商品の在庫を正確に把握するためには、入荷と出荷の状況を適切に管理することが欠かせません。
入出荷管理を始めるとき、多くの担当者がまず思い浮かべるのがエクセルではないでしょうか。
入出荷管理をエクセルでする方法から、入出荷管理をエクセルでするメリット・デメリット、エクセルでの入出荷管理がうまくいかないときの対処法を解説します。
入出荷管理はエクセルでできる？
結論から言えば、一定の規模までなら入出荷管理はエクセルでも十分に対応できます。
入荷と出荷をエクセルで作成した表に記録し、関数で在庫数と連動させれば、日々の在庫の動きを追うことは可能です。
実際、小規模な事業所や取り扱い品目が限られる現場では、入出荷管理をエクセル運用で回しているケースも少なくありません。
ただし、扱う件数が増えたり、拠点や担当者が増えたりしてくると、エクセルだけでは対応が難しくなってくることも事実です。
まずは自社の状況でどこまで対応できるかを見極めましょう。
入出荷管理をエクセルでする方法
エクセルでの入出荷管理は、手順を踏んで始めるとスムーズです。
入出荷管理をエクセルでする方法を解説します。
管理する項目を決める
最初に、何を記録するのかという管理項目を決めます。
基本となるのは、日付、商品名や品番、入荷か出荷かの区分、数量、担当者などです。
これに加えて、取引先名、ロット番号、保管場所などの項目を必要に応じて加えると、後から履歴をたどりやすくなります。
項目を増やしすぎると入力の手間も増えるため、自社の業務に本当に必要なものだけに絞り込むことがポイントです。
入出荷管理表のフォーマットを作成する
項目が決まったら、それを列見出しにして入出荷履歴を1シートに時系列で記録するフォーマットを作ります。
1行が1件の入荷または出荷にあたるようにし、上から順に追記していく形にすると、あとから履歴を追いやすくなるでしょう。
また、日付は日付形式、数量は数値形式というように、列ごとにセルの書式を整えておくと、後の集計や並べ替えもスムーズになります。
関数で在庫数を自動計算する
エクセルの強みは、関数を使って在庫数を自動で計算できる点です。
例えば、SUMIF関数で入荷数の合計から出荷数の合計を引けば、現在の在庫数を求められます。
一度計算式を組んでおけば、記録を追加するたびに在庫数が自動で更新され、手計算の手間やミスを減らせるでしょう。
運用ルールを決めて共有する
表とフォーマットが整っても、入力ルールが曖昧だとデータはすぐに崩れてしまいます。
いつ、誰が、どのタイミングで入力するのかを決め、関係者全員で共有しておきましょう。
商品名の表記や単位の書き方をそろえておくと、集計時の食い違いを防げます。
ルールを文書化してファイル内に記載しておくと、担当者が変わっても運用を引き継ぎやすくなるでしょう。
入出荷管理をエクセルでするメリット
エクセルによる入出荷管理には、手軽さや自由度の高さなどの多くのメリットがあります。
入出荷管理をエクセルでするメリットを見ていきましょう。
追加コストをかけずに始められる
エクセルは多くの企業ですでに導入されているため、新たなシステムを契約する必要がありません。
そのため、初期費用や月額利用料をかけずに入出荷管理を始められます。
特に創業間もない企業や小規模事業者にとっては、コストを抑えながら業務改善に取り組める点が大きなメリットです。
自社の入出荷業務に合わせて項目を作れる
エクセルは、取扱品目の特性や倉庫の運用に応じて、必要な項目を足したり並べ替えたりと、レイアウトの自由度が高いのも特徴です。
例えば、ロット管理が必要な品目ならロット番号の列を足す、というような調整も手軽に行えます。
決まった型に業務を合わせるのではなく、自社の業務に表を合わせられる点は、汎用ツールならではの強みといえるでしょう。
関数で在庫数の集計を自動化できる
先に触れたとおり、エクセルにはさまざまな関数が用意されており、一度計算式を設定すれば、データを入力するだけで在庫数や入出荷数を自動で集計できます。
これにより、集計作業の時間を短縮できるだけでなく、手計算によるミスの防止も可能です。
さらに、グラフやピボットテーブルを活用すれば、商品の動きや在庫状況を視覚的に把握しやすくなり、分析資料としても活用できます。
入出荷管理をエクセルでするデメリット
エクセルでの入出荷管理には多くのメリットがある一方で、デメリットがあることも理解しておかなくてはなりません。
入出荷管理をエクセルでするデメリットを解説します。
入力の遅れや漏れで在庫数が実態とずれる
エクセルの入出荷管理は手入力が前提のため、記録が後回しになったり漏れたりすると、表の在庫数と現物が合わなくなります。
