人手不足を放置すると、一人当たりの負担が増えてしまい業務が終わらず、さまざまなトラブルに発展してしまいます。
ただでさえ、従業員が一人でも辞めることは業務の負担につながる可能性が高いので、人手不足の状態で辞められるとさらに負担が増えてしまうでしょう。
そのため、人手不足の状態はできるかぎり放置せず、迅速に改善することが大切です。
人手不足で辞められたら困る状態でいるリスクや人手不足で辞められたら困る状態を改善するポイントを確認していきましょう。
人手不足で辞められたら困る状態とは？
人手不足で辞められたら困る状態とは以下のような状態を指します。
- すでに業務が回っていない
- 一人当たりの業務量の負担が大きい
- 定時で終わらない業務量を少ない従業員で回している
- 業務効率が下がるやり方で業務
人手不足の状態は、すでに業務が回っていない状態なので、さらに人がいなくなると業務が破綻する可能性が高まります。
また、従業員の数が多い大手の会社だとしても、業務内容によっては人手不足となっている場合もあるでしょう。
従業員の数に対して多すぎる業務量であったり、一人当たりの負担が大きすぎて一人いないだけで業務効率が著しく下がるなど、さまざまな問題に繋がる恐れのある状況は、人手不足で辞められると困ってしまう状態といえます。
このような状態を長期間放置していると、いつか業務が破綻するだけではなく従業員の不満の増加や体調が崩れて転職や退職してしまう可能性も高まるかもしれません。
そうなると売り上げが下がったり、全体の業務効率が悪くなったりなど、大きな問題に発展してしまいます。
人手不足で辞められると困る状態は業務の危険信号と捉えて、危機感を持ちながら体制を整えることが大切です。
人手不足で辞められたら困る状態のままでいるリスク
人手不足で辞められたら困る状態のままでいると、どのようなリスクがあるのでしょうか。
人手不足で辞められたら困る状態のままでいるリスクについて確認していきましょう。
効率が悪化しコストも高まる
人手不足の状態をずっと放置していると、業務が回らなくなり滞ってしまう可能性が高いです。
また、定時で終わらず残業を繰り返す可能性も高く、残業代などのコストが発生するでしょう。
その結果、全体的な売り上げが下がってしまい、赤字経営になってしまうリスクがあります。
競合他社に差がつく
人手不足で辞められると、さらに人手不足状態が悪化してしまい業務が回らなくなります。
その結果、売り上げなどは他社よりも下がってしまいますし、なによりも競合他社に転職してしまう人が続出するでしょう。
また、、自社で活躍していたはずの人員が他社で本領を発揮し、差がついてしまう可能性も高いです。
競合他社がいるような業界では、いかに他社との差別化をはかりレベルを上げていくかが求められます。
その中で、他社に人が流れてしまうような状態を作るのは、リスクと言えるでしょう。
辞める人が続出する
人手不足は、従業員にとってストレス値の高い状態です。
そのため、ストレスの少ない職場に転職を考える人が増えていくでしょう。
人がいなくなると困るような状態なのに、人が辞めてさらに困る状態になるという悪循環を産んでしまいます。
このことからも、人手不足の状態は人員をさらに不足させてしまうというリスクを背負う可能性が高いです。
従業員の負担が大きくなる
人手不足の状態は、従業員一人当たりの負担がとても大きいので、従業員の体調が崩れるリスクがあります。
体調が崩れてしまうと働くことができないので、さらに人手不足を悪化させてしまうでしょう。
また、体調を崩すと言っても種類はさまざまあり、精神的なダメージを負ってしまった場合はすぐに復帰するのは難しいかもしれません。
従業員の調子を整えることも会社の役目なので、人手不足の状態を放置することで従業員のやる気を削いでしまうリスクがあることも理解しておきましょう。
人手不足で辞められたら困る状態になる理由
人手不足で辞められたら困る状態になるのはなぜでしょうか。
人手不足で辞められたら困る状態になる理由について確認していきましょう。
充分な人員を確保できていないから
充分な人員を確保できていないので、もしも辞められたらさらに人手不足が悪化してしまいます。
そもそも人手不足の状態とは、充分な人員で業務を回していないから引き起こされてる状態です。
そのため、誰かが辞めた後も人手不足の状態は維持されるので、さらに悪化してしまい、最終的に業務が回らなくなるでしょう。
人員の数に対して業務量が多すぎるから
人手不足で辞められたら、さらに人手不足の状態が悪化してしまいます。
人手不足とは人員の数に対して業務量が多すぎる場合に起こる状態です。
そのため、一度人手不足の状態となってしまった場合は、業務量を減らすか人員を増やすかのどちらかでまずは状態を改善させたほうが良いでしょう。
しかし、人手不足の状態で辞められてしまうと、人員を増やすどころか減ってしまっているので、さらに業務量が増えてしまいます。
その結果、さらに人が辞めてしまったり、最悪の場合、従業員全員がやめてしまう可能性も高いです。
属人化している作業があるから
人手不足の状態を加速させている理由のなかには、属人化している作業があるからかもしれません。
属人化とは、特定のだれかにだけ作業が集中することを指しており、その人がいなくなると誰も作業ができないような体制のことをいいます。
属人化している作業があると、業務が滞ったりその人だけが人手不足の状態に陥ったりなどして、全体的な作業効率が低下してしてしまうでしょう。
