「在庫管理の担当になったけれど、何をすればいいのかわからない」と不安を感じてしまうこともあるかもしれません。
在庫管理は、企業の利益に直結し、現場の生産性を左右する非常に重要な業務です。
しかし、難しく考えすぎず、まずは在庫管理の基礎知識をしっかりと身につけることが大切です。
在庫管理への入門のために在庫管理とは何かから目的、業務の流れ、覚えておくべき基本用語、役立つツールについてわかりやすく解説します。
在庫管理入門：在庫管理とは
在庫管理への入門の一歩として在庫管理とは何かを改めて確認しましょう。
在庫管理とは、会社が持っている商品や製品、原材料などの「在庫」を適切に管理する業務のことです。
具体的には、今どれだけの在庫があるのかを正確に把握し、必要なときに必要な数だけ用意できる状態を保つことを指します。
在庫が多すぎると保管場所や管理コストがかさみ、少なすぎると販売機会を逃してしまいます。
そのため、在庫管理では「適切な量」を「適切なタイミング」で確保することが重要です。
在庫は「形を変えた現金」とも言われ、適切な管理は会社の資産を守る上で欠かせません。
在庫管理入門：在庫管理の目的
在庫管理がなぜ重要なのかという目的の理解は、業務を進める上での指針となります。
在庫管理入門として在庫管理の目的を確認していきましょう。
売り時を逃さないため
顧客が商品を求めているときに在庫がないという状況は、売り時を逃すことにつながります。
在庫管理を適切に行うことで、需要に応じた在庫を確保し、注文が入ったらすぐに出荷できる体制を整えることが可能です。
特に季節商品や流行商品の場合、売り時を逃すと大きな損失となるため、適切な需要予測に基づいた在庫の確保が求められます。
保管場所に商品が増えすぎないようにするため
一方で、在庫を多く持ちすぎることもまた問題です。
保管場所には限りがあり、無計画に在庫を増やすと新しい商品を置く場所がなくなったり、保管にかかる家賃や光熱費などのコストが増えたりします。
在庫管理によって適正な在庫量を維持することで、限られたスペースを有効活用し、無駄なコストを削減できます。
商品を探す手間を減らしてスムーズに仕事ができるようにするため
現場の作業において、「商品を探す時間」ほど無駄なものはありません。
在庫管理が不十分な現場では、どこに何があるかわからず、出荷作業のたびに探し回ることになり、労働時間の浪費や精神的なストレスにつながります。
在庫管理の徹底により、どこに何があるかが一目でわかり、商品を探す手間を減らしスムーズに仕事を進めることが可能です。
無駄な仕入れを減らして会社のお金を守るため
在庫は、仕入れの段階で資金を投じています。
売れる見込みのない在庫を大量に抱えてしまうことは、会社の現金が倉庫の中で眠っているのと同じ状態です。
適切な在庫管理を行うことで、本当に必要なものだけを仕入れることが可能になります。
無駄な仕入れを減らせば、その分のお金を他の投資や運営資金に回せて、経営を安定させることが可能です。
在庫管理入門：在庫管理の流れ
在庫管理を円滑に実施するためには、日々のルーチンワークを正しく理解する必要があります。
在庫管理は基本的に、日々の「入庫」「保管」「出庫」と、定期的な「棚卸」という主な業務で構成されています。
在庫管理入門として在庫管理の流れについて確認していきましょう。
入庫：届いた商品をチェックして保管場所に入れる
入庫とは、仕入れ先から商品が届いたときに行う受け入れ作業のことです。
まず、納品書と実際に届いた商品の種類や数量が合っているか、商品に破損や不良がないかを確認します。
不一致や不良があれば、仕入れ先に連絡して対応が必要です。
入庫で記録ミスがあると、後々の在庫数が合わなくなる原因となるため、慎重な作業が求められます。
保管：決まった場所にルール通りに置く
保管は、入庫した商品を出庫するまで適切な状態で保つ工程です。
商品を探しやすくするために、同じ種類の商品はまとめて置く、重いものは下段に置くなど、ルールを決めて運用します。
また、商品ごとに決められた保管場所に正しく配置し、温度や湿度などの保管条件を守ることが大切です。
整理整頓された保管状態の維持により、作業効率が上がり、商品の品質劣化も防げます。
出庫：注文が入ったら商品を取り出して送り出す
出庫とは、顧客からの注文や社内での使用に応じて、保管場所から商品を取り出す作業です。
