在庫管理業務において、正確かつスピーディーな在庫確認は企業の収益性を左右する重要な要素です。
従来の紙やエクセルでの管理では、リアルタイム性に欠け、複数拠点での情報共有も困難でした。
こうした課題を解決するために役立つのが在庫確認アプリです。
在庫確認アプリでできることからメリット・デメリット、在庫確認アプリの選定ポイントをわかりやすく解説します。
在庫確認アプリとは
在庫確認アプリとは、スマートフォンやタブレットを使って在庫情報の確認や更新ができるアプリケーションのことです。
従来はパソコンや紙の台帳で管理していた在庫データを、手元のモバイル端末から直接操作できるようにしたもので、場所や時間を選ばずに在庫状況をチェックできます。
多くの在庫確認アプリはクラウド型で提供されており、インターネットを通じてデータを一元管理します。
在庫確認アプリを利用することにより、複数拠点や複数人でも、最新の在庫情報の共有が可能になります。
在庫確認アプリでできること
在庫確認アプリには、現場での在庫確認業務を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。
在庫確認アプリの代表的な機能を紹介します。
リアルタイムでの在庫数確認
在庫確認アプリの最も基本的な機能が、リアルタイムでの在庫数確認です。
クラウド上でデータが同期されているため、倉庫にいる担当者が入出庫登録を行った瞬間に、営業担当者や管理者のアプリでも確認できます。
これにより、在庫の過不足を迅速に把握でき、適切なタイミングでの発注が可能になります。
スマホで在庫検索・閲覧
在庫確認アプリを使えば、スマートフォン上で商品名や品番、カテゴリなどから在庫を検索し閲覧が可能です。
倉庫や店舗のバックヤードだけでなく、営業先や移動中でも在庫状況を確認できるため、問い合わせ対応のスピードが向上するでしょう。
「今すぐ出荷できるか」「別拠点に在庫があるか」などの確認をその場で行うことができ、顧客満足度の向上にも直結します。
スマホカメラを使ったバーコードスキャン
多くの在庫確認アプリには、スマートフォンのカメラを使ってバーコードやQRコードを読み取る機能が搭載されています。
専用のバーコードリーダーを購入する必要がなく、手持ちのスマホだけで商品を特定して在庫情報を確認できます。
また、商品の入出庫や棚卸時にも、バーコードをスキャンすることで手入力によるミスを防ぎ、正確な在庫管理が実現可能です。
在庫が一定数以下になった際のアラート通知
在庫管理でよくある失敗の1つが、発注漏れによる「欠品」です。
多くの在庫確認アプリには、あらかじめ設定した発注点を下回った際に、自動でプッシュ通知やメールを送るアラート機能があります。
これにより、担当者が常に在庫数に目を光らせていなくても、補充が必要なタイミングを逃さずに把握でき、発注漏れを防ぐことが可能です。
在庫確認アプリのメリット
在庫確認アプリには、スマホやタブレットで利用するシステムならではのメリットがあります。
在庫確認アプリの代表的なメリットを見ていきましょう。
初期投資を抑えられる
在庫確認アプリの大きなメリットは、初期投資を大幅に抑えられることです。
従来の本格的な在庫管理システムでは、専用のハンディターミナルや高額なソフトウェアライセンスが必要でした。
しかし、在庫確認アプリは、すでに従業員が持っているスマートフォンやタブレットをそのまま端末として利用できます。
また、多くが月額制のサブスクリプション型で提供されているため、導入時にまとまった費用が必要ない点も、特に中小企業にはうれしいメリットです。
場所を選ばず在庫確認ができる
在庫確認アプリを使えば、スマートフォンやタブレットで、倉庫内はもちろん、外出先や自宅からでも在庫状況を確認できます。
それにより、営業担当者が顧客先で在庫状況を確認しながら商談を進められます。
また、出張先から緊急の在庫調整を指示することもでき、場所を選ばず柔軟な業務が実現可能です。
直感的な操作性で使いやすい
在庫確認アプリは、スマートフォンに最適化した直感的な画面で設計されています。
複雑なマニュアルを読み込まなくても、普段から使い慣れたタップやスワイプなどの操作で簡単に使えるため、教育コストを抑えることが可能です。
特に、パソコン操作に不慣れな従業員でも、すぐに使いこなせる点は大きなメリットです。
在庫確認アプリのデメリット
在庫確認アプリには多くのメリットがある一方で、導入前に理解しておくべきデメリットも存在します。
在庫確認アプリの代表的なデメリットを解説します。
小さな画面で視認性や複雑な操作に難がある
スマートフォンはコンパクトで持ち運びに便利ですが、画面が小さく、一度に表示できる情報量に限りがあります。
そのため、複数の商品を比較したり、大量のデータを一覧したりする作業には向きません。
