となってしまう場合もあるのです。
知識の属人化が起きてしまうと、業務の効率性や柔軟性に悪影響を及ぼすことが少なくないため、早急に解消しなければなりません。
知識の属人化のリスク
特定の個人やグループが業務の重要な知識やスキルを独占することは、組織に深刻なリスクを及ぼす場合があります。
適切な対策を講じるためには、知識の属人化のリスクを理解しておくことが重要です。
知識の属人化にはどのようなリスクがあるのかを見ていきましょう。
生産性の低下
知識の属人化は、生産性の低下を招くリスクがあります。
特定の個人が業務に必要な情報やスキルを持っている場合、その個人が持つ知識に他のメンバーが依存しすぎることで業務の遂行に遅れが発生し、生産性やサービス品質が低下します。
リスクの集中
特定の個人や少数のメンバーが重要な知識や経験を持っていることは、リスクが集中する大きな原因です。
知識を持つ従業員の不在やミスが組織全体に悪影響を及ぼすため、特に重要な決定やプロジェクトの進行に関わる知識の場合は、損失や損害が大きくなります。
成長の妨げになる
特定の個人が知識を独占している状態では、他のメンバーがスキルや経験を積む機会を減少させるため、個人あるいは組織全体の成長を阻害することがあります。
新しいアイデアやアプローチの探求が妨げられることで、イノベーションも制約されてしまい、企業成長を望むことも難しくしていまいます。
ノウハウの喪失
特定の個人が重要な知識やスキルを持っている場合、その人材が組織を離れることによるリスクも考えなければなりません。
特に競合他社からの引き抜きが起きた場合は、業務に関する情報の多くが流出することもあり得ます。
万が一、十分な引継ぎがないまま退職されてしまっては、業務がブラックボックス化し、知識やスキルを再構築することにもなりかねません。
情報の欠落
特定の個人が情報を保持している場合、その人が不在であったり情報共有が不十分である場合、タイムリーに必要な情報が得られない状況が発生しやすくなります。
重要な情報の欠落により、意思決定やタスク遂行に支障が生じることもあるのです。
また、情報が欠落することで業務が滞ることが多くなるため、生産性が低下したり統制が取りづらくなったりもします。
知識の属人化が起こる原因
知識の属人化が起こる原因はさまざまなものが考えられます。
知識の属人化が起きる原因として考えられるものを見ていきましょう。
コミュニケーション不足
業務における知識の属人化は、コミュニケーション不足から生じることが多くあります。
情報が適切に共有されず、チーム内でのコミュニケーションが不十分になることが、特定の個人が重要な知識を保持し続けることになる原因です。
企業の文化やシステムの問題
組織の文化やシステムの問題も、知識の属人化を助長します。
例えば、情報共有を奨励する文化が欠如していたり、適切なツールやプロセスが整備されていなかったりすると、特定の個人に知識が固定されやすくなります。
役割が不明確
業務における役割の不明確さによっても、知識の属人化が起こります。
自身の役割や責任を理解していないメンバーが多くなることで、特定の個人が必要な知識やスキルを抱え込まざるを得なくなるのです。
人材不足
業務フローやノウハウを共有しようにも、対象の人材が不足していることが原因で、知識の属人化が続くケースも少なくありません。
知識やスキルがある人材に業務が偏りすぎているために、マニュアルを作成する時間がなかったり、共有する時間が十分に取れなかったりして、特定の個人に依存し続けてしまうということもあります。
不適切な情報の秘匿化
重要な情報が必要以上に非公開にされていることも、知識の属人化を招く原因です。
アクセス権の制限や情報の秘匿化が過度に行われることで限られたメンバーにしか情報が伝わらなくなり、特定の個人への依存度が高くなります。
アナログ依存が強い
業務がアナログ方式のままであることも、知識の属人化を引き起こす原因です。
デジタル化や情報の電子化が進んでいない環境では個人の経験や記憶に依存しやすく、知識の共有が制限される傾向があります。
また、口頭伝達が主要なコミュニケーション手段として定着していることも、知識の属人化が生じる原因です。
口頭での伝達は情報の歪みや欠落が生じやすくなります。
記録が文書化されないことで、知識が個々のメンバーに閉じ込められたり、限られたメンバーによる知識の支配が起きたりすることもあります。
知識の属人化を対策するには？
知識の属人化は、過去のシステムや習慣への依存度の高さが大きく関係しています。
知識の属人化が起きないようにするための対策方法を確認していきましょう。
ナレッジマネジメントの導入
知識の属人化を解決するためには、知識やノウハウを共有して経営に活用する「ナレッジマネジメントシステム」の導入が有効です。
ナレッジマネジメントにより情報が整理されることで、情報を誰もが適切にアクセスできる状態で保管・共有することが可能となります。
社内コミュニケーションの活性化
社内コミュニケーションの活性化は知識の共有を促進させるため、知識の属人化の解決に有効です。
社内コミュニケーションの活性化には、定期的なミーティングやワークショップを開催するほか、チャットやドキュメントを共有するなどの方法があります。
些細なことでも、メンバー間の対話や情報共有を容易にする工夫が重要です。
システムやプロセスの改善
導入システムやプロセスを見直し、業務の効率化を図ることも知識の属人化を軽減する効果的な手段です。
業務の標準化や自動化によって情報の共有やタスクの透明性が向上するため、知識が個人に依存しない環境が構築されます。
教育とトレーニングの強化
従業員に対する教育やトレーニングの強化も、知識の属人化を解消するために重要な要素です。
全メンバーが必要な知識やスキルを習得できれば、特定の個人に依存することはなくなるため、業務効率を向上させることが可能です。
スキルアップの機会を定期的に提供することは、従業員の意欲や士気を高める効果が期待できるため、生産性向上にもつながります。
デジタルツールの導入
デジタルツールの導入は、情報の共有やアクセスを効率化するための有効な手段です。
プロジェクト管理ツールやプラットフォームを活用すれば、誰もがリアルタイムで情報を得ることができるようになり、チーム間の連携も容易になります。
また、デジタルツールを活用した仕組みづくりを進めることは、イノベーションの促進や人材不足といった課題解決の手段にもつながります。
知識の属人化からの脱却にzaico
知識の属人化は、業務効率や企業成長の妨げとなるものです。
特に在庫管理においては、知識の属人化やアナログ化が課題になることも少なくありません。
在庫管理自体が難しい作業ではなかったとしても、手間がかかったり、これまでの方法に固執をしていたり、担当者の独自な方法に依存していると知識の属人化が生まれてしまいます。
また、知識の属人化が生まれることで、人手不足になったり、業務効率が低下してしまう可能性も高まります。
在庫管理などの業務の知識の属人化の脱却の効果的な方法として、「クラウド在庫管理ソフトzaico」を活用してみてはいかがでしょうか。
zaicoを利用すればスムーズに効率良く備品管理を行えるようになるだけでなく、誰でも簡単に扱えるので知識の属人化を防ぎ、効率的な業務が遂行できます。
