食品業界はもちろん、医薬品・化粧品・衛生用品などの分野でも、賞味期限の管理は非常に重要な業務です。
従来は紙の台帳やExcelで管理していた企業も多いですが、クラウドやスマートフォンを活用した賞味期限管理アプリの導入が進んでいます。
賞味期限管理をアプリで行うことで、期限切れ在庫による廃棄やクレームのリスクを大幅に減らし、業務効率の向上にもつながっています。
アプリによる賞味期限管理が従来手法とどう違うのか、賞味期限管理ができるアプリにはどのような機能やメリットがあるのかを確認していきましょう。
アプリと紙やExcel管理との賞味期限管理の違い
賞味期限管理をアプリでするのは、従来の紙やExcel管理と何が違うのでしょうか。
アプリでの賞味期限管理と、紙やExcelでする場合との賞味期限管理の違いを確認していきましょう。
アラート機能の有無
紙やExcelでは、賞味期限が近づいている在庫を自動的に検知して通知してくれる機能はありません。
そのため、定期的に目視でチェックする必要があり、確認漏れが発生しやすくなります。
一方で、賞味期限管理アプリには自動アラート通知機能が搭載されているものが多く、事前に設定した期限日や猶予日が近づくと、自動的にスマートフォンやパソコンに通知が届きます。
これにより、期限切れ前のアクションが取りやすくなり、廃棄ロスやクレームの防止につながります。
データの更新・共有性
紙やExcelでは、データの更新は手動で行う必要があり、共有にも手間がかかります。
特に複数人が同時に扱う場合、ファイルの競合や最新情報の取り違えが起こりがちです。
賞味期限管理アプリはクラウド対応のものが多く、スマートフォンやタブレットからのリアルタイム入力が可能です。
情報は即時に同期されるため、拠点間・部署間での共有性が大幅に向上します。
人的ミスの頻度
手書きやExcelでは入力ミス・計算ミス・見落としが起きやすく、人的ミスによる管理ミスが発生するリスクが高くなります。
とくに期限日の年・月・日やロット番号の記入ミスは重大なトラブルにつながります。
アプリでは入力項目があらかじめ定義されており、選択式や自動入力補助機能もあるため、人的ミスが大幅に減少します。
スキャン入力なども活用できれば、精度とスピードの両立も可能です。
業務効率
紙やExcelでは賞味期限一覧を都度手作業で作成・更新する必要があり、現場の作業負担が大きくなりがちです。
また、棚卸時の照合作業にも時間がかかります。
アプリでは賞味期限別の在庫一覧をワンタップで表示できるため、業務効率が大幅に向上します。
特に複数ロットの管理が必要な商品や、在庫量が多い倉庫では、アプリの導入効果は顕著です。
賞味期限管理アプリの主な機能
賞味期限管理アプリではどのようなことができるのでしょうか。
賞味期限管理アプリの主な機能を確認していきましょう。
期限登録・自動アラート通知
商品の賞味期限を登録すると、アプリがその情報を記録・管理し、設定したタイミングで自動的に通知してくれるアラート機能が基本です。
たとえば、賞味期限の1か月前・1週間前・当日など複数のタイミングでアラートを設定することも可能です。
バーコード読み取り
多くの賞味期限管理アプリでは、商品に貼付されたバーコードをスマートフォンのカメラや専用スキャナーで読み取るだけで、品番・ロット番号・賞味期限の登録が可能です。
これにより入力工数を削減でき、スピーディかつ正確な管理が実現します。
在庫数やロット別の期限一覧表示
同じ商品でもロットごとに賞味期限が異なる場合、一覧表示によってどのロットがいつまで使えるかをすぐに確認できます。
期限順で並べ替えができる機能もあり、先入れ先出しによる在庫運用がしやすくなります。
消費期限・使用期限との使い分け
食品の賞味期限以外にも、化粧品や医薬品などでは消費期限、使用期限という別の管理対象も存在します。
アプリによってはこれらを個別に登録・分類できる機能があり、業種ごとの法令や品質基準にも柔軟に対応できます。
賞味期限管理をアプリで行うメリット
賞味期限管理をアプリで行うとどのようなメリットがあるのでしょうか。
賞味期限管理をアプリで行うメリットを確認していきましょう。
期限切れによる廃棄リスクの低減
賞味期限をリアルタイムで把握できることで、期限切れによる廃棄ロスが減少します。
アプリのアラート機能によって、まだ使用可能な段階で販促キャンペーンや社内利用などの対策を講じることも可能になります。
棚卸・チェック作業の効率化
アプリ上で賞味期限や在庫数が即座に確認できるため、棚卸や在庫確認の作業が大幅に効率化されます。
スマートフォンを使って現場でそのまま確認・更新できるため、現物とデータの突合もスムーズに進みます。
食品表示法など法令遵守への対応
食品衛生法・食品表示法などに基づき、事業者には期限管理が求められています。
アプリを使えば記録・保管・検索が容易になるため、監査や行政指導への対応が迅速かつ正確に行えます。
法令改正にもアプリのアップデートで対応しやすくなります。
顧客クレーム・信用低下の予防
賞味期限切れの商品の出荷や販売は、重大なクレームや信用毀損の原因になります。
アプリを活用して期限管理を徹底することで、こうしたヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
賞味期限管理をするアプリの選び方
賞味期限管理をするアプリを選ぶ際にはどのようなことに気を付ければ良いでしょうか。
賞味期限管理をするアプリの選び方を確認していきましょう。
自社の在庫量や業務フローに合ったものを選ぶ
賞味期限管理アプリには多種多様なものがあり、機能が過剰すぎると使いこなせず、逆にシンプルすぎると自社業務に対応しきれないことがあります。
自社の在庫量、ロット管理の有無、現場のITリテラシーなどを踏まえ、適切なアプリを選びましょう。
クラウド対応・多拠点対応の有無を確認
複数拠点を持つ企業や、テレワークを含む働き方が進んでいる場合は、クラウド対応・マルチデバイス対応ができるアプリを選ぶことが望ましいです。
拠点ごとに異なる情報管理を避け、リアルタイムな情報共有が可能になります。
他システムとの連携の可否
在庫管理やPOSシステム、基幹業務システムなどとの連携が可能なアプリであれば、業務全体の一元化が図れます。
特に在庫管理や物流との連動が求められる業態では、連携機能の有無が重要な選定ポイントとなります。
賞味期限管理アプリの代わりにもzaico
賞味期限管理アプリの代わりにアプリで使える在庫管理システムの活用はとても有効です。
バーコードやQRコードを利用する在庫管理やリアルタイムな在庫の把握は正確な在庫の記録に貢献してくれます。
「クラウド在庫管理システムzaico」は、在庫の更新内容をリアルタイムで同期して在庫を可視化し、在庫管理の負担、欠品・過剰在庫を大幅に削減するクラウド在庫管理アプリになり、インターネット環境さえあれば時間や場所を問わずにアクセスできます。
期限を在庫データに設定し、現在日付が期限を過ぎると在庫一覧で赤文字でアラートされる期限アラート機能を活用することで期限切れの物品を簡単に見つける事ができます。
また、期限を過ぎた物品を抽出したり、期限アラートお知らせメールを送ることも可能です。
製造業、小売・卸売業、建設・不動産業を中心に、さまざまな企業・団体で導入し、在庫管理にかかる時間を大幅にカットするなど、効果を実感いただいています。
賞味期限管理アプリの代わりにアプリで使える在庫管理システムをお探しの方はお気軽にzaicoにお問い合わせください。
