「在庫の数が合わない」「棚卸しに時間がかかりすぎる」「エクセルでの管理に限界を感じている」このような在庫管理の悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
在庫管理は企業の利益を左右する重要な業務ですが、アナログな手法のままではミスが起きやすく、担当者の負担も大きくなります。
そんなときには、在庫管理システムの導入がおすすめです。
なぜ在庫管理システムの導入がおすすめなのか、導入の効果や機能、失敗しないための選定ポイントを解説します。
在庫管理システムの導入はおすすめ？
結論から言うと、在庫管理システムの導入は多くの企業にとっておすすめです。
従来の紙ベースやエクセルでの管理では、どうしても人的ミスが発生しやすく、リアルタイムでの在庫状況把握も困難です。
特に取り扱う商品数が増えたり、保管場所が複数にまたがったりする場合、手作業での管理は容易ではありません。
在庫管理システムを導入することで、モノの流れをデジタルデータとして正確に記録し、誰でも簡単に最新の在庫状況を確認できる環境が整います。
業務の標準化と効率化を同時に実現できる在庫管理システム導入は、効果的な投資といえるでしょう。
在庫管理システムがおすすめな理由：効果の面
在庫管理システムの導入により、企業は現場業務から経営判断まで、幅広い効果を得られます。
在庫管理システムがおすすめな理由を効果の面から解説します。
リアルタイムで在庫状況を把握できる
在庫管理システムをおすすめする理由は、在庫状況をリアルタイムに把握できる点です。
クラウド型のシステムであれば、オフィスだけでなく、倉庫の現場や外出先の営業担当者も同時に最新のデータを確認できます。
これにより、顧客からの急な問い合わせに対しても、わざわざ倉庫まで確認に行く手間をかけず、その場で正確な納期回答が可能になります。
人的ミスを削減し業務効率がアップする
手書きのメモをエクセルに打ち込んだり、目視で商品を数えて記録したりする作業は、どれほど注意していてもミスを完全に防ぐことはできません。
在庫管理システムでは、バーコードやQRコードを使った入出庫管理により、手入力を極力減らしてミスを削減できます。
また、棚卸し作業においても、リストと現物を突き合わせる手間が省け、作業時間を大幅に短縮可能です。
過剰在庫・欠品を防いでコスト削減できる
過剰在庫や欠品は、在庫管理の不備によって起こる問題です。
システムを導入すれば、正確な在庫数を常に把握できるため、勘や経験に頼らない適正な発注が実現できます。
また、履歴データに基づく需要予測や、在庫回転率の分析により、「売れていない商品」を早期に発見し、対策を打つことも可能です。
これにより、適正在庫を維持し、過剰在庫による廃棄ロスや、欠品による販売機会の損失を防げます。
データ分析で経営判断のスピードが向上する
在庫管理システムには、単に「数を記録する」だけでなく、蓄積されたデータを活用できるというメリットもあります。
紙やエクセルで管理された情報で集計や分析を行うためには多くの手間と時間が必要でした。
しかし在庫管理システムであれば、データが自動で蓄積され、即座にグラフやレポートとして出力できます。
経営層が状況を正確に把握できるようになるため、市場の変化に合わせた迅速な経営判断が可能になるのです。
在庫管理システムがおすすめな理由：機能の面
在庫管理システムには、日々の在庫管理業務を支えるためのさまざまな機能が搭載されています。
在庫管理システムがおすすめな理由を機能の面から解説します。
バーコード・QRコードスキャン
多くのシステムに共通して搭載されているのが、スマートフォンのカメラやハンディターミナルを使ったスキャン機能です。
商品に付いているバーコードやQRコードを読み取るだけで、入出庫や棚卸しのデータが即座にシステムへ反映されます。
これにより、商品名の打ち間違いや数量の誤入力を防ぎ、作業スピードを高めることが可能です。
発注点管理とアラート通知
発注点は、在庫が一定の数量を下回った際に、新しく注文を出すべきタイミングのことです。
在庫管理システムに発注点を設定しておけば、在庫が少なくなった際に自動でアラート（警告）を通知してくれます。
これにより、「気づいたら在庫がなかった」という事態を未然に防ぎ、適正な在庫量のキープが可能になります。
他システムとのAPI連携
API連携とは、異なるシステム同士がデータをやり取りするための仕組みのことです。
例えば、ECサイトで商品が売れたら、在庫管理システムの在庫も自動で減らせます。
また、在庫管理システムで棚卸しした結果を、会計ソフトの資産データとして自動連携するといったことも可能です。
これにより、同じデータを複数のシステムに入力する「二重入力」の手間がなくなり、入力ミスやデータの不整合を根本から防げます。
在庫分析・レポート出力
在庫分析機能は、蓄積されたデータから有益な情報を引き出す機能です。
在庫回転率や滞留在庫、ABC分析など、さまざまな角度から在庫状況を分析できます。
