企業活動において、パソコンや機械設備、備品などの「資産」を正確に把握することは欠かせません。
資産管理があいまいだと、重複購入や紛失が発生し、無駄なコストが発生してしまいます。
資産管理を行う中小企業をはじめとした多くの企業で利用されているのが、エクセルの資産管理表です。
資産管理表をエクセルで作成する手順やメリット・デメリット、エクセルからのステップアップの方法をわかりやすく解説します。
資産管理表はエクセルで作れる？
エクセルでの資産管理は、多くの企業で実施されている実績のあるツールです。
エクセルは表計算ソフトとして高い汎用性を持ち、データの入力や集計、分析に適しています。
備品台帳やIT資産管理表、固定資産管理表など、さまざまな種類の資産管理表をエクセルで作ることが可能です。
中小規模の企業や部署単位での資産管理であれば、エクセルでも十分に対応できるケースが多いでしょう。
ただし、規模が大きくなったり、複数拠点での同時管理が必要になったりする場合には、エクセルの限界も見えてきます。
そのような場合は、在庫管理システムや会計システム、電子台帳などの利用を検討すると良いでしょう。
資産管理表をエクセルで作る手順
資産管理表を行き当たりばったりで作ってしまうと、後から項目不足に気づき、修正に手間がかかってしまいます。
エクセルで資産管理表を作成する際は、いきなりシートを作り始めるのではなく、計画的に進めることが重要です。
資産管理表をエクセルで作る際の手順を解説します。
管理する資産や目的の明確化
最初に取り組むべきは、何を管理したいのか、なぜ管理するのかを明確にすることです。
IT機器なのか、オフィス家具なのか、工具や機械設備なのか、管理対象を具体的に定義します。
また、目的は減価償却の計算なのか、所在管理なのか、メンテナンス時期の把握なのかによっても、必要な項目や管理の粒度が変わってきます。
曖昧なまま作成を進めると、後から項目を追加したり構造を変更したりする手間が発生するため、最初に認識を揃えておくことが大切です。
管理項目の洗い出し
管理対象と目的が明確になったら、次は具体的にどのような項目を管理するかを洗い出します。
基本的な項目としては、「資産番号」「資産名」「購入日」「購入金額」「使用部署」「使用者」「保証期限」などが挙げられます。
また、IT機器であればシリアルナンバーやOSバージョン、車両であれば車検満了日や走行距離といった、資産の種類に応じた固有の項目も必要です。
現場の意見を聞きながら、実務で本当に必要な項目を洗い出しましょう。
資産管理表のフォーマット作成
項目が決まったら、実際にエクセルで表のフォーマットを作成します。
1行目に項目名を入力し、2行目以降に各資産のデータを入力していくリスト形式が一般的です。
見やすさを重視して、項目名の行には背景色を付けたり、フォントを太字にしたりすると良いでしょう。
また、複数のシートを使って資産の種類ごとに分けたり、集計用のシートを別に設けたりする構成も効果的です。
関数や条件付き書式の設定
エクセルの強みは、関数による自動計算や条件付き書式による視覚的な管理です。
例えば、購入日と耐用年数から減価償却額を自動計算する関数を設定したり、保証期限が近づいている資産を自動的に色付けして警告したりできます。
また、VLOOKUP関数やSUMIF関数を使えば、部署別の資産総額の自動集計も可能です。
こうした自動化や視覚化により、計算ミスや確認漏れを防ぎ、資産管理業務の効率化が実現できます。
運用ルールの策定
どんなに優れた管理表を作成しても、運用ルールが曖昧では形骸化してしまいます。
誰が、いつ、どのように更新するのかを明確にしましょう。
例えば、新規資産を購入した際の登録手順、資産を廃棄する際の記録方法、棚卸のタイミングなど、具体的な運用フローを文書化します。
また、ファイルの保存場所やバックアップの方法、バージョン管理のルールも欠かせません。
運用ルールは定期的に見直し、実態に合わせて改善していくことが大切です。
資産管理表をエクセルで作るメリット
中小規模の企業や、資産管理を始めたばかりの企業にとってエクセルには多くのメリットがあります。
資産管理表をエクセルで作るメリットを見ていきましょう。
コストをかけずにすぐに始められる
エクセルの最大のメリットは、追加コストがほとんど発生しないことです。
多くの企業ではすでにMicrosoft Officeを導入しているため、新たにソフトウェアを購入する必要がありません。
専用の資産管理システムを導入する場合、初期費用や月額利用料がかかりますが、エクセルなら不要です。
予算が限られている中小企業や初めての資産管理を始めてみたい企業にとって、この手軽さは大きな魅力といえるでしょう。
自社の業務に合わせてカスタマイズできる
エクセルは自由度が高く、業務フローやニーズに合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
パッケージの専用システムでは、項目や機能があらかじめ決まっており、自社の業務に合わないこともあります。
エクセルなら項目の追加・削除や、特殊な計算式が必要な場合でも関数を組み合わせることで対応可能です。
