在庫管理は重要な業務ですが、いきなり専用システムを導入するのはハードルが高いと感じている方も多いのではないでしょうか。
そんなときに役立つのが、無料で公開されている、エクセルやGoogleスプレッドシート、印刷で使えるなどの在庫管理表テンプレートです。
テンプレートを上手く活用すれば、コストをかけずに基本的な在庫管理を実現できます。
無料の在庫管理表テンプレートの使い方やメリット・デメリット、無料テンプレートからの切り替えタイミングを解説します。
在庫管理表テンプレートは無料で使える？
在庫管理表は、商品の入出庫や現在の在庫数を正確に把握するために欠かせないツールです。
これをゼロから作成するのは骨が折れますが、世の中には多くの無料の在庫管理表テンプレートが存在します。
在庫管理表テンプレートとはどのようなものか、そして無料の在庫管理表テンプレートをどこで手に入れられるのかを見ていきましょう。
在庫管理表のテンプレートとは
在庫管理表のテンプレートとは、商品名や商品コード、入庫数、出庫数、在庫数などの基本項目があらかじめ設定されたフォーマットのことです。
多くはエクセルやGoogleスプレッドシートで作成されており、関数やマクロを使って自動計算できる仕組みも組み込まれています。
在庫管理表テンプレートは、シンプルな入出庫記録だけのものから、在庫金額の計算や安全在庫の管理まで対応した高機能なものまで、種類が豊富です。
無料テンプレートはインターネット上で公開されている
便利な在庫管理表テンプレートは、インターネット上で数多く無料公開されています。
提供元はさまざまで、ビジネス文書のテンプレートを専門に扱うサイトや、オフィス用品メーカー、在庫管理システムの開発会社などが挙げられます。
なぜ無料で提供されているのか疑問に思うかもしれません。
多くの場合、自社サイトへの集客や、将来的な有料サービスの導入検討につなげるためのマーケティング活動の一環として公開されています。
そのため、無料であっても品質が高く、実務で十分に使えるレベルのものが少なくありません。
検索エンジンで「在庫管理表 テンプレート 無料」と検索すれば、シンプルなものから多機能なものまで、自社の業態に合ったものが見つかるでしょう。
在庫管理表の無料テンプレートの使い方
無料の在庫管理表テンプレートを効果的に活用するには、正しい手順で導入することが重要です。
在庫管理表の無料テンプレートの使い方を解説します。
自社に適したテンプレート形式を選ぶ
まず重要なのが、自社の業態や管理したい商材に合ったテンプレートを選ぶことです。
在庫管理表と一口に言っても、その種類は多岐にわたります。
例えば、単に在庫の数量だけを把握したいのか、それとも入庫・出庫の日付や担当者まで細かく履歴を残したいのかによって、選ぶべき形式は異なります。
もし、エクセルの操作に不慣れなスタッフが入力するのであれば、複雑な機能が付いているものより、入力用シートと集計用シートが分かれているシンプルなタイプの方がミスが少なく、扱いやすいかもしれません。
テンプレートをダウンロードする
自社に合ったテンプレートを見つけたら、配布サイトからダウンロードします。
このとき、ファイル形式やバージョンが自社の環境に対応しているか確認しましょう。
また、ダウンロード元が信頼できるサイトかどうかも重要です。
企業の公式サイトや実績のあるテンプレート配布サイトから入手することをおすすめします。
ダウンロード後は、ウイルスチェックを行ってからファイルを開くと安心です。
自社仕様にカスタマイズする
ダウンロードしたテンプレートはあくまで「汎用品」ですので、そのまま使うのではなく、自社の業務に合わせてカスタマイズする必要があります。
例えば、不要な項目列を削除したり、独自の管理項目を追加したりすると良いでしょう。
ただし、カスタマイズ作業で特に注意しなければいけないのが、関数の扱いです。
不要な列を削除した際に、在庫数を計算するための数式が壊れてしまうことがあります。
カスタマイズした後は、試しに数値を入力してみて、正しく在庫数が計算されるか必ずテストを行いましょう。
初期在庫データを入力して運用を開始する
カスタマイズが完了したら、現在の在庫データを入力します。
このとき、実地棚卸を行って正確な在庫数を把握してから入力を始めることが重要です。
初期データの正確性が、その後の在庫管理の精度を左右します。
全ての商品データの入力が完了したら、入庫や出庫があるたびに記録を更新する運用を開始します。
担当者には入力ルールを明確に伝え、記入漏れや誤入力を防ぐ仕組みを整えましょう。
在庫管理表テンプレートを無料で使うメリット
これから在庫管理を始める企業にとって、無料の在庫管理表テンプレートの活用には多くのメリットがあります。
在庫管理表テンプレートを無料で使うメリットを見ていきましょう。
導入コストをかけずに在庫管理を始められる
最大のメリットは、やはり「無料」という点です。
専用の在庫管理システムを導入する場合、初期費用や月額利用料がかかります。
しかし、無料テンプレートなら、会社のPCにエクセルさえ入っていれば、コストをかけずに在庫管理を始められます。
予算が限られる中小企業やスタートアップにとって、無料テンプレートは強い味方といえるでしょう。
項目や関数をゼロから考えなくて良い
在庫管理表をゼロから作成するには、どんな項目が必要か、どの関数を使うべきかなどを考える必要があり、在庫管理とエクセルの知識がないと難しい作業です。
