資材管理は、製造業や建設業などでものづくりをスムーズに進めるために欠かせません。
そんな資材管理の現場で、「いつの間にか資材が足りない」「どこに何があるか分からない」といったトラブルに直面したことはないでしょうか。
こうした課題を解決する第一歩が、適切な資材管理表の作成です。
資材管理表の目的や項目と、資材管理表を使った管理のポイント、より効率的な管理を実現する方法をわかりやすく解説します。
資材管理表とは
資材管理表とは、企業が事業活動を行う上で必要となる「資材」の情報を一元的に記録し、管理するための一覧表のことです。
資材管理表は主に、製造業の原材料や部品、建設業の建築資材の管理などに活用されています。
資材は数が多く、種類もさまざまなため、不適切な管理によって欠品や過剰在庫を引き起こすと、生産スケジュールの遅延やコスト増を招く原因です。
資材管理表の適切な作成・運用により、必要なときに必要なモノが手に入る状態を保てます。
資材管理表は紙の台帳で管理されることもありますが、エクセルやGoogleスプレッドシートなどを用いて管理するのが一般的です。
資材管理表の目的
資材管理表は、単に資材の数量を記録するだけのものではありません。
資材管理表を作成・運用する主な目的を解説します。
資材の在庫状況の可視化
資材管理表の最も基本的な目的は、資材の在庫状況の可視化です。
どの資材がどれだけあるのか、どこに保管されているのかを一目で把握できるようにすることで、業務効率が大きく向上します。
在庫状況が不明確だと、在庫のある資材を重複発注したり、逆に在庫切れによって生産が止まったりといった問題を引き起こす原因です。
資材管理表によって在庫を可視化できれば、こうしたトラブルを未然に防げます。
資材の発注タイミングの判断
資材管理表は、適切な発注タイミングを判断するための重要な情報でもあります。
在庫数量の正確な記録により、資材の消費ペースを把握でき、在庫が不足する前に発注をかけられます。
発注タイミングの判断には、発注点や安全在庫などの指標の設定が必要です。
資材管理表にこれらの情報を記載しておけば、経験や勘に頼ることなく、誰でも発注の必要性を判断できるようになります。
資材のコスト管理
資材管理表は、コスト管理にも役立つツールです。
各資材の単価と在庫数量を記録することで、現在保有している資材の総額を把握できます。
これにより、過剰在庫による資金の固定化を防ぎ、キャッシュフローの改善につなげることが可能です。
また、入庫時の単価を記録しておけば、仕入れ先ごとの価格比較や、時期による価格変動を分析でき、調達交渉やコスト削減の基礎データにもできるでしょう。
資材管理表の主な項目
資材管理表を作成する際、どのような項目を盛り込むべきか悩むことも多いでしょう。
資材管理表で一般的に管理される項目をカテゴリに分けて解説します。
基本情報
基本情報は、その資材が「何であるか」を特定するための項目です。
同じような品名でも、型番や仕様が異なれば別の資材として管理する必要があります。
主な管理項目は以下のとおりです。
- 資材コード
- 品名
- カテゴリ/分類
- 仕様/型番
これらの情報を正確に登録しておくことで、誰が見ても資材を間違えることなく識別できます。
数量情報
数量情報は、在庫の過不足を管理するための項目です。
数量情報を正確に把握することで、欠品や過剰在庫を防げます。
主な管理項目は以下のとおりです。
- 現在庫数
- 入庫数/出庫数
- 発注点
- 安全在庫
加えて、金額の項目を設ければ、在庫の資産価値も同時に管理できます。
場所・取引情報
場所・取引情報は、資材が「どこにあるか」「どこから来たか」を管理するための項目です。
資材の保管場所を明確にすることで、探す手間を省き、業務効率を向上させます。
主な管理項目は以下のとおりです。
- 保管場所
- 仕入れ先
- 入庫日
- 単価
- 担当者
仕入れ先や単価などの取引情報も記録しておくことで、発注業務やコスト分析がスムーズになります。
資材管理表を使った管理のポイント
