ビジネスにおいても日用品においても、消耗品を適切に管理して利用できる状態にしておかなければ、影響が生じてしまいます。
そのため、消耗品の管理は重要であり、消耗品の場合はストック管理をしておくといいかもしれません。
消耗品をストック管理するにはどのような方法があるのでしょうか。
消耗品のストック管理の必要性、消耗品のストック管理を効率よく進める方法について確認していきましょう。
消耗品のストック管理とは
消耗品のストック管理とは、仕事を進める上で必要となるものや日用品などの消耗品をストックしておき管理することです。
消耗品の場合は使用頻度が高かったり、使用されるたびに補充すると効率が悪いので、ストック管理の場合、ある程度の数を常に保つように管理することになります。
例えば、常に3箱程度のストックが生じるように発注をする、在庫管理をするといったようにものがなくなるという状態を避けるようにすることが特徴といえるでしょう。
また、消耗品のストック管理は、ただ消耗品の数を確認するだけではありません。
コストパフォーマンスの改善や適切なタイミングの見極めなど、解析することも含まれています。
消耗品をストック管理する方法
消耗品をストック管理するにはどのような方法があるのでしょうか。
消耗品をストック管理する方法や流れについて確認していきましょう。
消耗するスパンを把握する
消耗品をストック管理する場合、まずは消耗品が利用されるスパンを把握しましょう。
どれくらいのスピードで消耗されたり、どれくらいの頻度で消耗品がなくなるのか把握することがストック管理には必要です。
スパンを把握できないと、無駄に納品することになったり、在庫の数が大量に残ってしまったりなど、適切な管理ができません。
在庫を過剰に抱えてしまったり、無駄な出費が生じないように、適切なスパンで納品できるよう、スパンを把握した上でストック管理を行いましょう。
納品する目安日を計算する
納品する目安日を計算した上でストック管理しましょう。
ストック管理をするためにはいつ消耗品がなくなるのか、いつまでに消耗品を納品すれば業務が円滑に進むのか計算することが大切です。
納品の目安が分からなければ月に何度も納品されてしまったり、納品が間に合わずに消耗品のストックがなくなってしまったりなど、トラブルを引き起こしてしまいます。
適切に消耗品をストック管理できている状態とは、必要な時期に必要な量のストックがあることです。
そのためにも、納品する目安日をしっかりと計算しておきましょう。
消費ペースを記録する
消耗品のストック管理をするためには、利用するごとにどれくらい利用したのか記録しましょう。
残りの在庫数がいくらくらいなのか見えるように管理しなければ、どれくらいのスパンで利用されているのか、いつ納品すれば良いのかがわかりません。
また、消耗品は毎日の業務に必要なアイテムなので、消費されるペースを記録することで一日の平均利用数の計算もできます。
どのように利用されているかが把握できれば、適切なストック管理につながるだけでなく、コスト削減や無駄の発見などにもつながるでしょう。
使用率の高い消耗品を把握する
消耗品のストック管理をする際は、使用率の高いアイテムを把握することが大切です。
たとえば、全ての消耗品を同じ数納品したとしても、利用率の低いものは在庫が残り続けますが、利用率が高いものに関しては不足したり月の途中でなくなってしまう恐れもあります。
消耗品が充分にストックできるようにするためにも、使用率の高い消耗品を把握し、利用率が高いものに関しては数を増やして納品したりなど、月に数回納品するなど臨機応変な対応も必要になります。
消耗品のストック管理が必要な理由
消耗品のストック管理はなぜ必要なのでしょうか。
消耗品のストック管理が必要な理由について確認していきましょう。
利用できない状態を生まないため
消耗品は、ペンやコピー用紙など毎日使うものが多いので、消耗品のストックがなくなり使えないと、業務や日常の生活に影響が生じてしまいます。
毎日使う可能性があるもの、日常的に必要なもの、あまり利用頻度は高くないがないと困るものなどをストック管理しておくことで、利用できない状態を防ぐことができます。
ストックをしておくことがストック管理なので使用する分以外に保持しておくという観点も必要になり、常に予備があるということが重要です。
コスト管理をするため
企業の場合、売り上げに直接つながるわけではありませんが、消耗品の仕入れも企業全体の売り上げに関係します。
無駄なコストを削減できればその分事業全体の売り上げも上がりますし、反対にコスパの悪い消耗品を仕入れてしまうと、売り上げが下がってしまうでしょう。
どの消耗品がどのくらいの値段で、月にいくら出費しているのかなど、コストの管理をすることが企業全体の売り上げの計算にも関係します。
消耗品のコスト管理することも売り上げの計算の一部に含まれるため、しっかりとストック管理することが大切です。
最適な予算を計算するため
ストック管理をしておけば、消耗品が月にどれくらい必要なのかわかるので、月にかかる消耗品代の計算ができます。