テンプレートを使えば、在庫管理のプロが設計した項目や計算式が組み込まれているため、すぐに実用的な在庫管理表として使えます。
しかも、それが無料で手に入るのですから、有効活用しない手はないでしょう。
操作に慣れていて導入のハードルが低い
多くのビジネスマンにとって、エクセルは日常的に使い慣れているツールです。
新しいシステムを導入する場合は操作方法を習得しなければなりませんが、エクセルのテンプレートなら特別な研修や学習が必要ありません。
導入のハードルが低く、すぐに使い始められる点は、リソースが限られる中小企業にとって大きなメリットといえるでしょう。
在庫管理表テンプレートを無料で使うデメリット
無料の在庫管理表テンプレートには多くのメリットがある一方で、無料ゆえの注意すべきデメリットもあります。
導入前に理解しておくべき、在庫管理表テンプレートを無料で使うデメリットを解説します。
テンプレートの品質や信頼性にばらつきがある
インターネット上には多くのテンプレートが公開されていますが、その品質はまちまちです。
実務経験が豊富なプロが作成した高品質なものもあれば、関数にミスがあったり実用性に欠けたりするものも少なくありません。
また、古いバージョンで作成されたテンプレートは、最新バージョンでは正常に動作しない可能性もあります。
ダウンロードする前に、提供元の信頼性やレビュー、更新日などを確認することが大切です。
サポートやマニュアルが不十分なことが多い
有料のシステムであれば、充実したマニュアルがあり、操作に行き詰まったときも電話やチャットでサポートを受けられます。
しかし、無料テンプレートの場合、手厚いサポートは期待できません。
使い方がわからなかったり、関数を誤って消してしまったりしても、自力で解決する必要があります。
そのため、ある程度のエクセルスキルがないと、十分に活用できない可能性があることは理解しておきましょう。
悪意のあるマクロが組み込まれているリスクがある
無料テンプレートの中には、マクロを使って自動化を実現しているものもあります。
しかし、マクロはマルウェアを仕込む手段としても悪用されるため、信頼できないサイトからダウンロードしたテンプレートには注意が必要です。
企業の公式サイトや実績のあるプラットフォームから入手したテンプレートでも、セキュリティソフトでスキャンしてから使用するようにしましょう。
在庫管理表の無料テンプレートからシステムに切り替えるタイミング
無料テンプレートは在庫管理の第一歩としてたいへん役立ちますが、事業が成長してくると、エクセルでの管理には限界が見えてきます。
無理をして使い続けると、かえって業務効率を下げたり、ミスを誘発したりしかねません。
在庫管理表の無料テンプレートからシステムに切り替えるタイミングを解説します。
商品数が増えて手作業での管理に限界を感じたとき
取り扱う商品の数が数百、数千と増えてくると、だんだんとエクセルでの管理が困難になってきます。
行数が増えるほどファイルの動作は重くなり、検索や更新に時間がかかるようになります。
また、手作業での入力ミスも増え、在庫管理の信頼性も低下しかねません。
こうした課題を感じ始めたら、専用システムへの切り替えを検討すべきサインです。
在庫差異や欠品・過剰在庫が頻発し始めたとき
エクセルの在庫管理表では、入力漏れや入力ミス、複数人での同時編集による競合などが原因で、実在庫とデータが合わなくなることがあります。
在庫差異の頻発は、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫によるキャッシュフローの悪化などの経営上の問題を招く原因です。
在庫精度の低下が業務に支障をきたし始めたら、リアルタイム更新や入力チェック機能を持つ専用システムへの移行を検討するタイミングといえるでしょう。
在庫管理にかかる時間と労力を削減したいとき
エクセルでの在庫管理は、入力作業だけでなく、データの集計や分析、報告書の作成にも手間と時間がかかります。
月次の在庫報告や発注業務に何時間もかかっている、担当者が在庫管理に追われて他の業務ができないといった状況になったら、業務効率化のために専用システム導入を検討するときかもしれません。
在庫管理システムであれば、入庫・出庫の記録が自動化され、集計やレポート作成もボタン1つで完了します。
人件費の削減や業務の効率化を目指すなら、投資対効果を検討してシステム導入を進めるのが有効です。
在庫管理表の無料テンプレートに限界を感じたらzaico
エクセルの無料テンプレートは、コストをかけずに実用的な在庫管理表を手にいれられる便利なツールです。
特に事業を始めたばかりの企業や、取り扱う商品数が少ない中小企業では、強い味方となるでしょう。
しかし、事業の成長に伴って商品数や取引量が増えてくると、エクセルでの管理には限界が見えてきます。
在庫管理表の無料テンプレートに限界を感じはじめたら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使って直感的に在庫管理ができるクラウドサービスです。
スマホカメラでバーコードスキャンするだけで、入出庫できるので、エクセル入力で発生しがちな打ち間違いや入力漏れを大幅に減らせます。
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