備品や工具、機材の持ち出し管理は、企業の資産を適切に管理するために欠かせない業務です。
持ち出し状況が把握できていないと、紛失や返却漏れが発生し、業務に支障をきたす可能性があります。
これらの課題を解決するために利用されるのが「持ち出し管理表」です。
持ち出し管理表をエクセルで作成する具体的な方法から、持ち出し管理表をエクセルで作成するメリット・デメリット、より効率的に管理するための方法を解説します。
持ち出し管理表はエクセルで作れる？
持ち出し管理表はエクセルで十分に作成可能です。
エクセルは表計算ソフトとして、データを行と列で整理し、関数を使った自動計算や条件付き書式による視覚化など、管理表に必要な機能を備えています。
特に小規模な組織や持ち出し頻度が少ない環境では、エクセルでも実用的な管理表を構築できるでしょう。
実際に多くの企業で、備品管理にエクセルでの持ち出し管理表が採用されています。
一方で、運用規模が大きくなると、エクセルでは限界が見えてくることも事実です。
エクセルで持ち出し管理をするメリットとデメリットの両方を理解して活用しましょう。
持ち出し管理表をエクセルで作る方法
エクセルで持ち出し管理表を効果的に作成するには、ただ単に項目を羅列するだけではなく、運用と継続性を意識した設計が重要です。
持ち出し管理表をエクセルで作るためのステップを紹介します。
持ち出し管理表の管理項目を決める
最初に、持ち出し管理表に含める項目を洗い出します。
一般的な管理項目は次のとおりです。
- 備品ID/名称: 何の備品か特定するための固有の番号や名称
- 持ち出し日: いつ持ち出されたか
- 返却予定日: いつまでに返却する予定か
- 持ち出し者: 誰が持ち出したか（氏名・所属部署）
- 持ち出し目的: 何のために利用するのか
- 返却日: 実際に返却された日
- ステータス：持ち出し中、返却済みなど
管理対象の物品や社内の運用ルールに合わせて、必要な項目を過不足なく定義することが、後の運用をスムーズにする鍵です。
持ち出し管理表のレイアウトを設計する
管理項目が決まったら、それらをもとにエクセルシートのレイアウトを設計します。
見やすさを重視し、1行に1件の貸出データを入力する形式が一般的です。
列幅をそろえたり、タイトル行に背景色を設定したりすると、視認性が高まります。
また、入力ミスを防ぐために「データの入力規則」で日付や部署名の形式を制限しておくと、運用トラブルを防ぎやすくなるでしょう。
計算を自動化するための関数やマクロを組み込む
エクセルの強みは、関数やマクロなどの自動化機能です。
手入力の作業を減らし、ヒューマンエラーを防ぐために、関数やマクロを積極的に活用しましょう。
例えば、返却日が空白だったら「未返却」と表示するようなIF関数を使えば、ステータスを自動表示できます。
また、マクロを使えば、ボタン1つで定型的なデータの集計や帳票の出力などの自動化も可能です。
ただし、関数やマクロの作成・メンテナンスには一定のスキルが必要になります。
条件付き書式で返却漏れを可視化する
持ち出し管理で重要な業務の1つが、返却期限を過ぎた物品の把握と催促です。
エクセルの「条件付き書式」機能を使えば、返却漏れの可視化を簡単に行えます。
例えば、「返却日」が空欄の状態で、かつ「返却予定日」が過去の日付になっている行全体を赤くハイライトする、のような設定が可能です。
これにより、管理者は返却遅延の状況を一目で把握でき、催促漏れや紛失を早期発見し対策を図れます。
持ち出し管理表をエクセルで作るメリット
エクセルで持ち出し管理表を作ることには、コストや自由度の面で多くの利点があります。
持ち出し管理表をエクセルで作るメリットを解説します。
導入コストをかけずに始められる
エクセルの最大のメリットは、何と言っても導入コストがかからない点です。
ほとんどの企業の業務用PCには、標準でエクセルがインストールされています。
そのため、専用のソフトウェアやクラウドサービスを新たに導入する必要がありません。
限られた予算の中で備品管理体制を構築しなければならない場合や、まずは試験的に管理を始めてみたいというニーズに、エクセルは最適な選択肢といえるでしょう。
従業員が基本操作に慣れている
エクセルは、日々の業務で多くの従業員が利用している、馴染み深いアプリケーションです。
新たなツール導入と違い、特別な操作研修やトレーニングを行わなくても、ほとんどの従業員が基本的なスキルを身につけています。
これにより、導入後の教育にかかる時間やコストを大幅に削減でき、担当者の負担を軽減しながらスムーズに運用を開始できる点は大きなメリットです。
管理項目やレイアウトを自由にカスタマイズできる
汎用的な表計算ソフトであるエクセルは、自由度と柔軟性が高いツールです。