出庫指示に基づいて正しい商品を正しい数量だけ取り出し、梱包や出荷の準備をします。
出庫が完了したら、忘れずに在庫管理システムや台帳に出庫情報を記録し、在庫数を更新しましょう。
記録を怠ると、実際の在庫と帳簿上の在庫にズレが生じる原因です。
棚卸：帳簿上の数と実際の数を合わせる
棚卸とは、実際に倉庫内の商品を数えて、記録と照合する作業です。
どんなに丁寧に記録していても、記録ミスや漏れ、破損などにより、帳簿上の在庫数と実際の在庫数にズレが生じることがあります。
棚卸によってこのズレを発見し、原因を究明して修正することで、在庫データの正確性を保てます。
棚卸は一般的に決算期末や月末などに実施され、企業の正確な決算書を作成する上でも欠かせない作業です。
在庫管理入門：知っておくべき基本用語
在庫管理の現場では、さまざま専門用語が使われます。
在庫管理に携わる入門者がぜひ押さえておきたい基本用語を解説します。
安全在庫
安全在庫とは、予期せぬ需要の増加や納品遅れに備えて、最低限確保しておくべき在庫量のことです。
安全在庫を確保しておくことで、欠品リスクを最小限に抑えられます。
発注点
発注点とは、在庫が一定の数量まで減ったときに、次の発注を行うタイミングを示す基準値です。
発注点の設定により、適切なタイミングで補充ができます。
リードタイム
リードタイムとは、発注してから商品が届くまでにかかる期間のことです。
仕入れ先や商品によってリードタイムは異なるため、この期間を考慮して発注計画を立てる必要があります。
ロケーション
ロケーションとは、倉庫内での商品の保管場所を示す情報です。
棚の番号や区画を管理することで、商品を素早く見つけられます。
ロット
ロットとは、同じ条件で製造された商品のまとまりのことです。
製造番号や製造日ごとにロット管理を行うことで、品質問題が発生した際に追跡が可能になります。
先入れ先出し
先入れ先出しとは、先に入庫した商品から先に出庫するという在庫管理の基本原則です。
賞味期限のある食品や、劣化しやすい商品の管理に特に重要な考え方です。
回転率
回転率とは、一定期間にどれだけ在庫が入れ替わったかを示す指標です。
回転率が高いほど、商品が効率よく販売されていることを意味します。
在庫管理入門：在庫管理に役立つツール
在庫管理は紙の台帳を使って手動でも行えますが、ツールを使うことで精度や効率を高めることが可能です。
在庫管理入門として在庫管理に役立つツールも確認していきましょう。
エクセル
小規模な在庫管理であれば、エクセルでも十分に対応が可能です。
入庫・出庫の記録を表形式で管理し、関数を使って在庫数を自動計算できます。
エクセルはコストをかけずに始められる利点がありますが、データ量が増えると動作が重くなったり、複数人での同時編集が難しかったりするのが課題です。
しかし、まずは在庫管理の流れを理解するための入門ツールとして、エクセルから始めるのも良い選択肢でしょう。
在庫管理システム
管理する在庫がある程度の規模になったら、専用の在庫管理システムの導入を検討しましょう。
入出庫の記録や在庫数のリアルタイム把握、発注点の通知、棚卸サポートなど、在庫管理に必要な幅広い機能が備わっています。
近年はクラウドサービスが普及しており、中小企業でも初期費用を抑えて導入できるようになりました。
エクセルにくらべてコストはかかりますが、業務効率化やミス削減による効果を考えると、中長期的には投資対効果が高いツールといえるでしょう。
バーコードリーダー
バーコードリーダーは、商品に付いているバーコードを読み取って、商品情報を瞬時に識別するための機器です。
手入力に比べて入力スピードが格段に速く、入力ミスもほぼゼロにできます。
最近では専用の機械だけでなく、スマートフォンのカメラをバーコードリーダーとして活用できるシステムも増えており、導入のハードルが下がっています。
在庫管理へ入門をお考えならzaico
在庫管理は、適切な在庫量を維持し、欠品と過剰在庫を防ぐことで、企業の利益を守る重要な業務です。
入庫から出庫、棚卸までの流れを理解し、安全在庫や発注点などの基本用語を押さえることで、入門者の方でも効果的な在庫管理を実践できます。
在庫管理を効率的に行うなら、ツールの活用が有効です。
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