工場や建設現場、整備工場などでは日々さまざまな工具が使用されています。
工具は業務に欠かせない存在でありながら、管理が不十分だと紛失や重複購入、使用履歴がわからないといった問題が発生しやすいのも事実です。
多くの企業や現場では、コストを抑えながら手軽に始められる方法としてエクセルによる工具管理が採用されています。
しかし、エクセルにはメリットもあれば限界も存在します。
工具管理をエクセルで行うメリット・デメリット、工具管理をエクセルで行う方法、そしてシステムに移行することで得られる効率化のポイントについて解説します。
工具管理はエクセルでするもの？
工具管理を行う方法として、多くの現場でまず検討されるのがエクセルです。
エクセルはMicrosoft Officeに標準搭載されているソフトであり、特別な費用やシステム導入が不要なため、すぐに利用できます。
さらに多くの担当者が基本操作に慣れているため、特別な教育を行わずに管理を始められる点も魅力です。
しかし、エクセルは本来「表計算ソフト」であり、在庫や工具の管理に特化したものではありません。
シンプルな管理であれば十分対応できますが、工具の種類が多い現場や、貸出・返却の頻度が高い現場では限界が見えてきます。
つまり小規模・少人数の工具管理ならエクセルで十分ですが、大規模・複雑な管理には限界というのが実情です。
エクセルで工具管理を行うメリット
エクセルで工具管理を行うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
エクセルで工具管理を行うメリットを解説します。
導入コストがかからない
エクセルは多くの企業で既に導入されており、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。
そのため、コストをかけずにすぐに工具管理を始められる点は大きなメリットです。
特に中小規模の現場や、まずは試験的に管理方法を整えたいと考える場合に有効です。
自由にカスタマイズできる
エクセルは表や関数を自由に設定できるため、現場に合わせた独自の管理フォーマットを作成できます。
例えば、工具ごとに管理番号や購入日、使用頻度を記録したり、関数を使って自動的に在庫数を計算したりすることが可能です。
現場ごとに異なるルールに柔軟に対応できるのは、エクセルならではの強みです。
社内で共有しやすい
エクセルファイルはメールで送付したり、共有フォルダに保存したりすることで簡単に社内で共有できます。
システムを導入するほどの規模ではない場合でも、複数人で工具管理を行える点は大きなメリットです。
管理フォーマットを簡単に作成できる
エクセルにはテンプレート機能もあり、工具リストや在庫管理用のひな型を簡単に作成できます。
最初からシステムを導入する必要がなく、少人数であれば短時間で管理体制を整えられるのも魅力です。
エクセルによる工具管理の課題やデメリット
エクセルによる工具管理にはいくつかのメリットがある一方でデメリットもあります。
エクセルによる工具管理の課題やデメリットを解説します。
入力ミスや更新漏れが発生しやすい
エクセルでは手作業で入力する必要があるため、入力ミスや更新漏れが頻発します。
貸出や返却が多い現場では特に、データが最新の状態に保たれないことが多く、実際の工具状況と記録が一致しない問題が発生しやすくなります。
リアルタイムでの共有が難しい
エクセルファイルは同時編集が難しく、共有フォルダで運用しても更新のタイムラグが発生します。
そのため、複数の担当者が同時に工具を出し入れする現場では、誰が最新の情報を持っているのかが不明確になりがちです。
データ量が増えると複雑化する
工具の種類が増えたり、履歴を長期間蓄積したりすると、エクセルファイルは複雑化して扱いにくくなります。
検索や集計に時間がかかるだけでなく、誤操作によるデータ破損や消失のリスクも高まります。
属人的な管理になりやすい
エクセルでの管理は担当者ごとのスキルやルールに依存する傾向が強く、属人化しやすい点がデメリットです。
担当者が異動や退職で不在になると、フォーマットが分からずに運用が止まるリスクがあります。
エクセルで工具管理を行う方法
エクセルで工具管理を行うにはどうすれば良いのでしょうか。
エクセルで工具管理を行う方法を解説します。
工具リストの作成と基本情報の整理
まずは現場で使用するすべての工具をリスト化し、管理番号や名称、購入日、使用用途などの基本情報を整理します。
これにより、工具の全体像を把握しやすくなります。
貸出・返却履歴の記録
誰が、いつ、どの工具を貸出・返却したのかをエクセルに記録します。
これにより、紛失や所在不明のリスクを軽減できます。
関数や条件付き書式を使えば、返却期限を超えた工具を自動的に表示することも可能です。
在庫数や使用状況の管理
同じ種類の工具を複数所有している場合には、在庫数を記録し、使用中か保管中かを区別できるようにします。
これにより、使用可能な工具の数を正確に把握できます。
定期点検や更新時期の管理
工具には寿命や定期点検が必要なものもあります。
エクセルで点検日や交換予定日を管理することで、安全性を確保できます。
マクロを活用すれば、期限が近づいた工具を自動的に通知する仕組みも作成できます。
工具管理をエクセルからシステムにするメリット
工具管理をエクセルからシステム利用にすることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
工具管理をエクセルからシステムにするメリットを解説します。
リアルタイムでの情報共有が可能
クラウド型の在庫管理システムを導入すれば、複数の担当者が同時に工具の出し入れを記録でき、リアルタイムで最新の情報を共有できます。
これにより誰がどの工具を使用中なのかが常に可視化され、無駄な探し回りや重複購入を防ぐことができます。
入力ミスや更新漏れを防止できる
バーコードやQRコードを利用したスキャン方式で入出庫を記録すれば、手入力によるミスを大幅に減らせます。
また、現場で即時にデータが反映されるため、更新忘れや情報のタイムラグも最小限に抑えられます。
モバイル端末で現場から操作可能
スマートフォンやタブレットから直接操作できるため、現場で工具を出し入れしたその場で記録を残せます。
これにより、後からまとめて入力する手間が省け、情報の正確性が向上します。
履歴や利用状況を自動で蓄積できる
システムでは誰がいつどの工具を利用したかを自動的に記録できます。
これにより、利用履歴を長期的に分析でき、故障や紛失の傾向を把握することも可能です。
在庫最適化やコスト削減につながる
システムによる一元管理で、工具の使用頻度を分析し、過剰購入や不足を防げます。
これにより、コスト削減と業務効率化の両立が実現します。
工具管理をエクセルから移行するならzaico
エクセルによる工具管理は、導入コストがかからず、自由度の高い運用ができるという大きなメリットがあります。
そのため、小規模な現場や一時的な管理方法としては有効です。
しかし、入力ミスや情報共有の難しさ、データの複雑化といった限界も多く、大規模な管理や長期的な運用には適していません。
効率的で正確な工具管理を実現するには、クラウド型の在庫管理システムを導入し、リアルタイムでの共有や自動化を取り入れることが有効です。
システムを活用することで、工具の所在や使用履歴を正確に把握でき、紛失やコスト増加を防ぎ、現場全体の生産性を向上させることができます。
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