病院内でのピッキング作業は、患者への安全で質の高い医療提供に直結する重要な業務であり、裏方として日常診療を支えています。
一方、病院内ピッキング作業の業務負担の大きさやミス防止策についても考えていかなければ適切な運用は実現できません。
病院内ピッキング作業における業務上の課題や、病院内ピッキング作業の正確性と効率性の向上に役立つ在庫管理システムのメリットについて確認していきましょう。
病院内ピッキング作業とは
病院内ピッキング作業とは、医療材料や医薬品などを必要に応じて指定の場所から取り出し、適切に準備する業務です。
患者の診療や治療を行う上で欠かせない作業であり、病院内物流の一部を構成しています。
ピッキング作業の対象は、手術や処置に用いる医療機器や医療材料、医薬品、医療スタッフの防護具など多種多様です。
病院で日々行われる診療は、こうした正確なピッキング作業によって支えられています。
病院内ピッキング作業における課題
ピッキング作業は病院内での重要業務ですが、対象品目の膨大さや作業の煩雑さから、高い業務レベルを維持することは容易ではありません。
病院内ピッキング作業の主な課題について確認していきましょう。
医療材料や医薬品の取り違え
医療現場では多岐にわたる医療材料や医薬品を取り扱うため、ピッキング時に取り違えのリスクが常に伴います。
医療材料や医薬品は、似た名前やパッケージの製品も多く、外観で判断しにくい難しさがあります。
さらに、ピッキングミスは円滑な手術や処置を妨げるだけでなく、医療ミスのリスクを高めることにもなりかねません。
緊急時や忙しい時にも迅速で正確なピッキングが行える仕組みの構築が求められます。
出庫記録のミスや遅れ
ピッキング作業では、物品を正しく出庫するだけでなく、その記録を正確に残すことも必要です。
誤記入や抜け漏れなどの記録ミスが生じると、在庫状況を正確に把握できなくなり、適切な発注ができずに在庫切れを起こす原因となります。
また、紙の管理票に記録する場合、すべてのスタッフが最新データをタイムリーに取得することは困難であるため、情報共有の遅れは避けられません。
こうした情報共有の問題は、ピッキング作業だけでなく病院全体の運営効率を低下させている可能性も考慮する必要があります。
不十分なトレーサビリティ
ピッキング作業が正確に記録されないと、物品のトレーサビリティが不十分になります。
トレーサビリティとは、特定の医療材料や医薬品がどこで、誰によって、どのように使用されたかを追跡できることです。
これが不十分な場合、例えば回収対象となった製品の使用履歴が把握できず、迅速な対応に支障をきたすなど、医療安全上のさまざまな問題が生じます。
トレーサビリティの確保には、記録の精度向上と情報の抜け漏れ防止のための体制作りが必要です。
特定スタッフへの属人化
ピッキング作業を特定のスタッフに依存していると、担当者の急な長期休暇や退職に対応できず、業務が滞ることがあります。
多種多様な品目を扱う病院内ピッキング作業では、作業が煩雑である上にミスを起こさない集中力が求められるため、効率よく作業を進められるようになるには経験を積まなければなりません。
そのため、熟練したスタッフへ業務が集中している現場も多いのではないでしょうか。
このような「属人化」された環境では、業務停滞のリスクが高まるだけでなく、業務の見直しや改善が不十分になりやすく、効率低下の原因になることもあります。
誰もが高いレベルで業務を遂行できるよう、システムの導入やスタッフ教育により属人化を解消する取り組みが求められます。
病院内ピッキング作業の質を高める方法
多くの難しさを伴う病院内ピッキング作業を正確かつ効率よく行うには、どのような工夫が効果的でしょうか。
病院内ピッキング作業の質を高める方法を確認していきましょう。
作業フローを標準化する
標準化とは、ピッキング作業の手順や手法を定めることにより、すべてのスタッフが統一されたやり方で作業を行えるようにすることです。
例えば、「ピッキングリストとの照合」「品目の選定」「確認」「記録」など、ピッキングの工程ごとに具体的な手順を示し、関係者間で共有します。
標準化された仕組みの下では、取り違えや記録漏れなどのミスが起こりにくいことに加え、新しいスタッフでも短期間で業務を習得しやすくなります。
さらに、スタッフ間で業務レベルの差が生まれにくくなるため、属人化の解消にも寄与するでしょう。
現場の意見を取り入れながら、実際の運用に適したフローを設計することが重要です。
ピッキングリストを工夫する
ピッキングリストの工夫により、ピッキング作業の正確性と効率性を向上させることも可能です。
例えば、リストに物品名に加えて保管場所を記載すると、現物との照合に役立ち、ピッキングミスの防止につながります。
さらに高い効果が期待できるのは、物品のバーコードや2次元コードによるリストと在庫データとの連携です。
リストに物品名と合わせてバーコードや2次元コードを表示し、これらに対応する在庫管理システムを利用すれば、各品目に紐付く在庫データに速やかにアクセスでき、在庫情報を確認しながら作業できます。
こうした工夫は、ピッキングミスだけでなく出庫記録ミスの大幅な削減にも役立ちます。
確実に作業記録をつける
ピッキング作業後の出庫記録は、在庫状況の把握やトレーサビリティの確保に欠かせません。
しかし、特に手書きでの記録には書き間違いや記入漏れのリスクが常に伴います。