単に資材管理表を作成するだけでは、正確な資材管理は実現できません。
作成した管理表を現場で効果的に運用するためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。
資材管理表を使った管理のポイントを解説します。
管理項目を増やしすぎない
「あれもこれも管理したい」と意気込んで、最初から項目を増やしすぎるのは失敗のもとです。
項目が多いほど入力の手間が増え、現場の負担が大きくなってしまい、入力漏れや適当な入力によって管理表の信頼性が損なわれるリスクがあります。
まずは必要最低限の項目からスタートし、現場が慣れてきた段階で、必要に応じて少しずつ項目を追加していくのが、運用定着のポイントです。
入力ルールを明確にしてマニュアル化する
エクセルなどで管理する場合、人によって運用がバラバラになりがちです。
資材管理表の精度を保つには、入力ルールの徹底が欠かせません。
「誰が」「いつ」入力するかを曖昧にせず、資材を持ち出したらその場ですぐに記録する、というルールをチーム全体で共有しましょう。
誰でも迷わず作業できるよう、手順をまとめたマニュアルにまとめれば、担当者が変わった際の引き継ぎもスムーズに行えます。
定期的な棚卸しで実在庫との差異をチェックする
どんなに丁寧に記録していても、入力ミスや紛失などで、データ上の在庫数と実際の在庫数にはズレが生じるものです。
ズレを放置すると、いざというときに資材が足りないという事態を招きます。
そのため、月に1回や半年に1回など、定期的に実際に倉庫にある数を数え、管理表の数値を修正する棚卸しを行いましょう。
差異の原因を調査し再発防止を図ることで、日々の運用を見直す良い機会にもなります。
資材管理表を使うより在庫管理システムが良い理由
手書きやエクセルでの資材管理表は手軽に始められますが、資材の種類や取引量が増えるにつれて限界が生じます。
資材管理の効率化や精度向上を目指すなら、在庫管理システムの活用が効果的です。
資材管理表を使うより在庫管理システムが良い理由を解説します。
作業負担の軽減
在庫管理システムが良い理由の1つ目は、作業負担の軽減です。
エクセルや手書きの台帳では、入出庫のたびに品名や数量を手入力する必要があり、現場担当者の大きな負担となります。
入力ミスや転記ミスなどのヒューマンエラーも避けられません。
一方、在庫管理システムなら、スマートフォンなどでバーコードやQRコードを読み取るだけで記録が完了します。
煩雑な手作業が不要になるため、作業時間が短縮され、正確性も向上します。
リアルタイム性の高さ
在庫管理システムが良い理由の2つ目は、リアルタイム性の高さです。
エクセルは複数人での同時編集が難しく、情報が更新されるまでにタイムラグが発生しがちです。
タイムラグが大きくなると、「データ上は在庫があるのに、倉庫に行くとない」といったトラブルにもつながります。
在庫管理システムであれば、誰かが入出庫操作をした瞬間にデータが反映されます。
いつ、どこからアクセスしても最新の在庫状況を把握できるため、迅速な発注判断や、部門間でのスムーズな情報共有が可能です。
管理業務の自動化・効率化
在庫管理システムが良い理由の3つ目は、管理業務の自動化・効率化です。
アナログな管理では、発注のタイミングを目視で確認したり、データを集計して分析したりするのに多くの時間と手間がかかります。
在庫管理システムなら、在庫が設定数を下回った際に通知する「発注点アラート」によって、発注タイミングを自動で知ることが可能です。
また、会計ソフトや発注システムと連携させることで、バックオフィス業務全体の効率化も実現できます。
資材管理表から在庫管理システムを利用するならzaico
資材管理表は、製造業や建設業で資材の在庫状況の可視化や発注タイミングを判断するために欠かせないツールです。
エクセルで手軽に作成できますが、より効率的でミスのない運用を目指すなら、在庫管理システムへの移行が良いでしょう。
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