製造業や食品業界など、日々多くの原料を扱う業種では、原料の在庫管理が業務の正確さと効率に直結します。
過不足のない原料の在庫管理は、コスト削減や品質の安定にもつながるため、企業にとって重要な課題です。
原料の在庫管理をエクセルでしているケースがも少なくありませんが、エクセル管理ならではの課題や限界も存在します。
原料の在庫管理をエクセルでする方法やメリット、原料の在庫管理をエクセルでする際の注意点、さらに原料の在庫管理をエクセルよりも効率化するためのポイントを確認していきましょう。
原料の在庫管理はエクセルでできる？
製造業や飲食業など、原料を扱う現場では、在庫管理が業務効率やコストに直結します。
このような現場でよく使われているのが、手軽でコストのかからないエクセルです。
実際、小規模な現場や、管理項目が比較的少ないケースでは、エクセルでも十分に在庫管理ができます。
しかし、原料の種類が多かったり、使用頻度が高かったり、消費期限やロット番号まで把握する必要がある場合は注意が必要です。
エクセルでの在庫管理は複雑になりやすく、更新ミスや記録漏れといったリスクが高まりやすい手段です。
原料に限らず、高度であったり、正確な在庫管理を実施したい場合はエクセルではない方法で行うことを検討しましょう。
原料の在庫管理をエクセルでするメリット
手軽に始められる在庫管理ツールとして、エクセルは多くの現場で活用されています。
原料の在庫管理をエクセルで行う主なメリットを確認していきましょう。
導入コストがかからない
エクセルはMicrosoft Officeに含まれていることが多く、すでに社内に導入されているケースがほとんどです。
そのため、新たに在庫管理システムを購入したり契約したりする必要がなく、初期投資を抑えることができます。
無料で使えるGoogleスプレッドシートなどを活用すれば、さらにコストをかけずに運用を開始できます。
操作に慣れている人が多い
エクセルは多くのビジネスパーソンが日常的に使っているため、操作に慣れているスタッフが多い点がメリットです。
新たに専用システムを導入する際に必要となる教育や習熟期間が短縮でき、スムーズに在庫管理業務を始められます。
その結果、現場での運用が安定しやすく、トラブルの発生も減らせます。
自由にカスタマイズできる
表の構成や関数、マクロなどを自由に設定できるエクセルは、自社の業務フローや管理したい項目に合わせたカスタマイズが可能です。
たとえば、原料の賞味期限やロット管理、仕入れ先ごとの単価比較など、細かい条件を加えながら管理表を作成することができます。
これにより、必要な情報を効率的に整理し、業務の最適化に役立てられます。
データの可視化がしやすい
条件付き書式やグラフ機能を使うことで、在庫量の変動や使用傾向を視覚的に把握しやすくなります。
たとえば、在庫が少なくなったときに色が変わる設定をすれば、発注タイミングの見逃しを防ぐことが可能です。
また、使用実績をグラフ化すれば、無駄な在庫の把握や適正在庫の調整に役立てることができます。
原料の在庫管理をエクセルでする手順
原料の在庫管理をエクセルで行うには、正確かつ効率的に情報を記録し、更新できる仕組み作りが欠かせません。
原料の在庫管理をエクセルでする手順について確認していきましょう。
原料リストを作成する
まずは管理する原料の全項目をリスト化します。
原料名や品番、仕入先、単価などの基本情報に加え、賞味期限やロット番号などの重要な管理項目も網羅しましょう。
このリストは、在庫管理表の土台となるため、抜けや重複がないよう慎重に作成することが重要です。
また、将来的に項目を追加しやすいように構造化しておくと、運用中の柔軟な対応が可能となります。
在庫管理表を作る
原料リストをもとに、日々の入出庫情報を記録する在庫管理表を作成します。
入庫日や出庫日、数量、保管場所、担当者などの項目を設け、誰がいつ何をどれだけ動かしたかが一目でわかるように設計しましょう。
加えて、消費期限の近い原料を把握できるような管理列を用意しておくと、品質管理や廃棄ロスの削減に役立ちます。
運用開始前にスタッフ間で入力ルールを統一し、誤入力や記録漏れを防ぐことも大切です。
関数で在庫数を自動計算する
エクセルのSUM関数やSUMIF関数を活用して、入庫数と出庫数を自動集計し、現在庫数を算出します。
この自動計算により、手計算で起こりやすいミスを防げるほか、リアルタイムで正確な在庫状況を把握可能です。
複数の原料を同時に管理する場合は、品番やロット番号ごとに条件を設定して集計することもおすすめです。
また、定期的な棚卸し結果を反映できるよう、修正用の列やシートを用意しておくと運用がスムーズになります。
在庫状況を見える化する
