クリニックの人手不足は、医療の質の低下にもつながりかねない深刻な問題です。
診療業務に影響を及ぼしかねないクリニックの人手不足にはどのような対策が必要なのでしょうか。
クリニックの人手不足の原因、クリニックの人手不足を対策するポイントを確認していきましょう。
クリニックで人手不足が広がる背景
クリニックで人手不足が広がる背景には、少子高齢化による患者の増加や労働人口の減少、医療現場特有の厳しい労働環境などがあります。
医療機関では特に看護師不足が深刻で、医療ニーズの高まりに対し人材供給が追いついていない実態が指摘されています。
経営の観点から少人数で運営する傾向が多いクリニックでは、看護師などの専門職にも雑務を求めるなど一人当たりの業務負担が大きくなりやすく、これに人手不足が追い打ちを掛けているのが厳しい実態です。
こうした背景から、多くのクリニックでは人手不足を乗り越えるための具体的な取り組みが求められています。
クリニックの人手不足による影響
クリニックが人手不足に陥ると、医療の現場にさまざまな悪影響を及ぼします。
クリニックでの人手不足の影響について具体的に確認していきましょう。
患者対応が遅延する
人手不足の環境下では、限られたスタッフで多くの患者に対応しなければならないため、あらゆる面で患者対応の遅延を引き起こします。
診療までの待ち時間が長いのに一人当たりの診療時間が短いと、患者満足度の低下に直結しやすく、このことはクリニック経営において重大な問題です。
また、人手不足のまま無理のある運営をしていると、緊急の処置に迅速に対応できないリスクにもなります。
こうした実態が慢性化すると、クリニックに対する信頼の低下を招くおそれもあり、速やかな対策が求められます。
スタッフの業務負担が増加する
人手不足のクリニックでは一人あたりの業務量が増加し、各スタッフの負担が重くなります。
特に看護師は本来業務である患者ケアに加え、事務作業や在庫管理に至るまで多岐にわたる業務を任されるケースが多く、身体的・精神的に余裕がなくなることがあります。
さらに、こうした職場環境ではミスのリスクが高まるため、医療の安全性に影響が及ぶ可能性も考えなくてはなりません。
業務負担の増加がスタッフのモチベーション低下を引き起こし、離職によりさらなる人手不足を招く悪循環に陥ることも考えられます。
クリニック全体の運営効率が下がる
限られた人員で業務をこなそうとすると、スタッフ間でのコミュニケーションに齟齬が生まれやすいため、適切な連携が行われず、業務が停滞することがあります。
業務の停滞により全体の生産性が低下してクリニックの稼働率に影響を及ぼしている場合、経営の観点からも何らかの対策が不可欠となるでしょう。
運営効率は患者対応の質やスタッフの業務負担にも大きく関連することから、効率改善は人手不足対策の重要なテーマです。
医療の質の低下につながる
人手不足によって生じる悪影響は、結果的にクリニックが提供する医療の質の低下を引き起こす可能性があります。
患者一人ひとりとの対話や診療行為に多くの時間をかけられない、患者の声に十分な注意を払えなくなる、スタッフが疲弊するなど、人手不足に起因するあらゆる問題は、診療・ケアのあり方や医療ミスの潜在的なリスクなど、医療の質に大きく関連します。
また、医療の質の維持・向上には十分な教育や研修も重要ですが、人手不足の環境ではこれらが行き届かないことも多いでしょう。
このように、質の高い医療を提供するという医療機関の使命を果たすには、人手不足を補う施策が不可欠です。
クリニックの人手不足対策のポイント
クリニックにさまざまな悪影響を及ぼす人手不足の環境を変えるには、どのような対策が考えられるでしょうか。
クリニックの人手不足対策のポイントを確認していきましょう。
業務分担と役割を明確化する
業務分担のあり方を見直し、各スタッフの役割を明確化させることは、スタッフ間の連携体制の改善と業務効率化に寄与します。
各スタッフの専門性や経験を考慮して業務を割り振ることで、無駄な重複やコミュニケーションエラーを減らすとともに、スタッフのモチベーション向上も目指せます。
特に、役割のあいまいになりやすい雑務の整理と分担は欠かせません。
看護師の雑務負担が大きい場合は、事務スタッフなどとの適切な役割分担を再度検討しましょう。
円滑な診療・事務を工夫する
診療と事務の効率化は、限られた人材で高い生産性を維持するために不可欠です。
例えば、患者対応を迅速化するカルテや予約管理のデジタル化は代表的な対策に挙げられます。
加えて、物品管理の視点では、動線を考慮した物品配置により業務を効率化することが可能です。
例えば診察室では、使用頻度の高い物品を最も出し入れしやすい場所に収納し、頻度の低いものをかがんで取れる位置や上部の棚などに配置することで、無駄の少ない動きで診療を進めることができます。
雑務を効率化する
診療に直接関わらない「雑務」の効率化は、人手不足対策の鍵です。