自社の独自の運用ルールや管理したい物品の特性に合わせて、管理項目やシートを追加・削除したり、レイアウトを調整したりといったカスタマイズが容易に行えます。
このように、事業の成長や変化に合わせて、運用を随時見直せる点もエクセルの魅力の1つです。
関数やピボットテーブルで簡易的な集計・分析ができる
エクセルに標準で搭載されている関数やピボットテーブルを活用することで、持ち出し記録データをもとにした簡易的な集計・分析ができる点もメリットです。
例えば、COUNTIF関数やSUMIF関数を使えば、部署ごとの持ち出し回数や、特定の備品の月間利用率などを簡単に算出できます。
また、ピボットテーブルではドラッグ＆ドロップの簡単な操作で、さまざまな切り口からデータの多角的な分析が可能です。
持ち出し管理表をエクセルで作るデメリット
手軽で便利なエクセル管理ですが、手軽さの一方で、運用を続ける中でさまざまな問題が発生する可能性があります。
持ち出し管理表をエクセルで作る際に注意すべきデメリットを解説します。
関数やマクロのメンテナンスが属人化しやすい
エクセルで高度な管理表を作成する場合、必然的に関数やマクロを多用することになります。
すると、ファイルの構造やロジックが複雑化し、作成した本人にしか修正・メンテナンスができない「属人化」に陥りがちです。
こうした「エクセル職人」ともいえる担当者が異動や退職をしてしまうと、些細な不具合や、業務変更に対応できなくなり、持ち出し管理表そのものが使えなくなってしまうリスクを抱えています。
データが増えるにつれてファイルの動作が重くなる
エクセルは本来、大量のデータを扱うためのデータベースソフトではありません。
持ち出し記録が数百件、数千件と蓄積されていくと、ファイルサイズが大きくなり、開くのに時間がかかったり、計算処理が遅くなったりします。
特に複雑な関数や条件付き書式を多用している場合、動作の遅延はさらに顕著です。
動作が重くなると、日々の入力作業にストレスを感じるようになり、運用が形骸化する原因にもなるでしょう。
データ破損や誤削除のリスクがある
エクセルファイルは、誰でも簡単にセルを編集できる手軽さの裏返しとして、誤操作によるデータ破損や意図しない削除のリスクがあります。
誤って重要なデータを削除したり、数式を壊してしまったりするヒューマンエラーはあとを絶ちません。
また、共有サーバー上での同時編集による「先祖返り」や、突然ファイルが開かなくなる原因不明の破損など、データの完全性を脅かすリスクも抱えています。
スマートフォンやタブレットでは使いにくい
現場での備品の持ち出し・返却を記録する際、スマートフォンやタブレットから入力できると非常に便利です。
しかし、エクセルは基本的にパソコンでの使用を前提に設計されており、モバイル端末での操作性は決して良いとは言えません。
倉庫や現場で備品を持ち出すその場で記録できず、一度自席に戻ってからパソコンで入力する、という運用になりがちで、記録漏れや情報のタイムラグを生む原因となります。
持ち出し管理表はエクセルより在庫管理システムが良い理由
ここまで見てきたように、エクセルでの持ち出し管理は安価で手軽な一方、事業の成長や変化とともに顕在化する課題があります。
こうした課題を克服し、本格的な持ち出し管理を行うには、持ち出し管理表はエクセルより在庫管理システムの導入がおすすめです。
在庫管理システムなら、ベンダーによって提供される標準化された機能により、メンテナンスが属人化する心配はありません。
また、堅牢なデータベースシステムにより、データの破損や誤削除を防ぎ、データ量が増えてもスムーズに利用できます。
モバイルアプリが提供されているシステムも多く、現場での素早い入力や確認も可能です。
初期投資や月額費用は発生しますが、うまく活用すれば、コストを上回るメリットが得られるでしょう。
持ち出し管理表はエクセルよりzaico
エクセルは、備品数が少なく、少人数で完結するような小規模な持ち出し管理では有効です。
しかし、事業規模が拡大して備品数が増えたり、持ち出し頻度が増えたりすると、エクセル管理には限界が見えてきます。
エクセルよりも専門的なシステムを試してみたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoのスマートフォンアプリを使えば、倉庫や工場など、場所を選ばずにいつでもどこでも備品の持ち出し・返却状況を記録・確認できます。
備品に貼り付けたバーコードやQRコードをスキャンするだけで記録でき、ヒューマンエラーを限りなくゼロに近づけることが可能です。
持ち出し管理表をエクセルから脱却したいとお考えの場合は、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