もしも属人化している作業の担当者が辞めた場合は、他の業務がある中で属人化していた作業の解体作業がまず始まりますし、それ以外の人が辞めたとしても一人当たりの負担が増えてしまうので、余計に悪化してしまいます。
業務を回せられなくなるから
単純に人が辞めるだけでも業務効率は下がってしまうのに、人手不足の状態で辞められるとさらに業務効率が下がってしまうでしょう。
その結果、業務を回すことが難しくなり、人手不足の状態をさらに悪化させてしまいます。
人手不足を改善せずに人が辞めるような事態になることは避け、人が辞める前に人手不足の状態を改善させることが大切です。
他の人に負担がかかるから
人手不足で辞められると、残っている他の従業員の負担が増えます。
ただでさえ一人当たりの負担が多かったのに、さらに負担が増えてしまうと、折角残った従業員も辞めてしまうかもしれません。
人手不足の状態は、改善しないと人が辞める負の連鎖を止めることはできません。
他の人へ負担をかけてさらに辞める人が続出するような状態を避けるためにも、人手不足の状態を改善させることが大切です。
人手不足で辞められたら困る状態を改善するポイント
人手不足で辞められたら困るのであれば、まず人手不足の状態を改善しなければいけません。
人手不足で辞められたら困る状態を改善するポイントを確認していきましょう。
アナログ対応のものをデジタルにする
人手不足の状態を改善するためには、業務の効率を上げることが大切です。
もしも、アナログで対応している作業がある場合は、デジタルツールを導入してデジタル化してしまうのも良いでしょう。
アナログで作業を進めると時間がかかってしまい、それが人手不足を加速させている原因かもしれません。
デジタル化をすることで少しでも作業効率を上げて、人手不足の状態を改善させていきましょう。
人員を増やす
単純に人員を増やして、人手不足の状態を改善させることも良い方法です。
作業の中には、人が増えれば改善されるものもあります。
単純に人の数が少なく、一人当たりの作業量が増えているものであれば、人を増やしてしまうのも良いでしょう。
しかし、作業の中にはベテランでなければこなせない作業もあるかもしれません。
そのような作業に未経験の人をあててもむしろ悪化させてしまうので、どの作業にどの人材を充てるのかしっかりと考えた上で、人員を増やしていきましょう。
他の人を育成する
人手不足の状態の中には、人の数は足りているものの熟練度の低い人が多くて人手不足になっている可能性もあるでしょう。
そのような場合は、熟練度の低い人を育成し、戦力になるように育て上げることも大切です。
なかには、人手が足りていないのに人材育成する時間はないと感じている人もいるでしょう。
しかし、育成することで戦力になるのであれば、人材育成は優先すべき項目です。
人手不足を改善するためにも、他の人のレベルを上げて全体の戦力を高めていきましょう。
ルールを作り無駄を減らす
人手不足の状態を改善するためには、無駄な作業を減らすことも大切です。
人を増やすことはできず、育成することもできない場合は、少しでも業務を円滑に回すことができるように無駄を減らしましょう。
たとえば、ルールを作り徹底させることで再確認の作業やミスを減らして、無駄のない作業を進めることができます。
人手不足の状態を改善するためには、作業の整備をすることも大切です。
業務量を減らす
業務量を減らして、少しでも一人当たりの負担を減らしましょう。
人手不足の状態になってしまうのは、人員の数に対して業務量が多いことが原因です。
そのため、単純に業務量を減らすことで業務を円滑に回していくと良いでしょう。
業務量が減れば一人当たりの負担も減り、作業に余裕が生まれてきます。
その結果、採用に時間をかけることもできるので、人員を増やしていくこともできるようになるでしょう。
今すぐ人員を増やしたり新しいツールを導入することが難しいのであれば、業務量を減らして調整することも大切です。
誰でもできるような状態にする
もしも属人化している作業があり、その結果人手不足となっているのであれば、属人化をやめましょう。
全員ができるように作業のマニュアルを作ったり、全員が使えるようにツールを導入したりして誰でもできるような状態にすると、属人化をなくすことができます。
属人化は一人に負担がかかるだけではなく、他の人も巻き込んで業務効率を下げる行為です。
そのため、全員ができるような状態に整えることは、人手不足の状態を阻止することにもつながります。
在庫管理が人手不足で辞められたら困るならzaico
人手不足で辞められたら困るような状態を改善したいなら、アナログから脱却しデジタル化を進めましょう。
たとえば、在庫管理などの作業はアナログで行っている傾向が強く、属人化や人手不足に課題を抱えているケースが多くあります。
在庫管理の作業が人手不足の状態で困るのであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」の導入をご検討ください。
zaicoはクラウドで管理できる在庫管理のツールで、スマホやタブレットなどさまざまな媒体で在庫管理ができるだけではなく、シンプルな操作性から誰でも操作しやすく、在庫管理を属人化しにくくできます。
実際に、zaicoを導入したことで業務効率化を実現やデジタル化の推進につながり、属人化の解消や人手不足が改善できたという事例もあります。
在庫管理の人手不足を改善や在庫管理の効率化をお考えであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