特に細かい数字を確認する必要がある棚卸作業や、複雑な在庫分析を行う際には、小さな画面では見づらく感じることもあります。
こうした作業が多い場合は、画面が大きなタブレットの導入を検討すると良いでしょう。
通信環境に依存する
クラウド型の在庫確認アプリは、インターネット接続が前提となるため、通信環境に依存します。
そのため、倉庫の奥や地下などWi-Fiや携帯電話の電波が届きにくい場所では、リアルタイムでの情報同期ができないことも少なくありません。
また、通信速度が遅い環境では、データの読み込みや同期に時間がかかり、作業効率が低下する場合もあります。
こうした事態に備えて、オフラインモードでも基本的な操作ができるアプリを選んだり、通信環境の改善を図ったりすることが重要です。
端末の紛失・盗難に伴うセキュリティリスクがある
スマートフォンやタブレットは持ち運びが容易な反面、紛失や盗難のリスクがつきものです。
在庫情報は企業の重要な機密情報であり、端末が第三者の手に渡れば、不正アクセスによる情報漏えいのリスクがあります。
特に、顧客情報や取引先情報と紐づいた在庫データを扱っている場合には注意が必要です。
端末にパスワードや生体認証を設定することはもちろん、MDM（モバイルデバイス管理）ツールを導入するなどの対策を行いましょう。
在庫確認アプリの選ぶときのポイント
「人気があるから」「安いから」などの安易な理由で在庫確認アプリを選ぶと、機能が足りなかったり、使いにくかったりして十分に活用されなくなってしまいます。
自社に最適なアプリを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。
在庫確認アプリを選ぶときのポイントを解説します。
自社の課題を解決できる機能が備わっているか
在庫確認アプリを選ぶ際は、まず自社が抱えている在庫管理の課題を明確にし、解決できる機能が備わっているかを確認することが重要です。
単に機能が多いアプリを選ぶんでも、自社の課題にマッチしていなければ、期待した効果は得られません。
例えば、在庫切れによる販売機会の損失が課題であれば、アラート通知機能が充実しているアプリが適しているでしょう。
自社の課題を解決できる機能を備えたアプリを選ぶことが、導入成功の第一歩です。
対応OSやデバイスが自社環境と合っているか
在庫確認アプリは多くの場合、iOS版とAndroid版の両方で提供されていますが、中にはどちらか一方のみに対応している製品もあります。
自社で使用しているスマートフォンのOSに対応しているか、事前に確認が必要です。
特にBYOD（私物端末の業務利用）を検討している場合は、幅広い端末に対応しているかどうかが選定のポイントになります。
また、スマートフォンだけでなく、タブレットやパソコンからもアクセスできるマルチデバイス対応のアプリであれば、用途に応じて使い分けられて便利です。
現場目線で使いやすいUIか
UIとは、ユーザーインターフェースの略で、画面の見やすさや操作のしやすさを指します。
どれだけ高機能でも、現場の従業員が使いにくければ十分に活用できません。
選定時には、デモや無料トライアルで実際にアプリを操作してみて、必要な機能にすぐにアクセスできるか、ボタンの配置が適切か、文字の大きさや色使いが見やすいかなどをチェックします。
操作性の確認では、実際に利用する現場従業員の意見も取り入れると良いでしょう。
機能の更新や導入後のサポート体制が充実しているか
在庫確認アプリは導入して終わりではなく、継続的に使用していくものです。
OSのアップデートに伴う対応や、新機能の追加などが頻繁に行われているかを確認しましょう。
開発が止まっているアプリはセキュリティリスクも高まります。
また、トラブルが発生した際のサポート体制も重要です。
電話やチャットでの問い合わせが可能か、導入支援のサポートが受けられるかなど、自社のITリテラシーに応じた製品を選ぶと安心です。
在庫確認にアプリを使うならzaico
スピード感が求められる現代のビジネス現場において、もはやアナログな在庫管理には限界があります。
在庫確認アプリを使って、スマホ1つでどこからでも在庫を確認でき、バーコードスキャンでミスをゼロに近づけられる環境を整えることが、競争力強化の第一歩です。
どのアプリを選べばいいか分からないとお悩みなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンやタブレットで在庫情報をリアルタイムに確認できるのはもちろん、バーコードスキャンやアラート通知など、在庫管理に必要な豊富な機能を搭載しています。
在庫確認にアプリ利用を検討しているのであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
