「在庫が合わない」「誰がいつ持ち出したのか分からない」といった、日々の業務でモノの動きを正確に把握するためには、「入出庫表」の運用が欠かせません。
多くの企業では、手軽に始められる入出庫表としてエクセルが活用されています。
入出庫表をエクセルで作成する手順から、運用上のメリット・デメリット、入出庫表のエクセル管理の限界を感じたときのステップをわかりやすく解説します。
入出庫表はエクセルで作れる？
入出庫表は、エクセルを使って十分に作成・運用できます。
エクセルには関数、データ入力を補助する機能が豊富に備わっており、基本的な入出庫管理であれば問題なく対応可能です。
実際に、小規模事業者や在庫管理を始めたばかりの企業では、エクセルで入出庫表を運用しているケースも少なくありません。
ただし、事業規模の拡大や在庫品目の増加にともない、エクセルでの入出庫表の管理が限界を迎えるケースもあるため、自社の状況に応じた適切な判断が求められます。
入出庫表をエクセルで作る手順
入出庫表をエクセルで作成する際は、やみくもに表を作るのではなく、段階的に進めることが重要です。
商品ごとに1枚のシートで入出庫の履歴と在庫数を管理するタイプの入出庫表を前提に、入出庫表をエクセルで作る手順を紹介します。
管理項目を洗い出す
入出庫表の作成に入る前に、まず管理すべき項目を洗い出しましょう。
入出庫表の一般的な管理項目は以下のとおりです。
- 商品コード・商品名
- 日付
- 入庫数
- 出庫数
- 在庫数
- 備考
- 担当者
備考欄には、「A社からの仕入れ」「B社への納品」「不良品廃棄」などの入出庫理由を記載しておくことで、後から見返した際に動きの背景を把握できます。
項目が多すぎると入力の手間が増えるため、本当に必要な情報に絞り込むことが重要です。
基本的な表の枠組みを作成する
管理項目が決まったら、エクセルシートに表の枠組みを作っていきましょう。
まず、シートの上部に商品名・商品コードなど基本情報を記載します。
その後、明細部の1行目に、先ほど洗い出した項目を見出しとして設定しましょう。
見出し行には背景色をつけ、太字にしておくと見やすくなります。
また、データ量が増えて縦にスクロールしても項目名が常に表示されるよう、「ウィンドウ枠の固定」機能を設定すると便利です。
在庫数を自動計算する関数を組み込む
エクセル運用の強みは、関数や計算式を使って計算を自動化できる点です。
関数とは、計算処理を自動化するエクセルの機能で、代表的なものに「SUM（合計）」があります。
例えば、在庫数欄に、前回明細の在庫数に今回の入庫数を足し出庫数を引くという計算式を入れれば、直近在庫数の計算が可能です。
これを下の行までコピーしておけば、入庫数、出庫数を入力するだけで自動的に直近の在庫数が計算されます。
入力規則や条件付き書式で使い勝手を高める
基本的な入出庫表ができたら、さらに使い勝手を向上させる工夫を加えましょう。
データの入力規則を設定すれば、入力できる値の範囲を制限したり、プルダウンリストから選択式にしたりできます。
また、条件付き書式を活用すれば、在庫数が一定数を下回ったときにセルの色を変えて警告表示することも可能です。
こうした機能を組み合わせることで、エクセルでも実用的な入出庫表を作成できます。
入出庫表をエクセルで管理するメリット
エクセルでの入出庫表の管理には、特に扱う品目が少ない現場や中小企業を中心に、多くのメリットがあります。
入出庫表をエクセルで管理するメリットを見ていきましょう。
コストをかけずにすぐに入出庫管理が始められる
エクセルで入出庫表を管理するもっとも大きなメリットは、追加コストがほとんどかからない点です。
多くの企業ではすでにMicrosoft Officeを導入している傾向があるため、この場合は新たにソフトウェアを購入する必要がありません。
専用の在庫管理システムを導入する場合、初期費用や月額利用料が発生しますが、エクセルなら追加コストなしに今日からでも入出庫管理を始められます。
自社業務に合わせてカスタマイズできる
エクセルは自由度が高く、自社の業務フローや管理したい項目に合わせて柔軟にカスタマイズできる点もメリットです。
在庫管理システムでは、決まった項目や画面構成に業務を合わせる必要がありますが、エクセルなら自分たちの使いやすい形に設計できます。
業務の変化に応じて、その都度自社で修正できる点も、エクセルの大きな強みといえるでしょう。
既存のパソコンスキルで運用できる
新しいシステムを導入すると、操作方法を覚えるためにトレーニングの時間やコストがかかります。
しかし、エクセルであれば基本的な操作を習得している従業員が多いため、教育にかかる時間とコストを最小限に抑えられるでしょう。
トラブルが起きた際も、社内に詳しい人が1人いれば解決できるケースが多く、導入のハードルも低くなります。
入出庫表をエクセルで管理するデメリット