これらの費用も売り上げに関係するものなので、最適な予算を計算しておけば、売り上げの計算も楽になるでしょう。
事業によって得た利益が直接会社全体の売り上げになるわけではありません。
消耗品などのコストも含めた計算結果が売り上げに繋がるので、最適な予算を計算することは企業全体の利益にも繋がります。
業務を効率化するため
消耗品のストック管理をしておけば、必要なときに必要な分の消耗品を利用できるので、業務を円滑に進めることができるでしょう。
たとえば、印刷が必要なときにコピー用紙が足りないと印刷ができないので業務が滞ってしまいます。
消耗品は、業務を進める上で必要な欠かせないアイテムなので、円滑に業務を進めるためにつねにストック管理することが大切です。
トラブルを事前に予防するため
必要な分の消耗品がないと、トラブルを引き起こしてしまう可能性も高いです。
たとえば、ストック管理しておけば、「この日にこの量のアイテムが必要だったのにない！」という状態に陥らなくて済みます。
ストック管理をしていないと、無駄に在庫が残ってしまうなどのトラブルを引き起こしてしまうこともあるでしょう。
このようなトラブルを事前に防ぐためにも、ストック管理をすることが大切です。
消耗品のストック管理を効率化するポイント
消耗品のストック管理を効率化するにはどのようなポイントを意識するべきでしょうか。
消耗品のストック管理を効率化するためのポイントについて確認していきましょう。
デジタルツールを導入する
消耗品のストック管理は毎日のように行う作業なので、効率的に進めるためにもアナログではなくデジタルで管理したほうがいいかもしれません。
ノートや紙などで管理するのではなくデジタルツールを導入してデジタルで管理しましょう。
デジタルツールを導入すれば記載漏れも起きにくく、忘れずに管理することができます。
アナログでの管理は記載するのが面倒くさく感じてしまい、記入するのを忘れてしまう人もいるでしょう。
しかし、デジタルツールであればワンクリックで記入が済むこともありますし、記載漏れが発生してもすぐに気づくことができます。
ストック管理は毎日徹底した管理が必要なので、デジタルツールであればミスや不備への迅速な対応が可能です。
ルールを決める
効率よくストック管理をするためには、ルールを作り、そのルールを守ることが大切です。
たとえば、以下のようなルールを決めると良いでしょう。
- 利用する前に利用する数を記載する
- 利用した人は名前や日付などの必要事項を記入する
- 利用した後は、利用前の数から利用した分を引いた数を記入して在庫数を記憶する
ストック管理をする場合、ストックの残りの数にミスがないように管理することが求められます。
また、ストックが一定数を下回ったタイミングであったり、納品日の目安を計算したりして在庫不足にならないように管理しなければなりません。
適切に消耗品のストック管理をするためにも、事前にしっかりとルールを決めておきましょう。
業種や環境別に管理方法を変える
消耗品のストック管理は、業種別に管理方法を変えることも大切です。
たとえば、病院や調剤薬局など、誰かの命に直接関わるような責任が重い業種の場合は、ストック不足にならないように徹底した管理が求められます。
また、ペーパーレス化が進んでいるようなIT業界などは、ストックするべき消耗品も少ないので、ストック管理を厳重に管理する必要がない場合もあるでしょう。
このように、業種によってはどれくらい消耗品があるのか、消耗品がなくなるとどのような影響があるのかが異なります。
どのような業種でも同じ様にストック管理できるとは限りませんので、ストック管理する場合は業種別に管理方法を変えていきましょう。
ラベルを使って管理する
ラベルを使ってストック管理をすると、どれが在庫不足なのかが分かりやすく、管理しやすくなります。
ストック管理において重要なのは、利用率の高い消耗品の在庫不足を防ぐことです。
そのため、たとえば棚にラベルを貼り付け、そのなかにストックしている消耗品を置き、一目見ただけでどれくらい減っているのか把握しやすいように整えるのも良いでしょう。
ストック管理は定期的に行うものなので、簡易的に把握しやすいように、ラベルなどで環境を整えることも大切です。
消耗品のストック管理をするならzaico
消耗品のストック管理をシンプルに手軽にするには、デジタルツールである「クラウド在庫管理システムzaico」の利用をご検討ください。
zaicoは、クラウドで在庫管理ができるシステムであり、シンプルな操作性から簡単に管理ができたり、ラベルでの管理などもできます。
消耗品のストック管理は定期的に行うことになるので、シンプルかつ効果的な管理方法が必要です。
zaicoを利用することで簡単に消耗品などの備品管理ができますし、実際にさまざまな業種で消耗品のストック管理に利用している事例も多くあります。
消耗品のストック管理をしたい、在庫不足を防ぎたいとお考えの場合は、お気軽にzaicoにご相談ください。