これらの分析結果はグラフやチャートで視覚化したレポートとして出力が可能です。
こうした高度な分析を自動で行える点は、在庫管理システムならではの強みといえます。
在庫管理システムがおすすめな理由：選定の面
在庫管理システムは高機能であれば良いというわけではなく、自社にフィットしないシステムを選んでしまうと、かえって現場が混乱することもあります。
在庫管理システムがおすすめな理由を選定の面から解説します。
自社の業種・規模に合っているか
まず重要なのは、自社の業種や規模に適したシステムかどうかを見極めることです。
例えば、製造業であれば、原材料から製品を組み立てる工程管理や部品表（BOM）の管理が必要になるため、製造業向けの機能を持つシステムが適しています。
一方、アパレルや小売業であれば、色・サイズ別の管理や、ECサイトとの連携機能が重視されるでしょう。
自社の業務フローに合ったシステムを選ぶことで、無駄な機能にコストをかけず、最大限の効果を得られます。
現場の従業員が使いやすいか
どれほど高機能な在庫管理システムでも、現場で適切に使われなければ意味がありません。
特に、ITに不慣れな従業員が多い現場では、操作が直感的でシンプルなシステムを選ぶことが成功の鍵です。
導入前には、デモや無料トライアルを活用し、実際に操作してみることをおすすめします。
また、スマートフォンやタブレットアプリがあれば、倉庫内での入出庫作業がスムーズになり、現場にも受け入れられやすいでしょう。
自社の既存システムと連携できるか
「API連携」とも関わりますが、すでに自社で導入している販売管理システムや会計システム、ECシステムなどとスムーズに連携できるかも確認が必要です。
連携できない場合、データの二重入力が発生し、かえって業務負担が増えてしまう可能性があります。
API連携やCSVファイルでのデータ連携など、どのような連携方法に対応しているかを事前に確認し、システム間のシームレスなデータ連携を実現できる製品を選びましょう。
導入時や運用後のサポートが充実しているか
「導入の仕方がわからない」「トラブルが起きたらどうしよう」という不安を解消するには、サポート体制の確認が欠かせません。
チャットや電話での問い合わせ対応はもちろん、導入支援コンサルティングやオンライン説明会などを行っている会社もあります。
特に初めて在庫管理システムを導入する企業にとっては、手厚いサポートがあることは大きな安心材料となるでしょう。
自社のITリテラシーに合わせて、必要なサポートレベルを見極めることが大切です。
在庫管理システムがおすすめな理由：注意点
在庫管理システムを導入すれば自動的にすべてが解決するわけではありません。
導入前に現状の課題を明確にする
システムを探し始める前に、「なぜシステムを導入するのか」「何の問題を解決したいのか」を明確にしておく必要があります。
曖昧な理由で導入すると、不要な機能が多い高額なシステムや、現場のニーズに合わないシステムを選んでしまいかねません。
「在庫差異をゼロにしたい」「棚卸しの時間を半分にしたい」「複数拠点での共有をスムーズにしたい」など、目的を明確にすることで、必要な機能や選ぶべきシステムの優先順位がはっきりします。
段階的な導入でスムーズな移行を実現する
いきなりすべての商品、すべての倉庫で一斉に新システムへ切り替えるのはリスクがあります。
おすすめなのは、段階的な導入（スモールスタート）です。
「A倉庫の一部商品から始める」「特定のカテゴリの商品だけで試運用する」など範囲を限定し、問題点を洗い出しながら徐々に適用範囲を広げていきましょう。
成功体験を積み重ねることで、現場の抵抗感も薄れ、スムーズな全社導入へとつなげられます。
従業員への教育・研修を十分に行う
新しいシステムの導入は、現場の従業員にとって「仕事のやり方が変わる」という大きなストレス要因になり得ます。
システム導入を成功させるには、単に操作方法を教えるだけでなく、「なぜこのシステムが必要なのか」「業務がどう楽になるのか」というメリットを丁寧に説明し、理解を得ることが不可欠です。
説明会や研修の時間を十分に確保し、実際に操作を練習する期間を設けましょう。
現場の声を聞き、運用ルールを柔軟に調整していく姿勢が、システム定着の鍵となります。
在庫管理システムのおすすめはzaico
在庫管理システムは、在庫を見える化し、業務効率の向上やコスト削減、経営判断のスピードアップをもたらすツールです。
自社の課題を明確にし、現場が使いやすく業務になじむシステムを選ぶことが成功への近道になります。
おすすめの在庫管理システムをお探しなら、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、スマートフォンやタブレットから簡単に在庫管理ができるクラウドサービスです。
QRコードやバーコードを使った直感的な操作で、ITに不慣れな従業員でもすぐに使いこなせます。
在庫管理システムがおすすめと聞いてもどれにすべきか迷っている方は、まずはお気軽にzaicoまでご相談ください。