この問題の解消には、記録作業をピッキング作業全体の流れの中に位置づけ、スタッフの負担を軽減する工夫が必要です。
例えば、標準化されたフローに統一の記録フォーマットを組み込み、さらに記録項目を必要最小限に絞ることなどが挙げられます。
在庫管理システムにより物品と在庫データがバーコードや2次元コードで紐付けされていれば、誤入力のリスクはより少なくなるでしょう。
ピッキング作業と記録を並行して行えるため、記録漏れ防止にも有効です。
在庫管理システムを活用する
「作業フローの標準化」「ピッキングリストの工夫」「確実な作業記録」などの対策を実行するには、在庫管理システムが有用です。
在庫管理システムでは、物品の在庫情報がリアルタイムに共有されるため、精度の高い在庫データの基でピッキング作業を行えます。
物品と在庫データが正確に紐付けされ、ピッキングミスや記録ミスの防止に役立つほか、すべてのスタッフが共通のシステムの下で作業を行うことで業務レベルが向上し、大幅な負担軽減も期待できます。
病院内ピッキング作業に在庫管理システムが役立つ理由
正確で効率的な病院内ピッキング作業には、在庫管理システムが大きな役割を果たします。
病院内ピッキング作業に在庫管理システムが役立つ理由を確認していきましょう。
現物とリストを照合しやすい
在庫管理システムは、ピッキング作業の肝である現物とリストの照合をサポートします。
在庫管理システム上には各品目の数量や保管場所の情報が表示されるため、これらを参考にすることで速やかに対象の物品を見つけられるのに加え、物品の取り違えリスクの低減も期待できます。
特に有用なのが、スキャンするだけで表示したい品目の情報を表示できるバーコードや2次元コードのスキャニング機能です。
こうした機能を備えたシステムでは、ピッキングだけでなく記録ミスの減少にも力を発揮します。
管理画面の操作性がよい
多くの在庫管理システムは、在庫管理に特化した設計により、管理画面の閲覧や更新が直感的に行えるよう工夫されています。
操作性に優れたシステムを利用することで、記録時の誤入力が起こりにくくなり、入力にかかる時間の削減や作業全体の効率性向上にも役立ちます。
特に慣れ親しんだスマホやタブレットからもアクセス可能なシステムなら、現場への定着もより早くなるでしょう。
タイムリーな情報更新が可能
最新の在庫情報がタイムリーに反映される点も、在庫管理システムの大きなメリットです。
在庫管理システムにより精度の高い在庫情報に基づいて管理された環境では、適切なタイミングで物品の発注が行われるため、在庫切れのリスクは低減します。
そのため、ピッキング作業時に在庫切れの事態に直面することが少なく、円滑に作業を進めることができます。
中でも、在庫が発注点を下回ると通知するアラート機能を備えたシステムなら、適正在庫の維持により役立つでしょう。
また、最新の在庫情報が共有されることでスタッフ間のコミュニケーションもスムーズになるため、重複作業やトラブルを回避できるというメリットもあります。
トレーサビリティが向上する
在庫管理システムの活用により記録ミスが減少すると、トレーサビリティが向上します。
システムでは、在庫データと入出庫の履歴が紐付けされるため、いつ、どの物品が、どれだけピッキングされたのか正確に追跡することが可能です。
そのため、医療材料や医薬品の管理における透明性が高まり、回収対応をはじめさまざまなトラブルに迅速に対応できるようになります。
このように在庫管理システムは、医療安全の面でも大きな効果を発揮します。
スタッフの業務負担が軽減される
在庫管理システムのメリットは、ピッキング作業の質を高めるだけでなく、スタッフの業務負担を大幅に軽減することにも直結します。
ピッキング作業は安全な医療提供に関わる重要な業務であるため、ミスの防止に多くの時間や労力を費やします。
責任の重さによるスタッフへの精神的負担も軽視できません。
在庫管理システム導入によって照合作業や情報更新、トレーサビリティなどをシステムがサポートする仕組みが整うと、スタッフはよりストレスなく業務に集中できるようになります。
作業に余裕が生まれれば、さらなる業務改善や別の業務にも時間を当てられるようになり、院内全体の運営効率向上にもつながるでしょう。
確実で効率的な病院内ピッキング作業にzaico
病院内ピッキング作業の正確性と効率性を両立させるためには、在庫管理システムが大きな役割を果たします。
シンプルな管理と簡単な操作で扱える在庫管理システムをお求めであれば、「クラウド在庫管理システムzaico」をご検討ください。
zaicoは、歯科・眼科・整形外科などのクリニック、動物病院、在宅医療、総合病院まで、幅広く利用されているクラウドベースの在庫管理システムです。
在庫データの可視化や発注の仕組み化、在庫管理の脱属人化などを通じて、多くの医療現場の業務効率向上に役立てられています。
ピッキング作業では、バーコードや2次元コードのスキャン機能などの役立つ仕組みが備わっているほか、スマホやタブレットで直感的に操作できるため現場への定着もスムーズです。
また、発注点や使用期限に基づくアラート機能も備えており、適正在庫が維持される質の高い在庫管理を幅広くサポートします。
病院内ピッキング作業を改善したい、院内で活用できる在庫管理システムの導入を検討しているのであれば、お気軽にzaicoにお問い合わせください。