条件付き書式を使って、在庫が設定した発注点を下回った場合に色が変わるように設定しましょう。
これにより、発注忘れを防ぎ、欠品リスクを低減できます。
さらに、使用量の推移をグラフ化すれば、原料の消費パターンを把握し、発注計画の最適化につながります。
日々のデータ更新が習慣化すれば、無駄な在庫を減らし、コスト削減にも貢献できます。
原料の在庫管理をエクセルでする課題
エクセルは手軽に使える反面、原料の在庫管理においてはいくつかの課題もあります。
原料の在庫管理をエクセルでする課題について確認していきましょう。
属人化しやすい
エクセルの管理は担当者のスキルや経験に大きく依存しやすく、作成や更新のルールが曖昧なままだと属人化が進みます。
特定の人しか操作方法や管理手順を理解していない状態になると、担当者の異動や休暇時に業務が滞るリスクが高まってしまうでしょう。
また、属人化により管理ミスの発見が遅れ、在庫の過不足を招くこともあります。
リアルタイムでの共有が難しい
エクセルは基本的にファイル単位で管理されるため、複数人で同時に編集するとデータが上書きされたり、バージョン管理が複雑になったりします。
これにより、最新の在庫情報がリアルタイムに共有されにくく、情報のズレが生じやすい状況になります。
特に複数の現場や部門が関わる場合は、情報共有の遅れが業務全体の効率低下を招きやすいです。
ミスや記録漏れが発生しやすい
エクセルの入力は手動で行うことが多いため、入力ミスや記録漏れが発生しやすいです。
数量の誤入力、誤った日付の記録、必要な項目の未記入などが起こると、在庫数のズレや管理ミスにつながります。
こうしたミスが累積すると、正確な在庫把握が難しくなり、発注ミスや過剰在庫の原因となるおそれがあります。
トレーサビリティの限界がある
製造業や食品業界では原料のロット管理やトレーサビリティが求められますが、エクセルではこれらを一元的に管理するのが難しい場合があります。
特に複数のロットが混在する場合や、製造履歴と結びつけて追跡する必要がある場合は、データ管理が煩雑になりミスが増えやすいです。
そのため、トレーサビリティが重要な業種では専用システムの導入を検討したほうが安全で効率的です。
原料の在庫管理をエクセルより効率化するポイント
エクセルでの原料在庫管理には便利な面もありますが、効率化や精度向上のためには工夫が必要です。
原料の在庫管理をエクセルより効率化するポイントを確認していきましょう。
テンプレートを活用する
あらかじめ作成された在庫管理用のテンプレートを活用すると、表の構成や計算式を一から作る手間が省けます。
テンプレートは基本的な管理項目が整備されているため、業務に合わせて必要なカスタマイズだけ行えばすぐに使い始められます。
また、テンプレートを使用することで入力ミスを減らし、管理の標準化を図ることも可能です。
定期的に棚卸しを行う
エクセルで管理する場合でも、定期的な棚卸しを実施して実在庫と帳簿上の在庫を突き合わせることが重要です。
棚卸しは、誤差や記録漏れを早期に発見し修正する機会となり、管理精度の維持につながります。
また、棚卸しの結果をエクセルのデータに反映させる運用ルールを明確にしておくことも大切です。
クラウドでの管理に切り替える
Googleスプレッドシートなどのクラウド型の表計算ツールを利用すれば、リアルタイムでのデータ共有が可能になります。
これにより複数人が同時に編集でき、最新の在庫情報を全員で共有しやすくなります。
また、クラウド環境なら自動保存や履歴管理機能が活用でき、ファイルの紛失リスクも低減します。
在庫管理システムを導入する
原料の管理が複雑化した場合や精度向上を求める場合は、専用の在庫管理システムの導入を検討しましょう。
システムにはバーコードやQRコードの読み取り機能、ロット管理や消費期限管理の自動化など、エクセルにはない多彩な機能があります。
これにより、管理業務の負担軽減やヒューマンエラーの防止、トレーサビリティの強化が実現可能です。
原料の在庫管理はエクセルよりもzaico
原料の在庫管理において、エクセルは手軽でコストも抑えられる一方、管理の複雑化やミスのリスクもあります。
そんな課題を解決するのが、クラウド在庫管理システムzaicoです。
zaicoはリアルタイムでの在庫情報共有が可能で、複数人での同時管理もスムーズに行えます。
また、バーコードの読み取りに対応し、入出庫の記録を自動化できるため、入力ミスや記録漏れを大幅に減らせます。
zaicoは導入も手軽で、専門知識がなくても使いやすい設計となっているため、原料の在庫管理をエクセルですることに限界を感じている企業に特におすすめです。
原料の在庫管理をエクセルより効率的かつ正確に行いたい場合は、お気軽にzaicoにご相談ください。