ここまで見てきたようなメリットがある一方で、エクセルでの入出庫表の運用には限界があることも理解しておかなければなりません。
入出庫表をエクセルで管理するデメリットを解説します。
手入力によるミスや記入漏れが起こりやすい
エクセルでの入出庫管理は手入力が中心となるため、入力ミスや記入漏れが発生しやすいという課題があります。
数字の桁を間違えたり、入力すべきセルを飛ばしてしまったり、といったミスは完全には防げません。
また、忙しい現場ではすぐに入力できず、後でまとめて入力しようとして忘れてしまうこともあります。
こうしたミスが積み重なると、帳簿上の在庫数と実在庫に差異が生じ、欠品や過剰在庫を招く原因です。
複数人・複数拠点での管理に向かない
エクセルは、基本的に「1人が開いて編集する」ことを前提としたツールです。
共同編集機能も強化されていますが、入出庫管理のように頻繁に更新が入る業務で複数人が同時に1つのファイルを操作すると、データの競合や保存エラーが起きやすくなるでしょう。
また、複数の倉庫や店舗で在庫を管理している場合、各拠点のエクセルファイルを統合して全体の在庫を把握するのに手間もかかります。
データ量が増えると動作が重くなる
入出庫表のような履歴を蓄積するタイプの場合、入出庫の都度、データ量は確実に蓄積されていきます。
エクセルは、データ量が増えたり複雑な関数が多く組み込まれたりすると、動作が重くなり、場合によってはフリーズしてしまうことも少なくありません。
「ある日突然ファイルが開けなくなった」という事態になれば、これまでの管理データがすべて失われるという致命的な事態にもつながります。
スマホやタブレットで使いにくい
表計算ソフトのエクセルは、画面の小さなスマホやタブレットでの操作性が良いとはいえません。
そのため、倉庫や店舗のバックヤードなどのパソコンがない現場での入力には不向きです。
「現場でメモを取り、事務所に戻ってからパソコンに入力する」という二度手間が発生し、タイムラグや入力忘れの温床となります。
入出庫表はエクセルより在庫管理システムが良い理由
エクセル運用の限界を感じ始めたら、専用の「在庫管理システム」への移行を検討するタイミングです。
システム導入によってエクセルの弱点を克服し、より正確で効率的な管理が実現します。
入出庫表はエクセルより在庫管理システムが良い理由を解説します。
バーコード・QRコード読み取りで作業効率が向上する
在庫管理システムの多くは、バーコードやQRコードのスキャンによる入出庫に対応しています。
これにより、キーボードによる手入力の手間が省け、入力ミスを大幅に減らすことが可能です。
また、よく似た商品が多い現場でも、スキャンによる照合を行えば取り違えを防げます。
入力作業のスピードが上がるだけでなく、正確性も担保されるため、精神的な負担も軽減されるでしょう。
複数人で同時アクセス・リアルタイム更新できる
在庫管理システムはデータベース技術を基盤としているため、複数のユーザーが同時にアクセスしてもデータの整合性が保たれます。
そのため、複数のスタッフが異なる場所から同時にアクセスしても、問題なく処理が可能です。
これにより、エクセルファイルのロックによる待ち時間はなくなり、常に全員がリアルタイムの在庫数を見ながら作業できるようになります。
データ量や利用者数が増えてもスムーズに使える
在庫管理システムは、最初から大量のデータ処理を前提に設計されています。
そのため、入出庫履歴が何万件に増えても、複雑な計算や検索を行っても、動作速度が著しく低下することはありません。
また、クラウド型の在庫管理システムなら、事業拡大によるユーザー数の増加にも設定変更だけで柔軟に対応が可能です。
スマホアプリを使って現場ですぐに入力できる
多くの在庫管理システムでは、スマートフォン向けの専用アプリが用意されています。
スマホのカメラをバーコード・QRコードリーダーとして利用できるため、高価なハンディターミナルを購入する必要もありません。
現場で商品を手に取ったその場で入出庫を記録できるため、タイムラグや記録忘れがなくなります。
現場作業の効率化とデータの正確性向上の両立が実現できる点が、在庫管理システムの大きなメリットです。
入出庫表はエクセルよりzaico
エクセルは入出庫表の作成・管理を、コストをかけずに手軽に始められるツールであり、事業規模が小さいうちは十分にその役割を果たします。
しかし、取扱商品数が増えたり、複数人で管理する必要が出てきたりすると、限界が見えてくることになります。
「エクセルでの入出庫表の管理が辛くなってきた」「もっと正確で楽な方法はないか」とお悩みなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマホでバーコードを読み取るだけで入出庫を登録できるため、現場での作業効率が飛躍的に向上します。
入出庫表のエクセルでの運用に課題や限界を感じている方は、zaicoまでお気軽にご相談ください。