在庫数にズレが生じると、欠品や過剰在庫の原因となり、受注ミスや納期遅延にもつながりかねません。
また、実地棚卸しのたびに修正作業が必要となるため、担当者の負担も大きくなります。
履歴が増えると動作が重くなる
エクセルに入出荷の履歴が積み重なると、ファイルの容量が膨らみ、動作が重くなっていきます。
特に関数を多用している場合、都度再計算が走り、ファイルを開くだけで時間がかかったり、入力のたびに待たされたりすることも珍しくありません。
動作が重くなると、作業のたびに待ち時間が発生してストレスになり、日々の作業効率を下げる要因となります。
誤操作や上書きでデータが壊れやすい
エクセルは自由に編集できるぶん、誤操作でデータが壊れやすい点には注意が必要です。
在庫数を計算している数式をうっかり消してしまったり、別の行に上書きしてしまったりすると、それまでの記録が正しく計算されなくなります。
とくに複数人が同じファイルを触る場合、誰かの操作で数式や履歴が崩れても、原因を追いにくくなるため注意が必要です。
複数人での同時入力やリアルタイム共有がしにくい
共有フォルダでエクセルファイルを管理している場合、複数人が同時に編集するとファイルが競合しやすくなります。
誰かが開いている間は編集できなかったり、保存のタイミングで内容が上書きされたりするトラブルも起こりがちです。
複数人が入出荷管理表を更新する場合には、データの整合性を保つために運用の徹底が求められます。
入出荷管理のエクセル運用がうまくいかないときの対処法
エクセルのデメリットが目立ってきても、工夫次第でカバーできる場面もあります。
入出荷管理のエクセル運用がうまくいかないときの対処法を紹介します。
入力ルールと入力規則で記録漏れ・誤入力を防ぐ
在庫数のズレを防ぐには、入力のタイミングと方法をルール化することが第一歩です。
「入荷・出荷が発生したらその場で入力する」と決めておくだけでも、後回しによる記録漏れを減らせます。
あわせて、入力規則のプルダウンや数値の範囲チェックを設定すれば、区分の選び間違いや桁の打ち間違いなどの誤入力も抑えられます。
人の注意力だけに頼らず、仕組みで防げる部分は仕組みに任せるのが有効です。
古い履歴を別ファイルに分けてデータ量を抑える
ファイルが重くなってきたら、古い入出荷履歴を別ファイルに移してデータ量を抑えます。
例えば、年度や月で区切り、過去分をアーカイブとして分けておけば、稼働中の管理表の行数を絞れて動作を保ちやすくなります。
過去のデータが必要になったときは、分けておいたファイルを参照すればよいため、記録そのものを捨てる必要はありません。
稼働中の表を軽く保つことは、日々の入力を快適に続けるうえで効果的です。
シート保護とこまめなバックアップでデータを守る
誤操作によるデータ破損を防ぐには、シート保護機能が有効です。
関数が入ったセルや編集してほしくない範囲をロックしておけば、うっかり上書きするリスクを減らせます。
加えて、定期的にファイルのバックアップを残しておけば、万一データが壊れても完全に消失する事態を防げます。
大事な管理データだからこそ、壊れる前提で守る仕組みを用意しておくと安心でしょう。
クラウド型のエクセルや専用システムにシフトする
同時編集やリアルタイム共有の課題には、クラウド型のエクセルへの移行が1つの解決策です。
複数人での同時入力に対応しやすくなり、共有もスムーズになります。
入出荷の記録と在庫の連動を本格的に効率化したいなら、入出荷管理や在庫管理の専用ツールへのシフトも検討したいところです。
取引件数や運用の複雑さがエクセルの限界を超えてきたと感じたら、移行を考えるタイミングかもしれません。
入出荷管理はエクセルよりzaico
エクセルでも適切に仕組み化して運用すれば、一定規模までは入出荷管理を回せます。
ただ、件数が増えて在庫数のズレや共有のしにくさが目立ってきたら、手入力とエクセルでは業務が回らなくなってくるでしょう。
入出荷管理をより正確に、現場全員で回していきたいとお考えなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoなら、スマホでバーコードやQRコードをスキャンして数量を入れるだけで入荷・出荷を記録でき、その履歴と在庫数はクラウド上でリアルタイムに更新されます。
倉庫と事務所など離れた場所でも同じ最新データを共有でき、スマホを使えば棚卸しの手間も抑えられます。
エクセルでの入出荷管理に限界を感じている方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