クリニックでの代表的な雑務には在庫管理、書類作成、処置の準備や片付けなどがあります。
業務委託やアルバイトスタッフの活用は選択肢の一つですが、人材を増やせない場合にぜひ検討したいのがデジタルツールの導入です。
特に在庫管理の効率化においては、在庫管理システムがクリニックを含め医療機関で広く普及しています。
人手不足のクリニックに在庫管理システムが役立つ理由
クリニック内で特に負担の大きい雑務である「在庫管理」の効率化には「在庫管理システム」が有用です。
人手不足のクリニックに在庫管理システムが役立つ理由を確認していきましょう。
在庫確認の手間が削減できる
手作業での在庫管理では、各品目の在庫情報を手書きの物品管理票やエクセルファイルなどで個別に探す必要があり、時間と労力がかかります。
情報の精度への信頼が低く、現物を数えざるをえない場合もあるでしょう。
一方、在庫管理システムでは、簡単な操作で最新の情報を確認できるため、手間が大きく削減できます。
システムの中には、QRコードやバーコードをスキャンするだけで該当データにアクセスできる便利な機能を備えているものもあります。
適正在庫を維持しやすい
手作業での管理方法では、在庫が不足していることに気づかず発注が遅れたり、逆に過剰な在庫を抱えてしまったりするなど、適正在庫の維持が容易ではありません。
使用頻度や期限を考慮しながらアナログな方法で発注時期と発注量を算出するには、時間と労力が必要となり、人手不足のクリニックでは負担の大きい作業です。
一方、在庫管理システムの中には、設定した発注点に達すると通知を発する機能をもつものがあります。
こうした機能を使うと、適切なタイミングを逃さない適正量の発注をシステムがサポートするため、スタッフの大幅な負担軽減が期待できます。
在庫情報を複数人数で共有できる
紙の物品管理票で在庫管理を行っている場合、在庫情報を知るには書類の現物を確認するしかありません。
これに対し、在庫管理システムの大きなメリットは、在庫情報を更新すると一元管理されたデータベースにリアルタイムに反映され、複数のスタッフが同時に共有・確認できることです。
情報の行き違いや重複作業を防ぐのに加え、クラウドベースのシステムなら院外からスマホなどでのアクセスも可能であるため、急な確認や発注にも対応できます。
このようなチーム協働の在庫管理体制を整えると、属人化が回避され、人手不足でも安定した在庫管理が維持できるようになります。
人的ミスの防止につながる
従来の在庫管理方法では、手作業での記入や入力が必要であるため、数え間違いや記録漏れ、更新忘れなどのミスが避けられません。
人手不足の現場では、リスクはさらに大きくなります。
結果、データと実際の在庫数にズレが発生し、情報への信頼が低下することも珍しくないでしょう。
一方、在庫管理システムは在庫管理に特化して使いやすく設計されているので、一般的に操作性が良く、ヒューマンエラーのリスクを最小限に抑えるのに役立ちます。
棚卸の負担が軽減される
棚卸は人手不足のクリニックで特に負担のかかる業務の一つですが、在庫管理システムは棚卸の効率化にも力を発揮します。
従来の棚卸のやり方では、膨大な数の物品を探し出す必要がある上に、照合する在庫データの信頼性も乏しいため、丁寧な在庫確認と記録に多大な時間と労力がかかります。
これに対し、在庫管理システムは該当データに簡単にアクセスでき、表示画面の確認や更新の操作性も良いことが利点です。
そのため棚卸の大幅な迅速化が期待でき、実際に多くのクリニックで棚卸時間の削減に成功しています。
人手不足のクリニックの在庫管理にzaico
業務改善が急務である人手不足のクリニックでは、採用活動以外にも負担の大きい在庫管理の効率化が課題を乗り越える鍵となります。
シンプルな管理と簡単な操作で扱える在庫管理システムをお求めであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、歯科・眼科・整形外科などのクリニック、動物病院、在宅医療、総合病院まで、幅広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
在庫データの可視化や発注の仕組み化、在庫管理の脱属人化などを通じて、多くの医療現場の業務効率向上に役立てられています。
また、発注点や使用期限に基づくアラート機能も備えており、在庫管理の負担となる発注・使用期限管理をサポートします。
直感的な操作性に加え、バーコードや2次元コードのスキャン機能を備えており、スマホやタブレットから誰でも簡単に在庫検索や情報更新が行えるため、現場への定着もスムーズです。
クリニックの人手不足対策につながるシステムやクリニックに使える在庫管理システムをお探しであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