運用していく中で「この項目も追加したい」「この集計も見たい」のようなニーズが出てきた際にも、すぐに修正できます。
操作に慣れている従業員が多い
エクセルは業務で広く使われており、多くの従業員が基本的な操作に慣れています。
そのため、新たに操作方法を学ぶ必要がなく、導入時の教育コストや時間の削減が可能です。
専用システムの場合、新たに操作を覚える必要があり、従業員が抵抗感を持つこともありますが、エクセルなら心理的なハードルも低いでしょう。
外部のサポートに頼らずに運用できる点は、安心感につながります。
資産管理表をエクセルで作るデメリット
ここまで見てきたメリットの一方で、エクセルでの資産管理には限界もあります。
資産管理表をエクセルで作るデメリットを解説します。
入力ミスや更新漏れが発生しやすい
エクセルは基本的に手入力が中心となるため、入力ミスや更新漏れが起こりやすい点が課題です。
数字の入力ミスや全角と半角の混在、表記ゆれなどが起こりやすく、データの正確性を保つのは容易ではありません。
また、資産を移動させた際や廃棄した際に、エクセルへの記録を忘れてしまうという更新漏れも発生しがちです。
こうしたミスが積み重なると、実態と管理表の内容が乖離し、管理表としての信頼性が失われてしまいます。
複数人による入力で競合やデータ破損のリスクがある
エクセルファイルは基本的に同時編集に向いていません。
複数人が同時に同じファイルを開いて編集しようとすると、競合が発生したり、関数が壊れたりするリスクがあります。
また、ファイルサイズが大きくなったり、複雑なマクロを組み込んだりすると、ファイルが開けなくなることもあります。
万が一データが消えてしまった場合、バックアップを適切に取っていなければ、数年分の管理データが一瞬で失われるという致命的な事態になりかねません。
管理が属人化しやすい
エクセルでの資産管理は、作成者や運用担当者の知識やスキルに依存しやすく、属人化が進みやすい点もデメリットです。
複雑な関数や独自のマクロを組み込んだ管理表の場合、作成者以外には仕組みが分からない「ブラックボックス」と化してしまいます。
担当者の異動や退職にともない、管理表のメンテナンスができなくなり、結局は使い物にならなくなって放置されるというパターンは、多くの現場で見られる光景です。
資産管理をエクセル以外でする方法
資産を管理する方法は、エクセルだけではありません。
企業の規模や管理したい内容、予算などによって最適な方法は異なります。
資産管理をエクセル以外でする方法を紹介します。
紙の資産管理表
最も古典的な方法は、紙の資産管理表による管理です。
ノートやバインダーに資産の情報を手書きで記録していく方法で、システムやパソコンが不要なため、ITリテラシーに関係なく誰でも使えます。
しかし、資産の検索や集計・分析に時間がかかり、紛失や破損のリスクもあるため、小規模でシンプルな管理でない限り、紙だけでの管理はおすすめできません。
在庫管理システム
在庫管理システムは、商品在庫だけでなく、備品や資産の管理にも活用できます。
バーコードやQRコードを使った資産のラベリングにより、現物とデータを紐付けて管理できる点が特徴です。
入出庫や移動の履歴がリアルタイムで記録され、どの資産がどこにあるか瞬時に把握できます。
エクセルでの手入力に限界を感じている企業にとって、有力な選択肢となるでしょう。
会計システム
企業で使用している会計システムに資産管理機能が含まれている場合、それを活用する方法もあります。
会計システムであれば、減価償却の計算が会計処理と連動するため、決算作業の効率化が可能です。
ただし、会計システムは財務会計の視点で設計されているため、現物の所在管理や保守メンテナンスなどの実務的な管理には向いていない場合もあります。
資産管理の専用システム
資産管理に特化した専用システムも存在します。
例えば、IT資産に特化したIT資産管理システムは、ネットワーク上のPCから自動で情報を収集する機能を備えており、セキュリティ対策やコンプライアンス遵守を目的とする場合に適しています。
ただし、専用システムは高機能である分、導入コストや月額費用が高額になりがちです。
オーバースペックになる場合もあるため、自社の規模や必要な機能を見極めて選択することが重要です。
資産管理表はエクセルよりzaico
エクセルはコストをかけずに資産管理を始められ、自社の業務に合わせてカスタマイズできる点で優れています。
しかし、入力ミスや更新漏れのリスク、複数人での同時編集の難しさ、管理の属人化などのデメリットも無視できません。
特に、資産数が増えてくると、エクセルでの管理には限界が見えてきます。
資産管理のエクセルからのステップアップをお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、在庫や資産をクラウド上で一元管理でき、複数人での同時利用や履歴管理もスムーズに行えます。
スマートフォンでの登録やバーコード読み取りにも対応しており、入力ミスや更新漏れを削減可能です。
資産管理表をエクセルからデジタル化したいとお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
