在庫管理を行う中で、帳簿上の数量と実際の在庫が合わないことは珍しくありません。
そのズレを放置すると、発注や出荷の判断を誤り、欠品や過剰在庫の原因になります。
そこで必要となるのが在庫調整です。
在庫調整の意味、在庫調整が必要になる原因、在庫調整の正しい手順、そして在庫調整を効率的に行うためのポイントをわかりやすく解説します。
在庫調整とは
在庫調整とは、実際の在庫数と帳簿上の在庫数が異なる場合に、その差を修正し、正しい在庫データに整える作業のことです。
在庫調整を行う目的は、在庫情報の正確性を維持し、経営判断や会計処理に誤りが生じないようにすることです。
在庫は企業の資産に直結する項目のため、正確なデータを保つことは財務上も極めて重要です。
たとえば、棚卸や出荷業務で誤差が見つかった場合、それをそのままにしておくと、販売計画や仕入れ判断を誤り、経営リスクを高める結果になります。
在庫調整は、問題を修正する作業であると同時に、在庫精度を高める仕組みづくりの一環でもあります。
在庫調整が必要になる主な原因
在庫調整が必要になるのはなぜでしょうか。
在庫調整が必要になる主な原因を解説します。
棚卸や在庫調査で数量差異が発生した場合
最も一般的な在庫調整のきっかけは、棚卸しや在庫調査で帳簿と実際の数量が一致しなかったときです。
数え間違い、重複カウント、棚番号の誤登録など、人為的な要因が多く見られます。
こうした差異は、原因を明確にしてから調整しなければ再発を繰り返してしまいます。
返品・破損・ロスによる在庫の変動
返品や破損、廃棄などが発生した際に、在庫データへ正しく反映されていないケースもよくあります。
現場で破損を確認した時点で即時にシステムへ登録する仕組みがないと、帳簿との差が広がります。
ロスが多い商品は発生原因を分析し、改善策を検討することも大切です。
入出庫データの記録ミスやタイミングずれ
入荷や出荷の処理が遅れてシステム反映が後回しになると、在庫数にずれが発生します。
また、他部署や他拠点との連携が不十分な場合も、データが更新されず誤差の原因になります。
現場作業とシステム処理のタイミングを一致させることが在庫調整の基本です。
システム登録ミス・担当者間の情報共有不足
在庫システムの手入力ミスや、担当者による登録ルールの違いも差異の原因になります。
たとえば、単位違い、小数点入力ミス、商品コードの混同などがよくある例です。
情報を正確に共有できる仕組みや、入力ルールの統一が不可欠です。
在庫調整の具体的な手順
在庫調整は実際にはどのように進めればよいのでしょうか。
在庫調整の具体的な手順を解説します。
差異を発見したら原因を確認する
まずは、数量の差異を見つけた段階でその原因を明確にします。
入出庫の記録ミスなのか、破損や紛失なのかを特定しないまま修正すると、根本的な問題解決にはなりません。
必要に応じて現場確認や担当者へのヒアリングを行いましょう。
在庫調整の内容を明確に分類する
在庫調整には、主に増加、減少、廃棄、移動などのパターンがあります。
どの理由で在庫を調整するのかを分類して記録することで、後から分析や監査が容易になります。
たとえば、破損による減少と誤登録による修正は意味が異なるため、区別して管理することが重要です。
帳簿・システム上のデータを修正する
原因が確認できたら、正しい数量に基づいてシステムや帳簿を修正します。
この際、修正した日付・担当者・理由を必ず記録に残すようにしましょう。
複数拠点で在庫を共有している場合は、全拠点で同時にデータを更新する仕組みが望ましいです。
修正内容を関係部署に共有し、再発防止策を立てる
調整結果は、営業・購買・経理などの関連部門に速やかに共有します。
また、なぜ差異が発生したのかを分析し、再発防止策を文書化することで、在庫精度を継続的に高められます。
在庫調整を単なる修正作業で終わらせず、改善活動として位置づけることがポイントです。
在庫調整でよくあるミスと注意点
在庫調整には起きやすいミスがいくつかあります。
在庫調整でよくあるミスと注意点を解説します。
原因確認をせずに数値だけ修正してしまう
差異の原因を突き止めず、数値を合わせるだけの調整は非常に危険です。
同じミスが繰り返され、在庫の信頼性が低下する可能性があります。
必ずなぜズレたのかを明確にしてから修正を行いましょう。
調整履歴を残さないことで監査時に説明できない
修正履歴を残さないと、後から監査や確認が入った際に説明できなくなります。
誰が、いつ、どんな理由で在庫を修正したのかをシステム上に自動記録する仕組みを整えることが大切です。
担当者ごとのルールが異なり整合性が取れない
担当者ごとに在庫調整の基準や方法が異なると、全体の整合性が崩れます。
在庫調整ルールを社内で統一し、マニュアル化して共有することが重要です。
在庫調整を効率化するためのポイント
在庫調整を効率化するためにはどんなことに気を付けるべきでしょうか。
在庫調整を効率化するためのポイントを解説します。
クラウド在庫管理システムでリアルタイム修正
クラウド型の在庫管理システムを使えば、現場で修正した情報がリアルタイムで全員に共有されます。
手動での集計やメール連絡が不要になり、スピーディーかつ正確な調整が可能になります。
スマホやタブレットで現場から即時登録
在庫調整の際、現場から直接システムに入力できれば、後処理の手間を省けます。
スマホやタブレットを活用して、破損・返品などをその場で登録する体制を整えましょう。
調整履歴を自動で残し、差異の傾向を分析する
クラウドシステムを使うと、在庫調整の履歴が自動で蓄積されます。
このデータを分析すれば、どの商品でどのような差異が多いかを可視化でき、業務改善につなげられます。
現場で撮影・登録しながら在庫を即時修正
破損や返品の際、スマホで写真を撮影して記録と一緒に登録すれば、証跡として残せます。
これにより、後から原因追跡が容易になり、監査対応にも役立ちます。
正確な在庫調整をするためにzaico
クラウド在庫管理システムは、現場の在庫調整を圧倒的に効率化できるツールです。
スマホで在庫をスキャンするだけで、数量の変更がリアルタイムで反映され、他拠点とも自動で同期されます。
さらに、誰がいつどんな理由で在庫を修正したのかが履歴として自動保存され、監査にも対応可能です。
写真付きで登録できるため、破損や返品の原因管理にも最適です。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
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